试论如何做好园林绿化档案管理

　　中图分类号：TU986文献标识码： A

　　引言

　　随着社会经济的快速发展，人们对生活质量的要求越来越高，城市绿化也日益引起居民和政府的重视。园林绿化档案，是记述或反映园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它对于促进城市建设和和谐发展有着重要作用。

　　一、园林绿化档案管理的重要性

　　园林绿化档案是城建档案的一部分，是记录或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它为城市发展建设和改造提供了宝贵的参考依据。园林绿化档案内容博杂，大致包括以下几类档案：园林基础资料如园林史料、园林建筑图及文字资料等；风景园林建设材料，如园林新建、扩建、改建工程项目资料房产、地产权证相关审批资料等；城市绿化建设资料，如居民区绿地、生产绿地的档案资料等，以及各类综合管理资料，如机构设置、领导变更情况档案资料，重大活动和实践的记录资料等。与其他档案资料相比，园林绿化档案有其自身的特点：

　　1、档案资料具有系统性

　　园林绿化档案资料完整而全面地记载了园林绿化工程从论证设计、施工、竣工、维护的相关情况，能够系统反映园林绿化工程的全过程以及每个环节之间的具体联系，因而园林绿化档案具有较强的系统性。

　　2、档案具有较强专业性

　　与一般性的档案资料不同，园林绿化档案是对园林绿化科技和生产活动这一专业技术领域相关活动的记录，因而具有较强的专业性。

　　3、档案具有较强动态性

　　这一特征是园林绿化档案与一般性档案的根本区别。园林绿化档案的动态性表现在绿化档案的记录内容和资料数量会随着绿化工程的建站而变化，因而具有较强的动态性。

　　4、档案具有较强多样性

　　由于园林绿化效果有一个生长周期，而且作为艺术观赏留给建筑者发挥的空间也很大，因此园林绿化建设也会不断变化，相应的档案资料也会不断补充和完善，以适应园林绿化工程的需要。

　　二、做好园林绿化档案管理有效措施

　　1、加强对园林绿化档案管理工作的重视

　　园林绿化档案管理部门及其工作者应充分认识园林绿化档案管理的重要作用和意义，明确园林档案管理工作的经济效益、社会效益和生态效益。园林绿化部门任何一项新建、改建、扩建项目，都离不开绿化科技档案。同时，园林建设单位要不断扩大市场份额，发挥经济效益和社会效益，就必须以相关档案管理资料为借鉴，才能更有针对性地进行园林绿化种植与修建工作，从而使单位和社会受益。园林绿化建设只有借鉴园林绿化档案资料才能做到有的放矢，有效开展园林生产建设工作。因此，园林绿化单位各级领导要充分认识到园林绿化档案管理的重要性，加大对园林绿化档案管理的资金投入与支持，提高园林绿化档案管理的水平。

　　2、明确档案收集渠道

　　园林绿化档案管理工作与生产计划部门的相关工作有着紧密联系，要协调两者工作，保障园林绿化档案收集渠道畅通。具体来说，就是要紧密配合园林绿化修建工作进度，依据工作进度随时做好档案的编目与整理工作。园林绿化工作开始之前，档案管理人员要对现场测量数据进行准确记录，核实可能产生变更的数据，并保存相关的工程文件；在园林绿化工作进行过程中，园林绿化档案管理人员要详细记录标高复核记录、苗木出圃单等一系列情况，要注意收集最新最准确的数据以及具体的操作记录等，并及时纳入档案管理体系；在园林绿化工作完成之后，则要对完结报告，资金决算、工作验收等所产生的一系列文字和音像资料进行记录和保管，要对资料进行科学分类，并根据档案资料的利用价值和档案性质做好档案号编排工作，以便进行积极妥善的保存。

　　3、加强对园林绿化档案管理投入

　　首先，单位应加大对园林绿化档案管理工作的经费投入，配备必要的档案管理设备和符合使用要求的库房，加强对库房的日常管理，为档案管理工作创造良好的工作环境。其次，单位要加大对档案管理人才的重视，设置专门的园林绿化管理人员，加强对档案管理人员业务技能和职业素养等方面的培训和教育，不断优化档案管理人才队伍，提高档案工作人员综合素质。最后，要不断创新服务管理模式，形成具有单位服务管理特色的档案管理工作，促进园林绿化档案管理水平的快速提高。

　　三、园林绿化档案管理创新措施

　　正因为规范化、标准化的档案管理工作具有以上重要的意义和作用，我们就必须重视起这个并不起眼的工作，在档案管理过程中要不断学习和总结经验，充分利用现代化的管理手段来完善档案管理工作，在实际工作中，我认为我们可以从以下方式着手来不断规范、标准我们的档案管理工作。

　　作为提升档案管理效率的根本，各种规章制度的完善就尤为重要。在时代进步的大前提下，档案管理的各种规章制度也应该要与时俱进展现出新的面貌。一是要遵循相关法律制定出一套完整的制度，使档案管理有法可依有理可据。二是要将档案管理信息化、自动化，实现电子档案和纸质档案的有效结合与统一。三是要合理地根据每个部门不同的具体情况因地制宜调整原有的制度，摸索出最适合自己部门的档案管理制度，提升工作效率。

　　档案的形式多种多样，种类又十分繁多。例如，在日常档案中就有文书档案、业务档案、纸质档案和电子档案等，在管理过程中要真正实行规范化的管理，就必须为管理人员建立健全管理的依据和制度，确保管理人员在管理每种档案的时候都能够有理有据，以便形成规范化、标准化的管理习惯。因为我们生活在社会主义制度下的中国社会大背景之下，我们在建立制度的时候一定要以《中华人民共和国档案法》为主要指导原则和建立依据，首先从我们管理档案的硬件设施入手，为档案管理工作建设特定的专用的房间和设备，并且为存放档案设置专门的柜子或是架子，从而便于查找工作的进行，而且能够使档案存放更加得整齐，管理更加得科学，有利于检索工作的高效率开展。而且对于这些硬件设施我们一定要注重其清洁卫生，经常进行维护。

　　然后就是要重视建档工作的网络化，有专门的负责人负责，在相关制度的指导下，有专业的网络档案管理人员进行网络档案的储存和管理，利用计算机管理的优势将各个档案进行整理、分类和立卷，并且简明扼要地做好记录，以便轻松地保管和查找。最后，我们一定要制定严格的档案查看和借阅制度，杜绝随意翻看和任意更改的行为。档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，是企业档案管理创新的重要方面，也是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。积极适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，成为档案管理工作的重中之重。

　　结束语

　　随着城市建设如火如荼地展开，园林绿化建设也日益发展起来，园林绿化档案是园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，对于促进园林绿化工作的进一步开展有重要作用。园林绿化档案管理部门应加强对档案管理资料的重视，解决档案工作中存在的问题，做好档案管理工作，促进城市建设的协调发展。

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