关于企业档案管理现状分析与对策的探究

　　中图分类号：C29文献标识码： A

　　引言

　　企业档案管理，是企业的一项基础管理工作。在以详实的史料、精确的数据，客观地揭示企业运作的轨迹、服务经济社会等方面，发挥着不可替代的作用。随着企业改革不断深化，地方小型国有企业和集体企业转制的顺利完成，以及大量民营企业的涌现，传统企业档案管理模式已无法适应新形势发展的需要。企业档案管理相对滞后的矛盾已经显现，如何理顺矛盾，解决存在的迫切问题，构建好完善规范的企业档案管理体系，应该纳入档案行政管理部门的工作日程。

　　一、档案管理的重要意义

　　（一）档案是对过去进行研究的依据

　　档案是对过去的历史情况的一种客观的记录，这为我们对过去进行研究提供了一手的研究资料，比如个人档案，就是对我们过去个人情况的客观的总结记录，它具有客观的事实性。档案具有的显著特点就是真实性。档案是关于真实情况的记录，不是由人主观臆造出来的，具有最现实的可靠性。此外，在一些档案中还附有一些辅助性的档案文献，比如书信、笔记等，这更加说明着档案的真实性的这一特点。

　　(二)档案是用来进行宣传的最好的教材

　　随着我国档案法的颁布实施，我国的档案事业进入了新的历史发展阶段，档案也开始被各个部门和行业所重视。在对档案进行法律上的规定以后，档案事业得到了前所未有的发展。各个行业开始设立档案管理部门和科室，档案管理开始走上正轨，档案也得以在这种情况下发挥自己的重要的作用。对于一个发展中的企业来说，它的发展情况，我们只要观察档案管理工作做得好坏与否就可以直接看出。好的企业，档案情况一定是记录得比较清晰和有条理。这样，企业各个部门之间的工作才能有条不紊地进行。对于其他的企业和个人，这绝对是进行宣传教育的最好的资料。随着各个机关和单位对档案进行收集、整理、鉴定和保护工作的推进，档案着实在社会的发展中发挥了重要的作用。

　　二、企业档案管理的现状

　　（一）档案内部管理工作不到位

　　很多档案管理人员没有经过相应的档案管理技能培训，对档案管理工作的重要性认识不足，不熟悉各种档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作。与此同时，很多企业内部没有专职档案管理人员，档案管理人员岗位调动频繁，造成管理精力不足。很多档案管理人员在进行不同部门档案收集和移交的过程中，难以及时、主动的做好档案催收工作，档案管理工作缺乏足够的实效性。在对待档案的分类和加工过程中，仅仅按照年限进行管理，管理工作缺乏深入性和科学性，相应的清点检查力度不足。另外，很多档案顾管理人员自身的保密意识、工作责任感也需要进一步的加强。

　　（二）企业对档案交接工作不重视，档案交接工作的进行不及时

　　企业在进行运转时，领导和职员往往更关注公司的利益方面的运行，而忽略了档案管理这方面的工作。因此，在进行档案交接工作时，企业往往都是在老档案员在离岗或调岗前很短的时间内才调整新人员接替档案管理工作，有时还存在老档案员离岗时无人接替工作的情况。这样只是单纯的老档案员离职，新人员上岗，而企业的档案移交工作往往并没有很好的完成。这种情况下，企业的档案往往很容易出现缺失或者错误的地方，从而影响到公司日后的运行与管理。

　　（三）档案管理信息化建设落后

　　随着信息技术、计算机技术的不断发展与进步，档案管理工作也在不断发展，应用的先进技术也越来越多。然而在实际操作过程中，档案管理信息化建设只是在一些经济较为发达的区域展开，而经济相对落后的区域，无法有效展开信息化建设，进而在很大程度上限制了医疗卫生事业单位档案管理工作的展开。加之医疗卫生事业单位工作性质特殊，在开展档案管理工作的时候，不仅需要符合时代发展的要求，还要充分考虑医疗卫生事业单位的发展趋势，如果没有进行综合考虑，必然影响档案管理工作的开展，进而降低工作效率，阻碍医疗卫生事业单位的进一步发展。

　　三、企业档案管理的措施

　　（一）强化企业档案的日常管理工作

　　首先，从转变企业领导人对档案工作的模糊认识做起，通过会议、文件、案例、座谈等方式提高企业领导人对档案工作重要作用的思想认识。其次，稳定企业档案工作人员，减少频繁变动，使档案工作人员能专心本职工作。最后，强化档案日常工作。积极开展文书资料的收集、鉴别、整理、归档立卷工作，使企业档案工作走上常态化，尽快实现正规化、标准化。

　　（二）多方提供档案信息的有效利用

　　档案管理工作的最终目的是档案信息的有效利用。库藏量再大，如果无人问津，档案就毫无价值。我们开展企业档案信息化建设，就是要快速高效地提供档案利用，把档案资源的价值最大程度地发挥出来。鉴于这样的目的，我们在设定信息化管理的字段及查询方式时，要充分考虑到档案利用者的需求，以他们为核心。在档案查询的时候，使用者会提供怎样的信息，我们就要尽可能设定这样的字段信息。只有这样，才能为使用者提供优质的服务。

　　（三）加强企业档案管理基础设施建设

　　基础设施是搞好企业档案管理工作的物质基础。设施的缺乏，将直接影响档案的品种、质量、管理和使用。这就要求库房面积不仅要满足存放需求而且要通风良好；为做到组卷编目规范、排架合理整齐、基本档案收集整理规范，要购置档案管理工作所需的档案柜、密级架、档案盒等设施，还要购买切刀、打孔机、剪刀、锥子等物品；为适应办公自动化和档案管理现代化的需要，要及时配备计算机、装订机、扫描仪、打印机等相关设备，实现计算机检索，并且对原有管理软件进行升级，提高档案管理的科技含量，改善档案管理手段；为落实档案库房安全防范措施，保持档案室的清洁卫生，做好防火防潮等方面的工作，要及时更换灭火器材，添置防虫防霉药剂，防止档案的破损褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要和珍贵的档案采取特殊的保护措施，定期进行安全检查，发现问题及时处理。

　　（四）加强对档案管理新员工的培训

　　档案管理是一项专业要求很高的职业，而且，由于每个企业的工作模式与运行方式都不尽相同，因此不同的企业有可能会有不同的档案管理模式。这就要求新人员在进行工作以前，就必须对企业的工作内容等有充分的认识。而对档案管理新员工的培训，则很好的解决了这一问题，并能保证新员工能更快的投入到工作中去。

　　（五）企业档案信息化建设和企业改革相结合

　　 随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合， 首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍， 通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求。其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求， 及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验， 此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点，以利用为中心的指导思想， 有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方， 最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

　　结束语

　　新时期的形势下，档案管理工作必须要与时俱进的发展，并且更好的认识到档案管理工作的重要性，从思想层面上，提高重视程度，并且积极的探索相应提高档案管理水平的对策。企业内部要加强对档案管理人员的培养，积极的借鉴先进的管理经验，提高综合人才管理水平，不断总结经验，更好的为企业的发展提供强大的动力。

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