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浅谈新时期电力档案的科学化管理

日期:2023-01-12 阅读量:0 所属栏目:档案管理


  中图分类号:C93文献标识码: A

  前言

  电力档案的管理, 是电力管理部门及其企业生产经营的基础和重要环节。由于电力档案具有涉及范围广、门类多、信息量大等特点,故其对电力管理部门及其企业的生产经营至关重要。通过“十一五”时期的努力, 我国发电量从5 亿千瓦发展到9 亿千瓦,成为世界上水电装机规模最大的国家,电网规模已超过美国,跃居世界第一位。“十二五”期间,我国经济社会发展处于一个新的重要战略机遇期, 届时我国电力工业体系将迎来一个新的大发展时期,给我们科学规范地进行电力档案的管理提出了诸多新的挑战。

  一、加强电力企业档案管理的重要意义

  电力行业是国民经济的基础产业,对一切电子设备的正常运行起着决定性作用,是经济快速发展的基础。改革开放以来,我国对电力供应做出了有效调整,而电力企业的档案管理方法与模式也在逐步升级,从先前的无档案运行到抽屉木柜保存,从电力企业部门兼职管理模式转向现代企业档案管理模式。档案管理是企业管理的最重要组成部分之一,能够在企业经济活动中起到指向性的作用,电力企业可以通过档案深入了解其发展历程,从而有利于企业维护自身的经济效益与历史业绩,有利于企业的可持续发展。

  加强电力企业的档案管理建设能够在更大程度上争取到工程创优的资格,我国电力工程建设的国家级奖项都和档案建设工作有着直接的关系,是工作建设的重要组成部分,尤其是在电力工程竣工验收阶段,国家会将相关的全部档案资料作为验收的必备条件;新的档案记录随着电力建设工程的完成而形成,具有最原始、最真实、最全面等特点,能够为后期电力工程的生产运行、定期维护以及专项改造等事项提供有效的依据,还能够对电力工程设计、调试和生产制造起到重要的作用。电力工程建设的整体水平和质量可以通过相对应的档案信息反映出来,因此,电力企业必须注重档案管理建设,在工程项目建设中要保持档案的系统成套性、原始真实记录性以及完整准确性等特性;电力工程建设是一项庞大而复杂的工程,不仅会耗费大量的人力物力,还会牵涉企业单位大量的人员,而作为第一手资料的档案管理工作却常常处于被疏忽的地位。例如:有些电力工程建设档案资料被放在参建单位,经常出现工程建设档案丢失的现象,甚至会出现档案记录图画信息与现实中的工程建设不相符的情况;有的档案资料由于使用了保存性不强的纸张导致记录信息字迹模糊不清等。以上这些问题会造成大量的物质资源浪费,不利于工程建设、维护的顺利进行,进而影响到电力企业的可持续发展建设。美国一个核电站由于相关档案信息资料的不齐全,被政府部门强行停业,并将其视为常规电厂,对其长远发展产生了惨重打击,造成了大量的财产损失。南京一解放桥从修建至今已有60多年的历史,在对其进行全面检修时,发现其相应的历史档案已经辗转到多家国外公司,其中包括该桥的设计图纸和详细的施工方案,而如果没有这些档案记录,在修正、改造时必定会浪费大量的人力、物力、财力。因此,在进行电力企业工程建设时,必须注重加强档案管理建设,将档案放在重要位置来对待,因为保持档案信息的完整性和准确性是每一位档案管理人员的责任所在。加强电力企业档案建设还能够为落实科学发展观提供有效保障,由于目前大多数电力企业实行的是产权分开的基本制度,这就更加突显了档案的重要性,企业在进一步明确职责、实行政企分开的过程中,必须要形成档案才能够进行科学管理。另外,还能够通过档案来维护企业的基本权益。在新时期电力生产建设中,尤其是在企业进行电力设备维护、施工改造时,更要充分发挥系统档案的作用,从而为管理者提供有效的施工方案,提供更多的决策依据,减少企业物资浪费,推动企业可持续发展。

  二、提高电力企业档案管理水平的对策

  1、着力提高档案人员素质

  档案工作人员的高素质是做好企业档案工作的前提和保障。档案管理工作是一项专业性较强的工作,档案人员的素质直接影响着档案业务的工作效率、水平和质量,对提高档案管理工作有着举足轻重的作用。

  档案管理人员必须具备基础知识、基本技能、职业素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。要有国家档案管理岗位资格证书,对于电力企业而言,特别是要有电力行业档案管理工作经验;档案学、图书馆学、文秘、信息资源管理学、电气类等相关专业;有全面的统筹规划能力,较强的沟通协调能力,有良好的综合分析能力、高效的执行能力;熟练掌握1~2种通用的档案管理软件,有一定的公文写作能力;熟练运用办公软件、计算机网络等;有较好的职业素质、团队合作意识,严谨细致,认真负责。

  档案业务培训是人才成长的重要途径。要加强对档案人员业务培训和现代化管理知识的培训。企业必须将档案人员综合素质培养纳入人才培养计划,通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式提高档案管理人员水平。岗位培训是提高档案管理人员素质的最主要途径。企业档案人员应适时参加一些系统的、专业性较强的专题培训和研讨,或者采取网络学习的方式,通过定期的教育培训不断激发和调动档案工作人员的积极性、自觉性,提高其工作能力。还可以引进和培养现代管理人才,通过招聘懂档案管理、法律、会外语、精计算机的复合型人才改变目前档案管理部门知识结构不合理、年龄结构老化的状况,提高人员整体素质和档案管理水平。

  2、加强档案信息化建设

  目前,电力企业档案信息化建设缺乏统一规划、规章制度不健全、基础设施落后、信息化程度低、档案人员素质不能满足信息化建设需要。电力企业在档案信息化建设过程中缺乏完善的体系,标准化建设滞后问题仍然比较突出,对企业档案信息化建设的投入依旧相对于企业发展严重不足。

  档案的信息化建设需要科学的思想和组织管理方法,通过信息技术、网络技术等手段对文件、档案等信息进行逐步发掘、整合,实现资源共享,使信息的获取、处理、传输和应用的数字化、网络化,提高利用效率。这是提高档案的信息价值和促进电力企业档案管理现代化的本质要求。

  档案管理要适应企业的发展,这是现代化企业发展的需要。要在企业内部充分实现资源共享,为企业的生产经营活动提供快速、便捷、高效的服务。为达到这一目标,必须充分利用好信息化技术,加强档案管理工作,实现信息资源共享,充分发挥信息资源价值,为企业服务。

  电力企业要在现代化网络平台上实现信息化,发挥档案的信息作用,这是新形势下电力企业档案管理面临的新课题。新形势下,网络技术和多媒体技术等飞速发展,企业在面对庞大繁杂的企业档案信息时要想提高档案管理水平和质量必须要加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动,提供优质的档案利用服务,要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念改革档案管理中不合适的方法和手段。除此之外,经济效益好、现代化管理水平高的电力企业更要鼓励其全面开展档案信息化建设。

  3、规范电力企业档案管理制度

  要按照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规,结合电力企业档案工作特点,制订并完善档案工作的各项规章制度。建立并贯彻落实责任制,切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程,严格责任分工,规范过程管控,形成闭环管理。只有纲领性文件是不行的,必须对相关文件编制办法进行细化,避免由于理解不一造成资料整理的混乱,给内业资料管理工作带来巨大的工作量。要将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细化,使工程技术和档案管理人员有明确的收集方向和标准,有助于提高档案管理质量。

  需要建立一整套科学、适用和操作性强的档案管理制度,通过对文件材料的归档范围、收集、整理、立卷归档、形成以文件编制、交接验收等为主要内容的档案管理制度,促进档案工作的有序进行,并依据相关规定从组织领导、管理体系、职责分工等方面进行明确规定。

  要建立和落实各级档案管理工作责任制,明确个人职责,才能使档案收集、归档、保管等工作落到实处。领导重视是做好档案管理工作的重要前提和关键。企业员工在工作过程中形成档案,有义务将其在本职工作岗位上形成的有保存价值的文件材料归档保存,并逐步提高档案意识。规范的档案管理制度能够使员工意识到档案的形成至保存、利用不仅是档案人员的职责,也是全体企业员工的责任。要确保档案管理的完整、准确、系统,将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理,用规范的档案管理行为推动档案规范化管理。

  结束语

  总之,当今社会管理方向发展的一大趋势就是信息化,它对档案管理工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。电力企业档案管理应以社会信息化为依托,运用现代先进信息技术,实事求是、与时俱进、开拓创新,尽快早日实现企业档案管理工作信息化、现代化和资源共享,使企业档案工作更好地服务于电力企业的建设和发展。

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