新形势下加强高校档案管理工作的思考

　　中图分类号：G472文献标识码： A

　　引言：

　　伴随我国高等教育事业的蓬勃发展，各高校的招生力度在持续增加，高校档案管理工作的重要性也越发突出，学生学籍、教学资料、科研成果的记录存档等学校的各项活动都与档案管理工作密切相关。档案管理工作成果对各个高校的未来发展起着十分重要的作用。

　　一、高校档案管理工作的意义

　　高校档案是社会和人们了解高等院校的一个窗口，通过这个窗口人们能够了解到高校的教学质量和管理水平，因此它可以作为高校办学以及增强办学实力的重要依据。由此可见，做好高校档案管理工作的意义重大。其重要意义主要体现在以下两个方面：

　　1、为高校的各项工作提供正确的信息服务高校档案是对高校各项工作的真实记载，比如说学校的办学历史，各种科研活动，教育成果等，这些珍贵材料的保存为高校的日常工作提供了信息来源。比如为学生补办各种证书，若没有档案信息的保存就无法为查询学生是否获得该证书提供依据。

　　2、为高校管理工作往智能化方向发展提供支持信息化、智能化是高校工作今后必然的发展方向，高校档案中蕴含着大量信息资源，它能够为我国高校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。

　　二、高校档案管理工作的新特点

　　1、社会性。一是学校培养的人才来自社会，进行2年（大专）、4至5年（本科）或更高层次（硕士、博士研究生）的培养后，他们又走向社会。在多年学习生活中，高校积累了全过程培养造就人才的档案材料，体现了他们的专业、学历、文体生活和思想修养、政治素质情况;此外，学校还对有关学生培养质量和人才使用情况的反馈资料等进行了收集。二是高校的科学研究课题、生产产品设计对象都来源于社会，产出的成果又会服务于社会。所以，高校保存了科研项目、产品研究试验、试制全过程的档案材料及其成果鉴定和技术转让资料等。

　　2、法制化。《中华人民共和国档案法》的颁布实施为高等学校档案管理工作依法管理档案提供了保障，同时提高了档案管理部门的法律意识，做到懂法、守法，严格按照国家政策和法律进行规范管理。使高等学校档案管理工作有法可依、有章可循，加快了档案管理工作的法制化建设的进程。

　　3、互动性。信息化时代下，高校行政管理各类平台的互动交流明增多了，这样一来，高校教师、学生与社会单位之间的互动交流也有了明显的增加，校园网、BBS、即时通讯、微博、微信等新型互动方式层出不穷，高校档案管理主客体之间的有了更强的互动性，且互动的方式也越来越多。

　　4、系统性、完整性。高校内部机构虽然庞杂，形成档案门类多、数量大，但由于学校体制比较健全，层次清楚，运作协调，日常工作形成固有的自然规律，所以形成的档案系统较完整。

　　三、高校档案管理工作的现状

　　（一）工会干部对工会档案的重视不够

　　在具体的实际工作中，档案管理受学校制度、资金设备、人员知识素质等因素的限制，常常遇到这样或那样的困难。也有少部分人对高校工会档案管理工作缺乏正确的认识，他们甚至错误地认为工会档案管理工作做得好与坏都无足轻重。对高校工会档案管理工作的重视程度不够，是目前高校工会档案管理工作发展的桎梏。

　　（二）目前高校档案的管理人员的专业素质和管理经验都不高

　　他们并没有相应的学历，也没有接受过专业的档案管理方面的教育，对于信息化的档案管理工作更缺乏了解，并不能够满足当前新形势下信息化档案管理方式的需求。而且，另一方面，一些档案管理人员并没有意识到档案管理工作的重要性，因此就缺乏一定的职业道德。特别是有一些高校领导，将档案管理部门直接视为“老、弱、病、残”职工的一个“养老单位”

　　（三）档案管理的网络化建设还不够完善

　　当前很多高等院校都建立的自己的网络档案管理系统，并取得了可喜的成绩，不仅大大缩减了管理的人力物力，也提高了管理人员的工作效率。但是，我们需要注意的是绝大多数的高校档案管理网络是存在一定安全隐患的，网络化的建设还不够完善。高校档案资料保存着高校建校以来的各种资料，包括一些比较重要的资料，若网络档案管理系统的安全得不到保障，则会出现一些安全问题，比如被不法之徒盗取高校重要资料。也有很多高校由于资金不足，相应的网络管理系统还未建立起来。

　　（四）没有充分利用档案资源

　　档案管理的目的在于方便日后的查询、使用。运用计算机对文件进行接收、查找、存贮借阅、归还等档案的归档管理工作极为高效，不但可以实现信息共享，还可以为档案资源的再利用提供有利的平台。

　　四、提高高校档案管理水平的有效策略

　　（一）要有高校档案管理现代化意识

　　落后的观念阻碍了时代的进步，固步自封与顽固不化妨碍了科技的发展。只有更新观念，才能看清楚发展的道路；只有更新了意识，才能分辨清前进的方向。之前传统的档案管理查找速度慢，效率低下，不能够与高速发展的要求相符。档案管理不但要求数据的足额、永久保存，还要在现代化社会的建设中不断应用信息资源。所以，档案管理需要具备与时俱进的现代化特点，现代的档案管理工作人员要具备创新意识，乐于接受新的事物，提高高科技产品的应用能力，摆脱旧模式与俗套，跟上时代发展的步伐，促使档案管理工作不断前进，这种意识是其他一切革新的前提，在大胆革新下促使学校的档案管理走向现代化。

　　（二）营造良好的档案管理工作环境和氛围

　　新形势下高等学校的档案管理工作需要干净整洁、空气清新的工作环境，档案的阅档室、工作室、库房根据标准面积和实践需要，进行统一计划性分配，库房内的档案的存放要布局合理、查找方便，每天进行常规的清洁和整理工作，保持室内卫生，温度、湿度等要全面达标，抓好日常工作不放松。

　　（三）提高管理人员的综合素质

　　科技发展对档案事业的影响是巨大的，改革传统的档案型向高智能科学管理型的转变。档案人除了原有的专业知识，还应该不断充实信息技术知识，电脑操作知识，网络保密知识等一些信息时代必备的知识。同时，学校要通过引进专业人才、对原有人员进行专门培训、学习交流等方法和途径，使档案管理人员尽快熟悉和适应现代高校档案管理信息化、现代化的要求，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。

　　（四）建立健全的档案管理制度

　　要使高校档案工作顺利开展，就必须建立有序、完整的管理制度，它是实现高校档案规范化管理的可靠保证。首先，我们必须制定一套行之有效的管理制度，让管理工作能凭章办事。在制定相应管理制度的时候，有一点是需要注意的：高校的档案管理制度是要在贯彻执行国家有关档案工作的相应法律法规基础上的，根据各高校的特点来制定适合本校档案管理工作的规章制度。在制定了健全的档案管理制度之后，就要对其坚决落实，并实时对制度的落实情况进行检查，以确保制度真正发挥了作用。

　　（五）加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平

　　目前高校档案大部分呈现的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，不适应信息时代的高等教育的发展，不能够满足学校各方面工作的需求。尤其是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。所以，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。尤其是教务、人事、实验、科研等部门。应积极建立较为完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，把档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。

　　结语：

　　高校档案不仅真实地反映了学校的整个办学历史，也是高校各种教育教学活动的真实记载，它为学校的教学评估、教学研究、补办毕业证等提供了直接的信息来源，在新形势下的高校档案管理工作必须转变观念，创新管理体制，并加强信息化的档案管理系统建设，才能使高校档案管理适应高校发展的需求，才能提高高校的综合实力，为高校的持续、健康发展提供保障。

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