谈档案信息化建设与工程档案管理

　　中图分类号：S618文献标识码： A

　　引言

　　档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

　　一、档案信息化建设的涵义

　　“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

　　二、档案信息化建设与工程档案管理的措施

　　1、档案工作人员要树立档案信息意识

　　马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

　　2、确立工程档案发展的方向

　　工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

　　3、提高档案信息化水平技术

　　3.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

　　3.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

　　3.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

　　4、拓宽档案信息管理思路

　　档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

　　近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

　　5、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作

　　档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件加密狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下载利用手续），不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件加密狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。

　　电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。

　　6、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作

　　根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工（监理）企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。

　　7、采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作

　　针对集团型企业下属分公司及项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。

　　集团内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；各分公司设一名专职档案主管负责所在公司档案工作，由分公司副总经理主抓；各项目设兼职档案员，负责监督办理项目档案归档。集团总部设档案室，负责集团本部档案资料保存；各分公司设档案室和档案库房，档案室和档案库房的规模设计时要根据公司发展状况考虑能存放10-15年数量档案；各施工（监理）项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由分公司档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监督指导、分公司档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的集团内部档案工作网络，加速企业档案（兼职）工作者业务能力培养，同时，企业在发展壮大中也要不断增加档案人员数量。

　　结束语

　　计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

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