信息化环境下的工程档案管理新模式

　　中图分类号：K206文献标识码： A

　　引言

　　随着现代科技的发展，促使档案工作往信息化技术方向变革，增加了档案在信息化环境下的管理难度，由浅入深地分析了信息化环境下档案管理过程中存在的实际问题。首先，必须搞清信息化建设会给档案管理工作带来什么样的问题；其次，从实际问题入手，寻求问题的关键；最后，根据问题的关键点，寻找到解决问题的办法。对当今信息化档案管理面临的问题着重进行分析，为档案信息化在管理方面的工作提供建设性意见。这样才能使信息化档案管理工作得到创新，取得突出成效。

　　一、档案信息化管理的特点

　　1、符合时代发展的要求

　　网络化、信息化技术的发展在各个领域应用十分广泛，不仅使传统档案的数量与日俱增，同时也产生了大量的电子文件。对于电子文件的收集，传统的管理方式显然不符合时代发展的要求，因此，档案信息化成为大势所趋。档案信息化，凭借其不受时间、空间限制的优势，大大提高了档案管理工作的效率、促进了档案管理工作的顺利开展。因此，档案信息化建设不仅是提高档案信息资源利用率的有效手段，更符合时代发展的要求。

　　2、有效地进行档案的收集和管理工作

　　档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料，是一种历史活动的原始记录。每年都要产生很多档案资料，这些档案需要档案管理人员手工进行收集、整编、管理等工作，工作量大，效率低，占用了大量的人力、物力。档案管理实行信息化后，能够更好地收集和管理这种信息资源，充分发挥档案服务功能。

　　3、方便再次利用，提高工作效率

　　档案信息化使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案信息化管理还能使文件材料及时归档，尽快提供利用，减少不必要的事务工作，从而有效地提高办公效率。由此可见，档案信息化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然趋势。

　　二、基于项目管理的工程档案管理系统的建构

　　1、系统结构

　　以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。

　　2、将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理

　　引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率。

　　3、各参建单位将符合归档要求的工程档案及时提交核心服务器

　　核心服务器管理人员利用自己的权限，督促各参建单位及时提交各自的档案资源于核心服务器，并对其进行验收、归档和提供利用。该系统利用工程建设程序将工程项目管理和档案管理有机结合起来，对文件从开始酝酿、产生、现行使用到永久保存整个生命周期进行了全过程管理，文件成为工程项目顺利进行的助推器，同时工程档案的准确性、完整性、成套性也得到了很好的保证。

　　三、加强档案信息资源管理的途径

　　1、建立相应的规章制度

　　档案部门收集信息的时候，需要根据信息表现的内容及时有效的调整档案接收信息的范围，同时对于一些和信息内容密切相关的文字资料、拥有很强潜在价值的信息都需要多加关注。要将档案信息化建设中带来的现代管理模式和创新思维充分中和到规章制度中，在原有档案管理的基础上进行突破和创新，逐步完善信息化环境下档案管理的规章制度，充分保证信息化环境下档案管理工作的有效进行和持续发展。

　　2、充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设献计献策

　　及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目献计献策，既实现了工程档案的价值，同时又实现了工程档案管理工作的目标和价值。首先工程档案工作人员要身先士卒地通过自下而上、自上而下的方式，加大宣传“人人都是工程兼职档案员”的理念，建立工程项目管理人员全员参与的网络系统，为工程档案的收集和管理赢得最为基础的保证；同时，档案工作人员不能自我边缘地守在清冷的文件办公室或者档案柜前，要变被动为主动，在科学地对工程文件进行组织、控制的同时，积极深度挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件、档案实体的控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，将静态的档案激活，让“死”档案变成“活”信息，让工程档案成为启发思维的法宝，这样一方面为企业节约了成本、提高了工作效率，完善和提高了企业业务管理水平，方可引起各方领导对档案工作的重视和支持，从而迎来档案工作的春天。

　　3、完善基础设施配备

　　必要的基础设施是实现档案信息化管理科学化、现代化的基础，也是改革陈旧落后的保管和利用手段的前提。档案信息化管理需要的基础设施配备，主要包括信息化管理所需要的硬件设备和软件设备，硬件设备主要是计算机、复印机、扫描仪、数码相机等；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。只有在基础设施方面加大投入，逐步建立适应工作需要和发展的更加完善的应用系统，不断提高信息化水平，才能将信息技术应用到档案信息化管理的全过程。

　　4、加强档案工作人员综合素质的培养

　　建设档案信息化的多元化，促使信息化条件下的电子档案管理方法与传统的纸质档案管理方法在本质是截然不同的，这就导致管理人员跟不上信息化档案管理工作的发展！在观念上树立“人才是第一资源”，只有不断提高档案管理人员的思想理论水平、档案业务素质，改善档案管理人员的知识结构，才能使得信息化档案建设顺利地开展。在实际过程中，开展信息化理论知识讲座，培养拥有高素质、丰富理论知识的复合型人才；组织档案管理人才前往拥有完善信息化档案建设经验的机构进行实地考察，借鉴已完成信息化档案建设的机构的经验，改善档案管理人员的知识结构以及思维方式。保证档案信息化建设的顺利开展，满足社会发展的需求。

　　结束语

　　随着我国经济社会的快速发展，档案工作越来越受到各级领导和各部门的支持和重视，但当前档案工作发展还很不平衡，要真正实现档案工作的持续健康快速发展，就必须与时俱进，更充分地发挥档案的利用价值。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145631.html