电力工程档案管理要点浅析

　　中图分类号：F407文献标识码： A

　　引言

　　随着社会经济快速发展，社会对电量需求大幅度增大。与此同时，电力体制改革不断深入，企业结构的不断调整，电力科技技术的不断创新，电力建设事业顺利的踏上了快速发展列车，大量高科技含量、大装机容量的建设项目如雨后春笋般涌现，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，电力企业建设项目工程档案高效的管理和精品质量的重要性日益凸显，提升宝贵的档案资源的利用价值，使其在电力生产和经营多个方面领域更好地为电力企业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。建设项目工程档案管理要做到建成精品工程时，也完成精品档案。

　　一、电力工程档案管理的重要性

　　电力建设项目从投资计划、勘察设计、招投标、施工、使用等活动，这中间多个环节，多个施工单位，多个部门交集，建设周期长，参与人员众多，在这期间形成了大量的电力工程档案，而它记载着整个建设周期期间建设活动中各种原始的、图物相符的、有保存价值的、真实的数据和记录，是日后生产经营时技改、改建、扩建甚至经济权益纠纷、诉讼、索赔时提供最有利的依据和证据。工程档案管理作为工程建设项目管理的一部分，其质量的好坏，影响工程验收的质量结果，直接影响到企业的经济效益和维护企业的法律权益。管理好电力工程档案既是工程的需要，也是电力企业日后可持续发展的重要支撑。

　　二、电力工程档案有效管理的措施

　　1、统一认识，加强宣传

　　工程档案管理相比较于工程建设进度和质量容易被忽略，普遍存在对该项工作不太重视的情况，到竣工验收时才匆忙整理交付，所以经常出现数据错漏、资料遗失等，给档案收集、整理、归档带来了很大的难度，从而严重影响了工程档案管理的质量。其只要原因在于大部分人对档案管理工作不够重视，资料整理琐碎，于工程进度无直接影响，无直接经济效益，无正面的考核制度约束。要提升工程档案有效管理，企业必须要加强宣传档案管理的必要性，上下统一认识其重要性，提高对其的关注度，如本企业员工、参建单位、设备供应商、项目负责人等，从而转换被动收集资料为主动整理收集。

　　2、加强和施工企业理性沟通，力求档案规范化与标准化

　　在电力项目工程管理中，技术人员掌管检验档案的真实性和正确性，档案工作者掌管对档案的标准化和规范化进行检验；施工企业的管理人员与技术人员对其项目的情形非常了解，他们的手中掌管着大量的档案，也是以后利用档案的主体人群。施工企业工程项目竣工档案在电力项目工程档案中占据非常重要的位置，而输变电工程建设项目贯穿于整个工程过程中，档案管理方面

　　涉及到各个工作环节，能建立一套系统准确性、完整性的工程项目档案，是电力工程建设团队共同努力的发展目标之一，所以如何做好档案管理的收集工作，是档案工作者应有的责任感与使命感。

　　3、建立档案管理制度，依法归档

　　首先，从工程开始时就要求各参建单位对归档资料必须按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》和本企业的《项目档案归档管理制度》等文执行；其次，设立建设项目档案室质量管理小组，实行分级管理，明确基建项目参建单位归档职责，设定项目类别工程档案归档负责人，落实责问考核制度，并设置奖罚条例引起各方面重视和提升责任心；最后，实施资料分类别专业技术人员审查、鉴别制，对归档资料进行督导审查，勘察纠错，根据工程进度节点同步移交资料归档，从而避免施工中资料丢失，设计变更时无记录，竣工时大量的工作堆积，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明，力求工程资料的完整性和准确性，实现了施工过程全过程记录收资，用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量，在有需要时随时调阅卷宗，做到有依有据，有迹可循，发挥档案管理的重大作用。

　　4、电力工程档案管理的激励机制

　　在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法，实现“鼓励先进，鞭策落后”，提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰，同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习，促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求，督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外，对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的，将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

　　5、电力建设工程档案管理信息化

　　为了提高档案管理的工作效率，利用计算机进行管理工程档案，

　　促使出现的大量电子文件得到了推广应用，自然引起档案快速地向电子数字化发展；数字信息化技术的普及宣传和应用，积极地推动着档案室建设的数字化进程，为档案信息管理增添新鲜的血液，使历史数据从图文、影像等方面更加形象化地展现，因此电子文档的前期收集整理工作显得十分的必要。将重要的档案资料大量输入电脑计算机内保存，一方面档案管理工作者查找相当方便；另一方面对后期的查阅也很轻松，直接就能够可以在电脑计算机内查找到；同时电力工程档案信息化即是融入办公网络自动化系统，这毫无疑问将大大地提高档案的效益利用，可以对档案管理信息资源实现共享。

　　6、适应时代发展需要，提升工作人员素质水平

　　为适应新的形势发展需求，档案工作者应养成热爱学习、热爱档案事业的思想观念，要积极和各参建单位如设计、施工、监理部门进行有效的沟通，在档案室内部工作认真执行时，应做到提前地介入工程建设活动中，对工程建设动向要经常追踪好。根据档案管理的相关规定，对工程建设过程中所整理的资料要严把质量关，一旦发现问题时第一时间要求提出整改，积极主动有计划、有步骤地开展工程档案管理的收集；在国家电力体制改革的情形之下，电力企业档案管理工作也跟着发生明显的变化，档案管理工作的发展将趋于现代信息化，其相关服务的范围也逐渐得到扩大，对档案工作者的文化知识、专业素质、政治涵养等方面提出新的管理要求，只有这样才能适合新时代电力企业工程档案管理的需求

　　三、结束语

　　电力建设项目工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，它随电力建设项目的开始而建立，是提高工程建设及管理水平的表现，是企业进行维修、扩建、改建的依据，是一份宝贵的资源，是业主单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。我们通过高效的建设项目工程档案管理方法，取得了卓著成效，促成本企业建设项目工程档案的优质管理，曾获省级及国家级重大建设项目档案管理示范工程等荣誉，为其他同类型企业建设项目档案管理起到了标杆和示范作用。

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