新时期企业人事档案管理机制探究

　　党的十八大报告提出了“人才强国”战略，由“人才兴国”到“人才强国”的转变，表明我国已经把人力资源特别是人才建设放到了战略高度。在新的历史条件下，企业必须着眼于实施“人才强企”战略，特别是为实施“人才强企”战略并为其提供重必要的基础和条件，大力加强企业人事档案管理机制建设，推动企业人事档案管理工作不断创新。从当前我国企业人事档案管理情况来看，尽管我国企业普遍建立了企业人事档案管理制度，但在管理理念、管理制度、管理模式、管理作用等方面存在着一些不容忽视的问题，因而研究企业人事档案管理机制问题，不仅有利于提升企业人事档案管理水平，而且对于推动我国“人才强国”战略具有重要的意义。

　　一、我国企业人事档案管理存在的突出问题

　　（一）企业人事档案管理方法落后

　　尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。

　　（二）企业人事档案管理质量较低

　　尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。

　　（三）企业人事档案管理模式单一

　　从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。

　　二、我国企业人事档案管理问题的原因分析

　　（一）观念制约

　　我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。

　　（三）人员制约

　　人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。

　　三、完善我国企业人事档案管理机制的思路

　　（一）创新企业人事档案管理理念

　　理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。

　　（二）完善企业人事档案管理制度

　　制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。 　　（三）优化企业人事档案管理模式

　　健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。

　　（四）打造企业人事档案管理队伍

　　企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。

　　四、结束语

　　综上所述，企业人事档案管理对企业发展和乃至国家发展都具有十分重要的意义，特别是在我国大力实施“人才强国”战略的新时期，加强企业人事档案管理更具有较大价值。尽管我国企业都高度重视人事档案管理工作，但仍然存在着不适应新形势、新任务和新要求的问题，特别是企业对人事档案管理重视不够，缺乏人事档案管理“基础性”作用的认识，企业人事档案管理质量、管理体制、管理模式等还不适应发展需要，企业必须站在“人才强企”的高度，大力加强企业人事档案管理工作，特别是要在理念创新、体制创新、制度创新、模式创新等方面狠下功夫，进一步推动企业人事档案管理步入更加科学化、规范化、效能化轨道。

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