浅析图书馆档案管理研究

　　图书馆档案浓缩了图书馆走过的岁月痕迹，见证了图书馆的一步步成长，编制了图书馆的人文历史，正确对待图书馆档案是对图书馆历史的负责，它对图书馆各个历史时期的客观反映是图书馆事业发展的历史凭据，对图书馆各项管理工作具有着重要的参考和借鉴意义，对当下图书馆的建设来说，做好图书馆档案管理不仅能为领导工作决策和对图书馆未来规划提供可靠的参考依据，还能为公共图书馆评估、精神文明单位评比及国家共享工程建设等积累宝贵的原始资料。

　　一、馆档案管理现状

　　余杭图书馆自成立以来有着近几十年的历史，图书馆档案资源非常丰富，主要涉及了人事档案，业务档案等多个方面的积累，但同时这也为档案管理带来了一定的麻烦。面对数量如此巨大的档案信息，其管理工作早已经被领导所重视和关注，一是制定了相关的规章制度对归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则及档案保管与利用等工作作出了明确的规定，全馆形成了一套完整的档案管理程序。二是我馆积极引进了相关档案管理工作方面的人才，并对其进行相关业务能力的扩张培训。三是合理的档案管理模式，形成了图书馆副馆长统筹，以部门副主任为主导，综合档案室专职档案员负责，部门兼职档案员辅助管理的网络的分级管理责任制，将档案管理落实到人，层层负责。四是提升档案管理人员的业务能力，加强培训，并加快建设数字化档案管理，提高档案管理效率。

　　（一）档案分类情况。经过多年的档案管理工作的探索，我馆不管是在档案数量和档案质量上都有所提高。目前我馆档案分为文书档案、声像档案（光盘、照片）和实物档案（赠品、奖状等）三大类。其中文书档案和图片档案按照现行的《杭州市档案管理条例》进行分类编目管理，并对相关重大活动设立了专卷，光盘档案和实物档案管理起步较晚，因此入藏量还较少，目前主要按年份保管期限划分。

　　（二）电子档案归档情况。电子档案是随着数字技术的发展应运而生的，它有着收集简单、存储方便、便于分类等特点广泛运用于现代的档案管理方面。目前，我国很多图书馆的档案管理一般采取“双轨制”，即机构文件在进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，然后管理人员在对两种版本进行分类整理，形成档案的双套归档。我馆目前现行的电子归档办法就是“双规制”，并且归档时会在纸质档案的卷内目录备注项中注明相应的电子文件的存址，便于查找。

　　（三）档案备份情况。归档备份能有效的避免文件、纪录、照片等大量信息因为计算机原因而丢失，目前档案除保存在档案员进行日常档案管理的电脑上和相应的电子存储设备上，同时将档案内容定期刻录成光盘作为光盘档案进行保存，以确保档案资料保存万无一失。

　　二、档案管理存在的不足

　　虽然我馆正在不断的建设现代档案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在着不足，需要我们认真对待。

　　（一）档案管理工作的评价体系不完善。档案管理工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要。档案管理工作的评价体系是衡量档案管理人员在档案归档，收集，反馈等工作质量的一个标准，它既可以调动管理人员的工作积极性，又是科学合理管理模式的重要组成部分，档案管理工作的评价体系建设应该结合电子档案和纸质档案两个方面来进行考虑，并补充一定的奖励机制。不过在这些方面我馆工作还不够完善。

　　（二）图书馆档案数字化建设。虽然目前我馆实现了档案目录的计算机著录及部分纸质档案电子稿的归档保存，但是在数字化扩张上还有所不足，比如没有很好的将一些有特色可开放、保管期限较长的档案公开化，数字化管理不仅仅在于保存，还在于其数字化传播的运用。

　　三、档案管理中问题的解决

　　现代社会已经被数字化和信息化所覆盖，在现代档案管理工作中，数字化档案管理显的尤为重要，这不仅仅在于可以提高工作效率，还在于其对工作的衍生帮助上。我馆已经有了相对健全的管理模式和管理程序，工作人员对自己工作的范围和目标也就有了一定的了解，加大数字化档案管理的建设，以此来解决工作中存在的不足是相当有意义的。

　　（一）形成系统的工作评价体系。数字化档案管理会通过网络或者计算机的工作都会非常直观的表现出来，比如对于一份档案有没有归档、备份，有没有进行合理的筛选，这些都会直接呈现出来。可以说现代员工通过对数字化和现代化的知识培训，大多数人对于数字化档案管理的基本工作都有了一定的了解，问题在于如何保持员工的工作积极性。

　　专人有专事，专事有专责，当员工依靠数字化设备对自己负责的信息进行了整理和归档之后会形成一个有效的数据，上级负责人可根据全体员工的实际工作情况设立“优、良、差”的工作分级标准，参考依据可以分为对工作质量的参考，比如对于纸质档案可以从档案是否及时收档、装订是否整齐、分类是否明确、每卷有目录是否完整、立卷是否准确、档案是否全面等，对于数字档案除了上述要求外还可以综合考虑对电子档案业务掌握程度的考核、对出现机器规章时应变能力的考核等等，当然这些考核依据都有从实际出发，充分考虑到每一个员工的基本情况，比如一些年龄大的员工对数字设备学习慢，接受能力差等等，从具体环境中出发，设立一定的奖励措施依靠数字化带来的便利，提高员工工作的积极性和创新性，应变能力，杜绝消极怠工现象的出现，扭转社会对于图书馆档案管理工作的错误认知。

　　（二）图书馆业务档案细节管理。细节注定成败，图书馆业务档案管理应注意以下几点：（1）对于纸质业务档案管理，应统一档案用纸与书写要求和规范，及时修复破损档案，编制有个性和统一的读者活动资料填写格式。（2）对图书馆档案内容，进行规范化的检索标识，对一些常规性的文档应规定统一的标题或著录统一的检索关键词，（3）对业务统计资料的统计项目加以形式和内涵上的界定（4）案卷编排要明确归档时间，同一年度内再按业务部门或问题排列，一般合同、协议按签订年归档，不同年度的业务活动统一归入办结年。

　　（三）数字化档案管理发展的原则。对于数字化档案管理工作首先要对档案信息有着鉴选能力，对具有较高利用价值的档

　　案，对形成时间早、破损严重的档案，对图书馆自身形成的档案要有限选择。其次在数字化档案管理系统构建中，要有专门的小组研究制定档案数字化的近期和远期目标，并进行监督实施。然后是制定科学的、严谨的、符合实际需要的管理规章制度，特别是电子文档的安全管理制度。最后是构建具有平滑升级能力、高可靠性、良好性能的信息技术支撑系统，实现档案信息资源共享。

　　四、结束语

　　总而言之，图书馆档案管理工作与图书馆各项业务管理活动紧密相连、相互作用、相互影响，是图书馆内部管理的基石。不断的探索新型的图书馆档案管理模式，激发员工的积极性，加大数字化管理的投入力度，保证图书馆的“历史”延续下去，为现在、将来的工作奠定基础。

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