浅谈教学档案管理工作中的“热点”问题

　　教学档案是指在教学管理过程、教学研究、教学管理等其他各项教学活动中形成的具有保存价值的文字、光盘等各种不同载体的原始文件材料。[1]教学档案管理工作就是对教学档案进行管理，并提供利用服务和各项业务工作的总称。教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要原始记录，也是学校开展教学评估的基础和依据。因此，科学、高效和规范的教学档案管理工作对院校的教学有着十分重要的意义。

　　一、教学档案的价值作用

　　教学档案具有多元化的功能，它在更新教学理念，完善课改评价机制等方面起着十分重要的作用。[2]

　　（1）在教师转型中的推动作用。教学档案是教育科研工作的重要组成部分，是教师通过积累，反思教学、提出问题、改进教学形成的信息资料库。教学档案不仅具有明显的积累教材、反馈信息的作用，而且在教师转型中具有较强的推动作用。当学校将教学档案工作纳入课改目标管理之后，建立教学档案便在学校工作中取得“合法”地位。

　　（2）在课改管理中的调控作用。教学档案建立之后，教师就可依据教学档案中的原始记载与有关数据对前段课改情况进行反思，从教育理念、课程标准、教学形式、教学效果等方面进行对照检查，依据课程标准对反馈的信息与存在的问题进行诊断。从而及时准确地掌握全部的教学过程，果断地调整“教”与“学”。

　　（3）在课改评价中的参考作用。传统课堂教学往往只重视知识的结论，忽略知识的来龙去脉。评价时除了跟踪听课外，教师的教学档案最能体现其教学过程的真实状况，因为它既体现了教师教育科研能力和教育理念的变化，又展现了教师的隐性工作效能。教师本人建立教学档案的过程正是为“形成性评价”提供客观、真实依据的过程。因此，教学档案在课改评价中的作用就不言而喻了。

　　二、院校教学档案管理中出现的普遍问题

　　目前，各类院校根据实际情况都建立有自己的教学档案管理体系，制定了相关的教学档案管理制度，使其管理工作不断发展、完善。但同时也普遍存在一些“热点”问题。

　　（1）教学档案管理意识不强。院校的许多部门普遍存在一种错误观念，认为档案收集、管理是档案部门的事，档案材料的收集、整理与己无关，不愿意配合档案人员或档案部门做好档案收集工作。单实际工作中，教学文件材料的形成者往往会因认为某些材料“不重要”而任意处置。因此，许多高校都普遍存在“重教学管理、轻档案建设”的片面思想，从而对原始教学材料的归档管理不重视。

　　（2）教学档案工作不够规范。教学活动是高校工作的重点和核心，在部门规划和工作制度中，很少提及档案工作，导致教学档案的分类、整理处于混乱局面。尽管许多院校制定了比较系统的教学档案管理制度，但在教学档案管理规范化、科学化方面还存在较大差距。

　　（3）教学档案工作人力资源缺乏。大部分院校教学单位没有科班出身的档案管理工作者，几乎都是兼职人员，未接受过档案专业知识的培训，而兼职档案管理工作者的本职工作任务较重，对教学档案工作有时无暇顾及。加之其职称、待遇也不能得到很好的解决等诸多因素，大大挫伤了档案基层工作者的积极性，从而出现了人员更换频繁，业务始终不能够熟练的状况。

　　三、加强教学档案管理工作的几点思考

　　针对这些问题，应从树立正确的观念入手，完善各项规章制度，建立科学的教学档案管理体系，采取有效管理措施。

　　（1）强化对教学档案管理工作的认识。要大力宣传相关制度学习，增强档案工作者和广大师生的档案意识。教学档案资料的合理开发与利用是一个循序渐进的过程。需要学校上下全体人员的共同支持和配合。首先，要得到学校领导的重视，将教学档案工作真正纳入到学校日常工作中去。其次，教学管理人员是整个教学过程的实施者，大量的教学活动工作都是由他们完成，应有意识地将相关资料及时整理归档。教学档案来源较广，如果学校上下全体人员都有强烈的档案意识，自觉地、主动、完整地将各自积攒的教学资料定期送交档案员妥善存档，将为管好、用好教学档案打下良好基础。

　　（2）规范和完善教学档案管理制度。根据教育部的有关法规，结合本校、系部的教学和科研实际情况，制定并完善教学档案管理工作的各项规章制度，做到在实际工作中有法可依、有章可循，客观准确、完整连续。首先要遵循科学的管理原则，建立完整的教学档案管理体制。完善制度与明确职责相结合，使教学档案工作步入制度化轨道，形成良好的运行机制。也就是确实做到“四纳入”、“四同步”。[3]即：纳入高校的总体发展规划；纳入教学工作规划；纳入教学管理制度；纳入相关人员的职责范围。下达教学任务与教学文件材料的归档同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累同步；评审、鉴定教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业考核成绩、分配、教师考核晋升等结论性档案信息与档案部门出具档案证明同步。其次，强化教学档案工作的时效性。依据教学规律，将反映教学状态、学籍管理等多方面的材料准确、及时、全面地收集管理。

　　（3）实现教学档案信息化管理。实现教学档案工作现代化是院校教学档案发展的必然趋势。档案管理工作的基本任务就是把档案组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用提供方便，从而更好地服务于教学工作。传统的纸质档案的管理方式已经越来越不适应信息化条件下院校的发展需要。可以把教学档案信息从纸质档案转化成数字化档案信息，通过利用档案网页、校园网以及相关网络，丰富信息量，真正实现教学工作的信息资源共享，方便教学服务，以最大限度地满足利用者对教学档案信息资源的各种需求，提高教学档案管理和利用的效益和质量。

　　（4）加强教学档案管理工作队伍建设。教学档案管理人员的队伍建设直接关系到教学档案工作质量的高低。面对当前档案管理人员兼职多、人员变更快、队伍薄弱的现状。首先，要重视教学档案管理者的岗位，提高教学档案管理人员的政治素养，如提高奖惩机制提高工作积极性，经常组织档案管理人员学习职业道德修养，牢固树立教学档案必须为教学工作和教学评估工作服务的指导思想。其次，要切实加强对学院档案专（兼）职人员的业务培训，提高管理人员对教学档案文件材料的各项业务的水平。教学档案基层管理人员的培养对加强教学档案管理工作有着直接的关系。

　　我国高等教育事业的发展和教学改革日益深化，正确树立起教学档案管理意识，修订完善的管理制度，不断提高教学档案管理人员职业素养，积极运用科学的工作方法及现代计算机网络信息技术，势必为做好教学档案管理工作起到事半功倍作用，从而大大提高教学档案的利用价值，加快推进教育现代化建设发展的进程。

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