浅谈如何做好施工企业档案管理工作

　　中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-00-01

　　各企业单位在工作中形成的各种具有保存价值的声音、图像、文字等不同形式的历史资料称为企业档案[1]。管理性、专业性、服务性、机要性是企业档案工作的四个性质。全球经济社会的发展离不开企业，企业在生产经营过程当中，离不开技术和生产资料的支持。在市场经济条件下，大多施工工程采取招标的形式转让施工权于施工单位进行施工建设，而招标过程当中形成的各种文字、视频等资料在后续的施工工程当中具有一定的指导意义，促使我们随时检查施工中的不足，以便进行设备与技术的及时更新，促进企业不断的发展。企业在宣传与招聘过程当中，档案似乎极为重要。大力开发各类档案信息资源，进行科学化、现代化的管理，多形式的向企业与社会提供利用，发挥其应有的企业经济效益和社会效益[2]。

　　一、新时期企业档案管理工作面临的新问题、新挑战

　　经济飞速发展的今天，各类档案信息资料形式多用、复杂，如何选择有益于企业和社会发展的档案信息进行归类、整理、存储对公司的发展至关重要。传统的档案管理模式来管理今天大量的档案信息已经显得不那么实用，如今信息化时代，我国正处于以信息化促进工业化发展的现代化建设进程当中[3]。对于档案管理工作，如何利用现在先进的信息化技术进行科学的管理各类档案资料成为一重大挑战。对于档案管理人员，必须从传统的档案管理模式中走出来，进入现代化档案信息管理工作当中，采用先进的技术进行全方位、多层次、多功能的进行档案管理。计算机的使用，已进入每一个大大小小的企业当中，并被档案管理人员应用于各种视频、图像、文字档案的管理。当今档案管理存在的问题要有：（1）企业对档案管理工不够重视。由于很多人对档案管理工作与企业发展之间的认识不够深，在档案管理中缺乏应有的重视，相对来说企业投入的人力、财力不够而阻碍了管理工作的前进；（2）服务水平与信息化管理水平差距大。随着全球信息技术的不断发展，国外电子档案将在未来逐步取代传统纸质档案，成为档案发展的一大趋势。而我国多数电子档案的发展处于起步阶段，加上我国目前即掌握档案管理相关基础理论知识又掌握现代化信息技术的人才不多；（3）施工技术资料不完整且对其归档不仔细。国家投资建设的项目增多，施工企业的建设项目增多，任务繁重而轻视了对档案资料的收集与整理。部分企业将工作重点放在了最求利益的最大化，而未能对各类资料进行记录与存档。

　　二、加强施工企业档案管理工作的措施

　　1.对档案相关法律进行学习与宣传

　　对《档案法》进行认真的学习和宣传，以提高全部员工对档案的意识入手。要做到在思想上提高企业每位同志对档案的重视程度，不仅需要档案部门投入大量的精力认真仔细的工作，其余部门领导真正意识到档案工作的重要性。在进行相关政策法规学习过程中，可举例说明档案在公司发展过程中所起的重要作用。

　　2.规范档案管理制度

　　要促进档案管理工作的进行，就必须规范档案管理制度，对档案进行及时分类并移交有关部门进行档案保管。列出档案管理期限，档案所属类型等，便于今后档案的查询与使用。

　　3.配备必要管理人员和管理设备

　　为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能保证档案资料安全的库房和设备[4]。档案保存室内应有防盗、防火等等设备与技术。配备管理人员时，需对其进行培训并参加工程例会、工程质量监督检查验收工作，让档案人员了解施工动态，收集并整理此过程中具有价值的档案资料，保证档案工作顺利的进行。信息化管理在档案管理工作中尤为重要，借助电脑灯信息技术，对电子类档案或文字资料进行归档整理，便于档案的查阅，及时引进国内外先进的档案管理技术。

　　4.加强档案的保密管理

　　在档案编撰、整理过程中，档案保密工作是反应档案管理成功与否的重要评判依据。在计划经济时代，我们所有的技术资料全国共享，以期实现共发展的目的[5]。档案的保密性不仅牵涉到国家层面上的保密，更多的是企业内的保密，特别一些核心技术、专业技术的保密工作。

　　随着科学技术的发展，施工企业对档案信息的需求量必然增多，从而促进企业对档案管理工作的重视。档案管理工作必须牢牢结合施工企业工程施工实际情况向结合，与时俱进，开拓档案管理服务功能，使档案具有可靠性与可共享性，使档案信息为全人类谋福。

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