信息化环境下的工程档案管理新模式分析

　　随着建设项目管理信息化水平的提高，建设项目中计算机技术以及网络技术的应用得到了普及。通过信息化的管理手段的利用，实现了档案信息管理系统与管理系统实现完美融合，不仅可以针对项目建设的全过程情况进行有效掌握，实施环境动态监控，同时还能够对项目资料文件进行及时、准确、完整、系统地归档。

　　一、工程案例

　　吴江市某建设项目竣工环境保护验收监测工作开展时间较早，在上个世纪九十年代已经起步。随着国家颁布的《建设项目环境保护管理条例》以及《关于建设项目环境保护设施竣工验收监测管理有关问题的通知》等相关法律法规以及技术规定的出台，经过了数十年的努力，建设项目监测工作也不断完善，尤其是其中的档案管理，采取了各种信息化的手段，形成了鲜明的特色。

　　二、建设项目档案管理的特点

　　第一，成套性。对于项目档案这一个重要特点，主要是通过项目的开展初期到项目实施的整个过程的所有档案进行归档，其中包含了项目的立项、项目审核、项目工程招标、项目现场勘测以及项目的实施等全方位的文字、图片以及影像等档案。在建设项目活动中，成套性又包括了总体成套性、工作程序成套性以及单位工程成套性和立档单位的成套性。成套性也是项目档案最突出的特点。

　　第二，原始性。在项目建设过程中，项目档案成为了其建建设过程的衍生产物，同时也成为了在进行项目建设时所构的首要资料。因此，这些项目档案都是具有一定的记录性和真实性，更具有不可再生性等特点。在进行项目建设时，不针对项目档资料的整理和收集，那么会让这些资料的不完整性或者甚至形成无资料可查的情况。比如环境污染监测报告等。即便在事后进行了弥补，但是其真实性以及可靠性将会大大降低，无法达到原始材料令人信服的效果。

　　第三，专业性。建设项目的实施需要根据一个总的计划，这个总计划是需要通过许多单项工程的开展来实现的，它是整个项目所涵盖的不同的领域的文件记载，对不同管理活动的内容进行记录。

　　第四，多样性。一个建设项目各个环节中所涉及的专业以及领域产生的文件内容是存在差异的。因为参加建设的单位具有多元化的特点，所以档案也具备了主体多元化的特点。而从建设项目档案载体上看，也体现出多样性的特点，既包括了光盘、软盘，同时还包括了录音录像、纸质以及照片等。

　　第五，动态性。建设项目从最初的设计到最终的验收都处于活动的状态下，正是由于这种动态性的特点决定了对建设项目的环境监测也必须是实时的、动态的。

　　三、信息化环境下建设项目档案管理实施措施

　　1.建设项目档案管理信息化。第一，档案信息的数字化，即使用数据库技术以及高速扫描技术等将声像文件、纸质文件等传统文件以及电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。第二，档案网站建设。 档案信息网站依托公共信息服务网站而存在，它以主页方式对档案以及有关档案的服务进行宣传。档案管理信息化建设中，档案信息网站的建设是非常关键的步骤，项目建设全过程中的环境污染信息都可以通过这种方法进行展示。第三，数字化档案构建。数字化档案其技术手段是通过计算机网络来进行远程获取所需档案信息的方式，这个形式的档案构建，更多的是为用户提供数字化的档案的使用，同时也体现出档案资源利用的便捷。

　　2.建设项目档案管理信息化的措施。首先，要实现档案管理的数字化，主要方法是全文储存档案，要实现这数字化形式的管理，需要针对档案信息中的文字内容以有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口分类，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。档案的数字化主要包括了将纸质档案转化为数字档案，传统的档案材料都使用纸质材料作为载体，这就需要将纸质材料进行数字化转换，其中可以进行扫描仪输入。还包括了对图像进行压缩以及管理，通过压缩图像文件，可以接上大量的存储空间。而管理图像文件主要是对图像文件压缩后重命名，存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过直接按照文件名查找。数字化的档案如果仅仅散存于光盘或者硬盘之中，利用效果会较差，所以必须进行有效管理，这样才能确保使用时可以快速找到，通常的做法是利用软件进行辅助管理。有些档案是需要永久储存的，如果计算机系统发生损坏，就会造成原有数据以及档案损失，此时对光盘进行刻录，就能够妥善处理这一问题。其次，档案管理的网络化。与人工管理相比，计算机管理有着非常大的优势，但是如果仅进行单机作业，那么计算机的作用也无法完全发挥。为了发挥档案信息的优势，为项目建设中的环境监测等提供重要的帮助，可以通过网络化档案信息管理来进行体现。依据管理手段，档案管理网络化又包括了因特网以及局域网两种方式。对于保密性要求较强的内部系统，应当正确使用内部网络，利用内部网络来针对内部档案信息进行共享，从很大程度上提高了档案信息管理的工作效率。如果利用互联网的方式来进行档案信息管理，需要增强档案信息的安全性，例如：设置相应的查询密码，同时还可以设置查询权限，可以按照级别等级查询相应的档案信息。

　　四、信息化环境下建设项目档案管理相关问题分析

　　1.依据不同需求选择档案管理软件。目前，档案管理的软件种类较多，质量层次不齐，而且各有各的特点，在选择档案管理软件时，必须注意一些问题，笔者总结出了四点注意事项。首先，利用软件进行管理，目的不仅是为了进行档案信息管理的便捷性，更多的是需要能及时针对管理平台进行及时的维护与升级。同时，档案信息内容具有一定的保密性，在进行软件选择时，需要考虑软件的安全性与保密性，甚至需要具有一定的监控功能。这样增强了档案信息管理的权限查询，也可以对所有的用户进行实时监控。第三是高效性原则。软件管理系统必须具备较快的反映速度，满足查询以及操作的需求。第四，软件必须规范，应当符合国家以及环保等行业的相关规范和标准，软件应当通过国家的认定。另外，还要注意经济性原则，即确保档案管理工作的投资与回报成正比。

　　2.重视对档案管理工作人员的素质提升。在培养人才时，必须为人才创造出一个良好的学习及工作环境，通过设定一定的制度来增强内部竞争，提高员工的工作积极性。在创设良好的环境时，第一步要对实际情况进行调研，然后根据实际情况进行针对性的培训。第二步要制定详细的培训计划，必须充分结合工作人员的学历层次，这样才能达到培训的最佳效果。另外，还应当为相关专业工作者以及档案管理工作者提供交流和进修的机会，更重要的是要提升他们对知识的应用能力。最后，要将相关责任明确下来，制定规范的管理制度。在当前的条件下，应当对档案管理业务以及技术深度完善，对电子档案做好安全防护措施，确保档案信息的完整性以及保密性。

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