浅谈医院人事档案的利用与保密

　　随着科技的迅速发展，医院人事档案获得了新的发展，但是在保密方面也面临着一些问题。人事档案有着巨大的社会价值，对医疗教研工作有着重要作用，是每个医院必备的一项内容。人事档案的利用是一项重要工作，但是在利用过程中，医护工作人员的资料和一些涉及隐私的内容是不能被公开的，因此，做好档案的保密工作就成为重点。通常来说，医院人事档案的保密与医院的顺利发展有着紧密联系，档案管理人员要加强对档案利用和保密的重视程度。

　　一、合理利用医院人事档案

　　医院人事档案是医院开展科研、医疗等活动的依据，对管理者的决策有着重要影响。进行档案管理的主要目的就是为医院工作的顺利开展提供有效的人事档案信息，医院中负责人事档案管理的部门和工作人员要从医院的实际发展情况出发，遵守国家和有关部门的相关规定，在对人事档案进行利用之前要做好档案审查工作，并且按照档案密级程度的不同进行管理和利用。要在通过相关部门领导的审查和批准之后才能够利用，借阅人事档案时要经过领导签字。如果需要查阅涉密档案，那么在利用过程中，要加强监督和管理力度，档案管理者对查阅和利用后的人事档案要进行严格审查，一旦发现问题要采取合理措施进行处理，如果存在损坏的情况，要向相关部门进行汇报，避免对医院的正常工作造成影响。

　　如果人事档案的密级较高，要加强对原始档案的管理力度，提高管理的有序性，确保医院人事档案信息的安全性和有效性，并且做好纸质文件的归档和电子档案的上传工作，对于重要人事档案信息要进行备份，避免因遗失产生的问题和损失。要想医院重要的人事档案保存在专门的库房中，并且加强对库房的保护，设置专门人员进行管理，保证人事档案的安全性。

　　二、加强对医院人事档案的保密管理

　　在对医院人事档案进行利用时，要做好保密工作，负责人事档案管理的工作人员要严格遵守与档案管理、档案保密等相关的法律法规，并且进行深入研究和落实。如果需要借阅，要将借阅时间、借阅用途、借阅档案、借阅人等进行详细记录，并且进一步完善人事档案管理和保密制度，提高档案保密工作的质量。医院的人事档案部门在对档案进行接收时，要按照档案的密级进行分类，对于密级较高、比较重要的档案要进行特别划分，并且进行标记，让档案管理人员明确档案的重要性。对于机密的人事档案不能随意转借和传阅，在利用过程中要遵守相关的保密规定。

　　负责医院人事档案管理工作的人员要加强对档案的保密，档案利用者要加强对相关法律法规和管理制度的学习。档案管理者在医院人事档案的管理过程中起着关键作用，档案管理人员的素质与人事档案保密工作的有着紧密联系。因此，医院要加强对档案管理人员的培养，提高他们在管理方面的素质和综合能力，增强他们的责任心。

　　三、做好医院人事档案利用和保密工作的具体策略

　　1.转变利用观念，提高利用质量

　　进行医院人事档案记录的主要目的是为医院的工作提供依据，因此，要提高人事档案利用工作的有效性，为医院各项工作的顺利进行提供保障。档案管理者要在遵守相关法律法规的基础上，对能够进行开放的档案进行公开，为各个职能科室和医疗部门提供有效资源。还要采取保密和开放相结合的方法，将医院人事档案的作用充分发挥出来。档案管理人员要转变陈旧的管理观念，提高医院人事档案的利用率，让医院管理者能够通过档案对医护人员的情况有充分的了解，避免造成档案浪费的情况。如果档案不能得到合理运用，那么会给医院带来较大损失，人事档案也就失去了存在的意义，档案管理人员就没有了工作价值。如果遇到鉴定不明的档案，要向上级的档案部门提出申请，让他们帮忙鉴定，从而提高医院人事档案的利用效率。

　　另外，要将医院人事档案的利用和保密工作结合起来，处理好两者的关系，不仅要做好防范工作，还要保证医院工作的顺利进行，不仅要做好保密工作，还要增强渠道的交流和公开。在日常工作的过程中，档案管理人员容易受到陈旧观念的影响，对保密工作更加重视，却忽视了对档案的利用，因此，出现了人事档案无法被合理运用、档案记录成为形式主义等情况。医院管理者无法对工作人员的具体状况进行了解，档案管理者也无法体现出管理价值，阻碍了医院工作的顺利开展。

　　2.重视对保密法和档案管理法的宣传

　　要对医院人事档案的利用者和管理者进行相关法律法规的教育和宣传，让他们认识到档案利用和保密工作的重要性，了解医院人事档案管理的工作内容和保密条款的具体要求，增强他们的法律意识和保密意识。档案管理人员要严格遵守法律法规，在维护集体利益的基础上，合理利用医院人事档案，并且保证档案的准确性和安全性。

　　3.避免计算机网络途径造成的泄密

　　随着科学技术的迅速发展，计算机网络技术被广泛应用于医院人事档案的管理当中，计算机化的档案管理方式得到了各个医院的欢迎。数字化的管理方式能够提高档案的利用效率，但是由于计算机网络的风险性，在人事档案的利用过程中容易产生泄密的情况。有些档案管理人员缺乏保密意识，经常用存有涉密信息的电脑上网，或者让其他人员随意使用，很容易造成人事档案的泄密。因此，医院的档案管理部门要提高人事档案保密意识，对涉密计算机要进行严格检查和管理，落实各项与档案保密相关的规范，档案管理人员要认识到自己的职责，在管理的各个环节都要提高警惕，避免档案泄密情况的发生。

　　4.提高医院档案管理人员的综合素质

　　档案管理人员的主要职责就是保证医院档案的完整性和安全性，档案管理工作的主要目的和基本任务就是对档案进行安全利用，尽量避免人事档案出现错误和损坏的情况。因此，要加强对医院档案管理人员的培训，培养他们的责任心和法律意识，让他们具备档案管理方面的专业知识，增强工作责任感，良好的完成档案管理和保密工作，保证医院人事档案的安全性。

　　5.建立和完善人事档案监督机制

　　在医院人事档案的利用过程中，要加强对档案的监督工作，一旦发现档案在利用过程中存在泄密现象，要及时采取相应措施进行处理，在保证利用有效性的基础上，保证人事档案的安全性。在进行监督时，可以采用监视器的方式，时刻观察档案的利用情况。档案管理者要加强与人事档案利用者的交流和沟通，了解他们利用档案的目的，事后要做好登记工作，并对利用后的档案进行检查。如果发现问题要及时进行处理。如果档案利用者存在违法行为，要及时向医院的相关部门进行报告，减小档案泄露造成的损失。

　　四、结语

　　医院人事档案记录着工作人员的重要信息，是进行人员管理的重要依据。在对人事档案进行利用的同时，也要做好档案的保密工作，医院的管理部门要分析档案利用和保密过程中存在的问题，采取合理措施进行改善，提高人事档案的利用效率，保证档案的安全性，为医院工作提供准确可靠的依据。

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