信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

　　一、高校学生档案管理存在的问题

　　1.档案管理意识比较淡薄。随着高校招生规模扩大，学生人数增多，学生档案也随之增多。即便如此，许多高校对学生档案管理工作还不是很重视，有的领导和老师没有充分认识到学生档案工作的重要性和必要性，有的甚至认为这项工作无关紧要，应付一下就可以了。受这种思想认识的影响，许多高校没有建立专门的学生档案管理机构，缺少足够的管理工作人员，导致学生档案管理工作基础不牢。由于高校工作支持力度不大、投入不够多，学生档案工作需要进一步加强和改进的地方还不少。另一方面，由于学校对学生档案工作的宣传较少，学生对档案知识了解甚少，没有充分认识到档案对个人发展的重要性，有的学生在填写个人档案资料时不认真，所填的信息不全面、不规范，有的学生甚至对个人档案的去向不知情。学生本人对个人档案的不重视、不关心，对档案管理工作不够配合，在一定程度上影响了学生档案管理工作。

　　2.学生档案管理不规范。一是归口管理不明确。虽然许多高校设立了档案馆，但并没有把在校学生的档案划归档案馆管理。对于学生档案管理工作，各高校并没有统一的运行管理模式，有的高校由学生处负责，有的高校由招生就业处负责。由于没有明确的专门管理机构，职责划分不明确，学生档案管理相对比较分散。二是管理方式比较粗放。目前，有相当多的高校采取把新生入学档案直接划转到各二级院系分散管理的方式，待到学生毕业时再由学生处等有关部门统一转递。学生档案的整理工作，基本是由学生管理者（如辅导员、班主任）等完成的，他们仅经过简单的培训，档案专业技能不高，再加上档案整理的时间短、工作量大，档案整理工作质量大打折扣，有的甚至出现学生档案“缺、漏、错”等现象。三是管理机制不健全。许多高校没有建立完善的学生档案实时归档机制，基本是临近毕业突击整理的。归档内容也比较单一，主要包括高中阶段材料、招生录取材料、学习成绩卡、入党（团）相关材料、在校期间奖惩材料、毕业生基本情况表、毕业生登记表等，而反映大学生成长、体现学生综合素质的相关材料并没有装入学生档案。

　　3.学生档案管理信息化水平不高。随着现代信息技术的新发展，计算机和互联网已在高校普及，这为档案信息化管理奠定了良好的基础，但是许多高校学生档案管理的网络化和信息化水平还比较低，突出表现为：学生档案大多是纸质文档，学生档案的收集、整理、存储、转递等工作基本是手工操作，工作强度大、效率低下。学生档案内容包括学生的学习成绩、思想政治、道德品格、科研能力、平时表现等方方面面的信息，涉及学校学生处、教务处、团委、各学院等部门和单位。因高校学生档案管理相对分散，再加之学生档案数据库建设滞后，使得信息得不到及时交流和充分共享，影响了学生档案管理的网络化和信息化。此外，大多数高校的档案管理工作主要是由辅导员、班主任等人兼职负责，他们毕业于各类专业，计算机技术水平参差不齐，直接影响了学生档案管理的信息化水平。

　　二、信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

　　1.提高档案信息化意识，改善学生档案工作条件。高校学生档案管理者和工作者要高度重视，充分认识做好学生档案管理工作的重要意义，切实增强工作责任感和使命感。要进一步增强信息化意识，不断适应信息化背景下的学生档案管理工作，努力提高学生档案的管理水平和服务水平。另一方面，要针对学生档案意识薄弱这一问题，从大一新生就开始抓好档案宣传教育工作，将其融入到大学生的日常教育管理工作中，努力提高学生的档案意识和信息化意识。高校要加大投入，建设专门的学生档案保管场所，购置计算机、扫描仪等设备，加强学生档案的规范管理，为推进学生档案管理的信息化提供有力保障。已设立档案馆的高校，应充分发挥档案馆的专业优势和指导作用，协助做好学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、科学化。

　　2.建设标准统一的档案信息管理系统，推进学生档案管理信息化。要实现学生档案的信息化管理，就要建立标准统一、管理规范的学生档案信息管理系统。高校应在校园网络的基础上，充分发挥高校现有的计算机设备、网络应用技术和软件开发人才等方面的优势，开发和完善学生档案信息管理系统。系统开发应用过程中，在学生档案归档内容、数据采集、信息安全维护等方面都要统一标准，使档案信息管理系统具有可操作性，又要保证数据的准确性和有效性，为实现学生档案信息化管理奠定坚实的基础。要积极推进学生档案信息管理系统与教学、学生工作等部门的信息系统联网对接，将分散于各个部门、各个单位的学生信息及时汇总、上传到该信息管理系统，实现信息资源共享，以便系统自动生成学生个体的档案信息。这样就可以较好地把学生档案的分散管理和集中管理有机结合起来，既保证了学生档案信息的及时归档，又克服了纸质档案材料收集整理过程中“缺、漏、错”等问题，提高了档案管理工作质量和工作效率。此外，要严格管理制度和操作规程，加强学生档案信息管理系统防火墙建设，强化信息安全管理，防止学生档案信息外泄。

　　3.建立完善有效的工作机制，推进学生档案管理规范化。学生档案管理的信息化是一项繁重的工作任务，要建立健全工作机制，提供制度保障，以规范化的管理促进管理的信息化。要建立完善归档制度，根据教育部有关精神和要求，进一步明确学生档案的归档内容，统一标准，规范操作，及时收集和整理学生相关档案材料，及时进行数字化、信息化处理，为促进学生档案管理的信息化工作打下坚实基础。建立完善工作协调机制，成立学生档案管理工作领导小组，明确学生档案的管理机构，加强组织领导，针对高校内部学生档案管理不协调、不规范的问题，进一步理顺学生档案管理机构与相关部门、各二级院系之间的关系，加强统筹协调，强化分工协作，形成学生档案管理信息化的工作合力。建立完善学生档案查阅制度，授予学生本人一定的权限，允许学生本人登录档案信息管理系统查询个人档案信息以及档案的去向等，进一步增强学生档案意识。完善人事管理制度，实行绩效管理，加强考勤考核，激发档案工作队伍活力。特别要把学生档案兼职管理人员纳入考核范围，强化组织管理，在工资待遇、评优评先等方面给予优先考虑，进一步提高他们工作的积极性。

　　4.加强档案管理队伍建设，为学生档案信息化管理提供保障。建设一支适应学生档案信息化管理的队伍，是提高学生档案管理水平的重要前提。要招聘部分档案学专业和计算机专业毕业生，配备学生档案专职管理人员，提高学生档案管理专业化水平。加强对兼职档案员的培训，特别要加强档案知识、档案专业技能和计算机技术等方面的培训，切实提高档案管理工作水平。兼职档案员要合理安排自己的工作时间，保证有足够的精力投入到学生档案管理工作中来。要加强团结协作，发挥高校档案馆工作人员和现有档案专业人员的作用，充分调动他们工作的积极性和主动性，引导和鼓励他们积极参与，共同做好学生档案管理工作。充分发挥学生党员、学生干部的作用，定期加强对学生档案管理人员的网络技术和计算机技术培训，进一步提高学生档案管理的信息化水平。

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