高职院校档案管理工作探析

　　档案工作是高校提高办学水平、加强师资队伍和干部队伍建设、保障档案资源在日常校务活动中充分发挥作用的基础性工作。最近中央和国务院提出了《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，高校教改不断推进，人事制度改革不断深化，档案管理工作必须努力加强自身建设，适应改革新形势，提高管理服务水平。本文就高职院校目前档案管理的现状和存在的问题以及如何推进科学化管理进行阐述。

　　1.档案管理工作的问题

　　1.1重视度不高，思想上存在误区，建设力度不够

　　长期以来，一些院校特别是一些地方职业院校，在观念上对档案管理工作存在一些认识误区。许多高职院校大多是合并组建而来，学科不同、层次也不同。由于有些学校对档案工作没有自主管理权，档案管理工作也就没有受到重视，更没有摆到应有的位置。由于学校发展的需要，师资队伍扩大化，使得档案管理工作任务也加重；而目前档案管理工作已经从被动管理转向主动管理，但是部分院校因为重视度欠缺，无论是硬件建设还是软件建设投入都不足。既没有专用于档案管理的合格达标库房，也没有增设单独的专职人员编制，仅由相关的人事、组织部门或者是学院办公室人员兼职进行管理，而这些兼职人员还要忙于应付日常的事务性工作，这对于档案管理工作的稳定持续地开展是非常不利的。一方面，这种管理模式无法加强对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的提高，对高校档案管理工作的理论探讨也难以深入，从而限制了档案管理工作的改革与发展。另一方面，有些高职院校对档案工作人员缺乏足够的重视和关心，对其工作方法简单生硬，也不利于档案管理人员工作积极性的发挥。

　　1.2管理制度欠规范，档案质量不高，技术手段落后

　　有些高职院校前后的隶属关系发生改变，加上办学规模大小不一，档案管理方式也不同等历史原因，使得各高职院校档案管理制度规范性不高、档案质量也参差不齐、档案管理手段简单不科学等诸多问题。诸如档案材料收集不齐，重大事件、重要事项材料遗漏缺失；档案内容空洞失真，这方面人事档案尤为突出，特性特点材料缺少，公式化、简单化、原则化的内容多，抽掉名字，放到谁的身上都合适；归档材料规格不统一；收集过程中纸张大小也没有统一；档案材料整理不规范，有些甚至没有进行科学分类和装订。日常管理中技术手段滞后，手工检索，人工管理，工作量大、效率低下、准确性差，“保管型”的档案方式仍占据主要地位，没有很好地利用现代化的管理技术和手段，在一定程度上制约着高校档案管理工作的进一步发展，使档案工作和服务处于被动状态。

　　1.3档案信息利用率不高，服务功能有待加强

　　目前，档案信息管理大多还处于被动服务和封闭或半封闭状态局面。有些院校在档案管理工作上对可以开发的信息内容，没有进行主动合理的开发利用，如人事档案信息资源的开发利用度局限，大多只限于发展党员和干部考察等方面，而在人才选拔、师资培养和年度考核等方面未真正发挥应有的作用。由于体制的原因，各院系档案管理相互间比较封闭，缺少借鉴和交流，彼此间的信息内容不一致，管理网络化、信息化的功效没有充分体现。

　　2.档案管理工作对策

　　2.1加强重视和档案管理人员素质建设

　　档案工作涵盖范围广，涉及部门众多，包括行政、组织机关、各大院系、教辅、科研等方面的资料文件，可反映单位的历史演革和现状水平，内容极为丰富，这就决定了档案工作是一项繁复庞杂的事务性工作。对于学校领导尤其是主管领导，应充分重视档案管理工作。一方面，在机构设置和人员编制上应给予充分的保证，积极适当倾斜并落实档案经费，增添必要的硬件设施，满足档案室的“八防”配套要求；另一方面，主动关心档案管理人员的工作和生活，及时对档案管理人员取得的成绩进行表扬和认可，并增加较多的进修和继续教育的机会。这些措施对档案管理人员的自身素质以及档案工作绩效的促进和提高是非常有帮助的，经过一段时间的建设和业务培训，通过对各项方针政策、法律法规和档案专业理论知识等的系统化学习，档案管理人员的眼界得以开阔，工作思维和思路也都会得到拓展，也就可以更好地指导工作以适应新时期高校教育事业发展对高校档案管理的新要求。

　　2.2加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

　　高职院校首先应当建立一套完整科学的档案管理工作规章制度，让档案管理工作有章可循，有据可依，从而保证档案工作向制度化、规范化转变，让档案真正发挥“见证历史”的作用。其次要完善档案的归档、保管、借阅、保密、鉴别制度，及时补充、收集、更新和完善档案材料，对所收集的档案材料，应注意仔细鉴别手续的完备性，表述的准确性和精炼性，以及观点是否明确，同时档案的收集和归档工作要安全、及时、客观真正地反映事实。再次，增加经费的投入，严格执行现代化档案管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

　　2.3档案管理信息化，充分发挥服务功能。

　　档案管理信息化含义包括两个方面：一是要把档案中的手写文字信息数字化，即把以往的各种信息变成电子版；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上档案信息的接受、传递、储存和资源共享。目前，大多数高等职业院校已经在逐步使用档案管理系统计算机信息软件，但效应的发挥还很欠缺，资源共享的程度还比较低。高职院校要积极进行开拓，充分发挥自身简便和令行禁止的优势，吸纳一批精通信息技术的人才或善于制作档案管理网页的人才和从事档案信息管理构建的人才，抓住机会，利用计算机技术和网络技术，建立一套比较完整的档案信息数据库，实现档案信息共享，提高档案利用率，充分发挥档案信息的服务功能。 　　2.4培养现代化档案管理队伍

　　档案管理人员具备现代化管理水平对高职院校的发展必不可少。对于大多数高职院校来说，首先可选调计算机专业教师，利用他们掌握的知识和技术开发出档案信息资源共享平台；其次是加强现有档案管理人员的整体科学化管理素质，因为这部分档案管理人员往往不会计算机编程和平台的使用，而会计算机编程和平台建设的老师又不懂档案管理。针对这种情况，一是请进来。聘请计算机专业老师手把手地教软件使用和平台管理，提高管理人员实际操作能力和科学化、系统化管理档案能力，不仅节约了时间成本、缩减了经费开支，而且有利于长期开展技术咨询活动。二是走出去。学校应让档案室管理人员多开展校级交流活动，不断提高自身的业务水平和管理水平。如此可较快培养出一支具备现代化、科学化的档案队伍，更好地促进高职院校的发展。

　　同时，高职院校也可以发挥学生资源的优势，增设较多的勤工助学岗位，选出计算机能力强的学生参加档案信息化建设和管理工作，前期进行一对一的指导，后期形成可持续的传帮带梯队，一方面可解决档案管理人手不够的难题和经费短缺的瓶颈，另一方面为学生提供了实践锻炼的机会，提高了学生的实际动手能力和操作能力，理论与实践相结合，学以致用，这也是学生所喜闻乐见的。既可以提高学生对现代化档案管理的认识，又可增加经济贫困学生经济来源，可谓一举两得。最后，在实行聘任制、竞争上岗等人事制度改革的过程中，注意适当稳定档案管理岗位的人员，增加继续教育培训的机会，不断加强档案管理人员的整体素质，促进现代化档案管理队伍的形成。

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