数字化校园中OA系统与档案系统对接设计的思考

　　数字校园伴随着科学技术的迅猛发展，很快对学校管理带来很大的方便。什么是数字校园呢？它是指通过利用数字化信息和网络技术来建立一个数据采集中心，这些信息包括科研方面、生活服务方面、教学方面、管理方面，然后对收集的信息进行进一步处理、整合、存储等应用，从而达到效用最大化，为虚拟教育环境创造良好的氛围。在逐步整合了资源、环境和应用之后实现了数字化，并在网络上建立一个基于传统教育教学功能的数字空间，扩大现有校园的多维度发展，最后全面实现教育信息化，促进教育管理的高水平和高效率。其中，办公自动化（OA）系统是其中重要的内容，是当前高校现代化办公的主要形式。随着OA系统不断发展和普及，高校在招生、教学、科研和管理等活动中，形成了大量的电子文件档案，并且成为高校档案的主体部分。

　　一、办公自动化系统和档案管理系统对接的必要性

　　高校电子文件主要来源就是办公自动化系统，但是电子文件的多样多样性、易更改性、结构的复杂性和对系统依赖性等一些特殊性，使得在对电子文件的管理方面出现了许多不规范的现象。当前，将OA系统与档案管理流程能够统一起来不多，特别是早期两个系统各自发展，许多公司开发的是各自独立的OA系统和档案管理系统，很少统一设计，统一建设。办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，电子文件到了归档这一步，其原始性、产生的过程、保密性都不能达到档案管理归档要求，导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段，无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享。所以连接好OA系统和档案管理能够通过网络对电子类的文件进行系统、科学的保持以及记录，在及时快速的对电子文档保存、归档，保持所有文件的真实性和完整性，使得原始的电子文件不会无缘无故丢失。

　　二、高校OA系统与档案信息管理一体化建设需求分析

　　1.全文对接需求。将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”。“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿（或者传阅登记表）、正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件。

　　2.协同办公管理需求。通过一体化管理的相关处理可以对OA中的已有数据信息进行提取和重新组合，达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据，从而减少冗余操作，提高档案管理工作的效率和质量，同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。在归档纸质版资料的打印方面，文件管理员可以直接在OA打印传阅表或者签发表、正文所有附件内容、文件办理情况文档。打印的效果要求公文涉及的红头和落款公章以及领导签名跟原版保持不变。

　　3.稳定性和安全性需求。在数据的转换和传输过程中，必须保证OA系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性，既确保两系统原有数据的安全，不影响原有数据库的正常工作，又能保证数据传输过程中的安全，确保公文信息的准确性，不影响档案工作的根本属性。

　　三、办公自动化系统与档案管理系统对接的方法与措施

　　1.以“文件生命周期理论”作为OA环境中文件与档案流程设计的指导理论。“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件―档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件―档案全过程管理的基本理论。事实上，文件与档案都是文件在生命周期中的某个阶段的表现形式，文书流转和形成档案的过程中，有许多重复信息和操作环节。文件生命周期理论符合现实工作中对文件和档案的一体化管理，使OA环境中的文件与档案管理流程，得到重新组合设计，使办公信息流得到完整衔接，也保留了文件产生的完整、清晰的过程，有助于提高档案的完整性和检索率，充分提高学校档案资源充分开发和利用的综合能力，实现了档案的资源共享最大化。

　　2.规划设计一套完善的文件与档案管理流程。对于学校的电子文件，其数量非常巨大，有关于学生的，有老师教学的，有行政办公的等等，所以这些文章在各个部门都以不同的形式被管理着，很多都毫无规范，所以对如此杂乱的文件进行整理归档很重要。从电子文件的形成、鉴定到保管、利用等每个环节，以制度、工作流程以及各督办环节建立起一套完整的体系，而且要责任到人，互相制约，进行有效的监督。当中最重要的就是制定好适合本单位使用、具体的可操作的电子文件归档与管理标准。在设计办公自动化系统与档案管理系统对接，将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”里，“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿、传阅登记表等，正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件）。文件在OA系统里流转完毕后的数据对接档案管理系统，要抓住以下两个重点：一是OA系统流转后，文件本身以及产生过程的数据要完整地转入到档案管理系统中，并能够对着相应字段，放到不同的档案类型及其相应数据项位置上，实现文档一体化管理的功能。如所有办公室形成的公文及其产生过程中拟文、修改、审核、会签、签发等等有关数据项共同归置于行政类的档案及其相应的位置上，而教务处形成的教学各类文件及二级院系数据项则在教学类档案及其相应的位置上。二是要将相应的正文完整地转入到档案管理系统中。所有OA系统中的应归档文件的每一条具有上述数据内容的记录，都应按排列次序由OA系统自动生成归档数据文件，要包括年度、文号、题名、责任者、正文内容、保管期限、案卷号、部门、附件等，就可以将OA系统产生文件及其相关数据实时转入到档案系统。

　　3.增强高校档案信息化管理的安全意识。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。因此，管理中要对档案管理的各种信息资料的密级进行严格界定，做好保密审查，正确处理好档案资料的保密与利用的关系，运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。同时，有条件的单位要及早开展档案异地备份管理研究与实施，确保档案信息保存的随着信息化的普及和电子校务的开展。档案部门接收的电子文件以及纸质档案、音像档案等数字化后的数据增长非常快，海量信息的安全存储已成为档案够工作必须面临的挑战，许多人为与自然因素都有可能损坏数据，而档案数据一旦损坏和丢失是难以重建或者其凭证效力会消失或削弱的，因此开展异地备份工作是积极应对信息时代档案工作的重要保障。

　　总之，OA系统与档案管理系统统一规划设计，做好对接，是实现数字化校园中办公自动化信息资源有效利用的关键。（作者单位：广东食品药品职业学院）

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