谈电算化会计档案管理

　　一、引言

　　近几年来，随着会计电算化的迅速发展和普及，许多企事业单位的会计系统逐步由电算化会计系统所代替，会计档案管理工作作为会计工作的重要环节和基础工作，随之也发生了相应变化，这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，必须切实加强电算化会计档案的管理工作。

　　二、电算化会计档案的基本内容

　　（一）纸质会计档案

　　主要指通过计算机系统打印形成的书面形式的会计数据档案，包括会计账簿、会计凭证、财务报表、财务分析报告等，以及依据法律界定要求的会计档案保管、移交以及销毁等不同类别档案。

　　（二）非纸质会计档案

　　主要指依靠计算机硬盘和软盘系统作为磁性介质，以电子数据的形式进行介质存储的会计数据资料，包括会计账簿、会计凭证、会计报表等数据信息和会计资料数据库。

　　（三）计算机系统档案

　　主要指计算机本身硬件系统类型、存储空间、设备类型等具体情况；计算机操作系统和网络操作系统的具体型号；财务软件的数据库系统名称、版本号、磁盘、配套光盘以及用户手册等一系列资料；财务软件的数据库系统类型、编程语言及操作程序等。

　　三、电算化会计档案管理的基本特征

　　第一，与传统会计档案管理形式不同，基于电算化会计档案存储于硬盘、磁盘和光盘等磁性媒介中，需要严格确保内外环境因素，必须确保会计档案信息不被恶意篡改，全面考虑会计数据信息的安全问题，因此必须建立完备的软硬件系统。此外，需要档案管理人员做好本职工作，加强数据库的防护工作，并做好病毒库的设置和升级工作，以有效避免会计数据信息被删除或无法恢复。

　　第二，采用“双套制”归档的形式，将计算机会计系统产生的会计资料实施双备份管理，同时将双备份档案分别存放在不同的区域，以及将相配套的电算化会计软件安装版本共同做好保存，以避免发生意外情况而引起资料丢失或系统破坏。此外，电算化会计档案数据信息进行及时备份，做好报表数据和账务数据的备份工作。定期或不定期对电算化软硬件系统和存储装置进行严格检查，备份后的磁性媒介由档案管理员严格稳妥保管。

　　第三，会计电算化需要通过计算机软硬件系统进行会计基础工作，应首先明确会计人员作为电算化系统的实施者，必须精心设计和输入各种会计数据信息以被计算机系统识别，这些数据信息有效决定了电算化系统的顺利实施。同时，对于维护电算化会计系统运行的数据查询资料，严格确保了电算化会计档案管理系统的安全可靠性，以保证整个会计电算化核算正常运行和开展。此外，将会计软件版本和整个软件系统一并进行归档管理，有效实现了会计档案数据信息的完整性，并保证所保存数据适时或及时调出。

　　第四，从数据信息输入开始就不断更新数据资料，有效存储和利用档案信息，实现会计档案管理的动态化、信息化管理。通过建立会计图表真实反映过去和预测未来，并建立相应的电算化会计档案管理的法规和制度，为科学决策提供全面服务，这样一定程度上提高了工作效率，并利于会计档案管理质量水平的提升。

　　四、加强电算化会计档案管理的具体要点

　　（一）提高电算化会计档案管理观念和意识

　　（1）应树立和强化会计电算化档案管理的思想和观念。应树立符合现代化发展要求的信息化管理观念和意识，深刻认识会计电算化规范管理的重要性，并在具体工作实施中，顺应内外环境的需要，逐步培养信息化管理意识和综合素养，并适时进行调整和创新。

　　（2）加强领导和管理者的大力支持。做好舆论宣传和全方面努力，强化领导对于电算化会计档案信息化、科学化管理的重要性和现实作用的认可，以给予大力的重视和充足的经费投入，促进计算机软硬件系统的逐步完善和升级，以确保电算化会计档案管理工作健康、有序运行。

　　（二）建立和完善岗位责任制

　　依据责、权、利有效结合的原则，科学明确规定各岗位不同的权限范畴，做好不相容职责相应工作内容的分离管理，严格执行岗位责任制。应设置专门的会计电算化档案管理人员，主要负责会计数据档案的归档管理工作，严格禁止由会计人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责内容如下：在一定期限内，向各类相关人员收集会计数据存档及备份资料，同时准确填写存储清单；按照相关规定妥善保管各种会计数据信息档案；做好会计数据档案的安全和保密工作，不能随意借出和擅自外泄；经单位领导和电算化主管批准允许借阅或复制的档案资料必须办理登记手续；定期对磁介质的信息化档案资料进行升级和杀毒工作。

　　（三）实施科学化、系统化管理

　　（1）加大力度完善硬件设施建设。有效保证计算机运行系统功能、会计档案存储的环境均符合规定要求的标准。

　　（2）不断加强软件系统建设。选择基本功能符合实际经济业务需求的电算化软件，建立完善的会计档案管理信息化系统，对全部数据信息资料实施信息化、数字化的有效管理，合理运用数据信息使电算化会计档案管理工作满足实际经济业务发展的需要。

　　（3）做好会计档案的移交管理工作。进行档案移交时，认真准确做好移交清册，列明所移交档案的名称、数量、编号等基本内容，同时严格各相关责任人的签字手续。

　　（4）做好保管到期档案的销毁工作。若会计档案资料保管期限已满，保管人员须向负责人提出销毁建议，同时要求负责人签署具体意见。

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