谈重大工程档案管理

　　重大工程档案作为记录重大工程全过程的真实反映，它以自身真实、准确、完整、翔实的特色再现了重大工程的全貌，可以起到溯本追源的作用。因此，我们要认真研究重大工程档案的作用和特点，加强对重大工程档案的管理，以为重大工程的开展提供更优质的服务。

　　一、重大工程档案在工程建设中的作用

　　1、凭证作用。一套完整的工程记录，明确地记录了整个过程。因此，重大工程档案是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建和处理问题的重要依据和凭证。

　　2、参考作用。主要反映重大工程基本信息方面，从而进一步为图纸的深化再建与设计工作提供参考。

　　二、重大工程档案的特点

　　1、庞大与细致性。一个基础项目工程的建设，由于其投资规模大、参与单位多、涉及专业广以及项目归档的文件套数多等因素，使得最终形成的档案数量庞大并且细致。

　　2、专业与复杂性。一个重大工程档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、电气、采暖、空调、电信、消防以及自动控制等多个专业领域的内容，而将这些不同专业的文件材料进行有机的融合，就使得工程档案形成了专业内容的复杂性。

　　3、广泛与流动性。一个工程的建设项目档案的构成，经历了从提出项目建议书到工程全面竣工验收的全过程，其涉及的材料来源包括政府部门的审批、设计部门的论证设计、监理单位的监理、施工单位的建设、质检部门的质量评定，以及各种材料、设备供货单位的合格证和检验资料等，由此可见，重大工程档案的材料来源非常广泛。

　　4、完整与系统性。在项目建设的过程中，重大工程档案包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计和设计文件、开展地质勘察、设计招标、签订有关合同、开始工程施工以及竣工验收等全过程形成的文件及资料，它将整个工程的全过程清楚地记录和显现出来。

　　三、重大工程档案管理应注意的关键环节

　　1、计划环节。工程立项与重大工程档案建档同步进行。一个单位每年项目工程一般会列入年初计划，项目立项开始，档案部门应及时参与到具体工作之中，及时了解项目名称和基本情况，有针对性地组织工程管理员、监理员、施工资料兼职档案员进行档案法规、业务知识培训，提前提供服务和业务指导，为建档工作做好准备。

　　2、积累形成环节。工程建设与档案材料的积累、整理、审定同步进行。档案部门应跟踪指导施工单位的工程档案收集工作，经常深入施工单位进行跟踪指导，及时发现、解决实际工作中的具体问题，从源头上保证重大工程档案归档质量。同时，要从工程的安排与计划、勘察与招标、设计与施工以及竣工交付的整个过程中，逐渐完成档案整合收集，并能按照工序进行排列，从而做到材料的完整、准确、规范归档。

　　3、建设环节。明确各阶段工程档案责任主体和责任人，建立档案收集网络模式。一般建设工程在总体规划下同时开展多个单项工程，并分成总包、分包不同专业单位主体，从开始到完成要经历几个大阶段和多个子阶段。要做好重大工程档案归档，必须按照建设过程不同阶段，明确责任主体和责任人，把好各阶段收集质量关。一是明确职责，以建设、施工、设计与监理为主，进一步完善制度建设，建立健全档案收集检查监督制度。二是纳入合同制管理，在施工合同、设计合同和监理合同中作出明确的规定，并在工程款结算时，认真负责地做好档案资料的验收，从而在经济上予以约束。

　　4、验收环节。为了确保重大工程档案能够完整、准确地归档，初检验不能少，因为工程初检验就表明该工程已经基本竣工，材料的形成基本完成。这个时候进行初验，了解到底还缺些什么，是否符合要求，一旦出现问题可以及时予以改进，改进后才能进行竣工交付验收。

　　5、归档环节。工程档案竣工材料要求竣工6个月内完善装订立卷并归档，而项目工程存在着工程一结束人走班子散的现象，因此，必须要仔细查验档案是否缺失，公章、签署等手续是否完备，对照签订的合同查看档案内容和数量是否完整齐全等，确保重大工程档案的真实、准确、系统。

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