在办公自动化实施过程中对档案管理的思考

　　随着科技档案工作的发展，从最初的简单的基于文本和个人办公桌面的形式处理，当前的数据库技术与Web技术相结合建立协同办公系统，实现了高集成度的文件、电子邮件，浏览器、Web技术，打造一个综合性的信息共享和信息处理的网络平台，实现办公自动化，大型电子政务的普及。这种变化的速度迅速，相互渗透的信息技术越来越紧密地与社会的各个领域相关，直接影响到几千年到数百年档案的概念，电子文档的出现，它的存在比传统的档案已经发生了根本的变化。

　　一、传统的公文流转与档案管理中所暴露的问题

　　公文处理的传统方式，由于承办人责任心不强，档案意识薄弱，加上文件管理水平落后，容易造成文件丢失。造成很大不便，文件传输过程中的不规范，很容易受到人为因素的影响，不按照业务流程执行，造成处理部门的信息是不明确的，跟踪监督效果差，管理不及时；办公效率低，落后的技术转移。这两个文件的起草或转移、手工和计算机效率相差甚远，通过邮件或个人的送达方式，受传送距离限制，同时，该文件也可能是由于其他原因造成的损失或延误，不能满足现代办公的需求；无法沟通和分享。也造成了文件和信息查找困难，影响精度，未来的档案文件的完整性。

　　在这方面，电子文件高度共享，修改、无限复制、实时传递特性，注定了办公自动化是信息时代在各行各业的行政改革的总体趋势。但由于各种原因，办公自动化系统不能在每一个工作环节充分体现。探索与计算机技术的快速发展为现代管理模式及其适用，已成为当务之急。

　　二、优化行政过程

　　在一个单位内部网络范围广，使用率最高，但办公自动化的核心，是公文流转过程。过程是合理的，快速的、有效的、灵活的，现代科学技术的优势，满足行政管理多样性的变化，并按照下列文件管理人员最后的要求，往往直接反映一个建设单位行政办公管理水平。办公自动化过程中如果只有原来的人工操作方式，而不是在整合、优化的基础上，最终的结果是投入大量的人力和物力，使资源浪费，吃力不讨好。

　　一个公文的流程设置，将实现真正意义上的规范化管理，所有程序都将实时反映，最大程度避免人工的随意性和不必要的干扰，通过互相监督，为“阳光政务”打开一个光明的“天窗”，也从最初对档案的收集提供渠道的畅通，使其真实性、完整性、可靠性得到保障。

　　三、专注于办公自动化的实施：克服在磨合期的困难

　　办公自动化的实施的好处是显而易见的，但是如果你想实现办公自动化将立即大大降低现有的工作，是一个有点过于理想化，至少在实施的初期阶段是不可能的。新的系统刚推出时，都需要一段时间的实际运行调试。该数据库还处于真空状态，需要大量的人，介绍了基于扫描，原始数据和指导工作的人。对于每个操作，需要学习新的软件系统，同时也适应了新的行政管理过程，也为大量的基础信息建设服务，在工作量和工作压力突然增加，容易因措手不及，产生畏难放弃的情绪。

　　如果实施办公自动化的初期是非常困难的，实施的意义何在？应该看到，重点和原始的手工操作管理办公自动化管理的重点是不同的。在公文办公自动化的形成过程，初步的工作需要的内容是严格的信息。多种文件格式和应用软件必须相互匹配，这显然要求更好的质量。虽然技术难度和工作量的增加，管理重心向前移。形成的信息，如存储、统计，工作基本上可以完成自动由系统管理后，避免或减少人工操作使用时，很多访问物理存储，数据统计和一系列的日常管理工作。同时，这些信息将实现快速检索和全文访问。大量的电子文件和办公自动化的过程，但也带来巨大的挑战前所未有的新课题。

　　四、电子文件的日渐主流化加速了档案管理工作的进化过程

　　电子文件是计算机和办公自动化的普及发展的必然产物，相信“电子文件”是档案的形成过程，档案是电子文档的结果这一观点在现代社会已被大多数的档案工作者认可。然而，在档案信息从视觉主体到抽象的数据根据一系列特殊介质及程序，如何顺利地过渡到电子文件，保存和真实的、完整的，需要我们去思考。

　　（一）改变原有的思维方式，更新观念。电子档案已成为档案的组成部分，随着计算机技术的进一步发展和成熟，在不久的将来。甚至可以取代纸质文件，成为主流。档案工作者不能因为档案思维模式变化而不知所措。要善于学习，善于发现。所存储的信息从大量复杂的虚拟身份，用于收集和归档的档案价值的电子文件，不能造成重要文件丢失。

　　（二）因为保存档案是依赖于计算机技术的支持。很长一段时间的物理文件积累了一整套成熟的和保存的切实可行的方法，这样，很多从业人员有一定的经验。电子文件的出现不过是近二十年的事，从载体的技术，但已全面更新了很多次，它的速度。让人膛目结舌，羁押是达不到15年期的短期。这是注定的电子档案存储在不总是工作找到一个完整的解决方案，只能继续燃烧的升级和相应的。各种新的计算机病毒，也威胁到文件系统软件、硬件的安全。这种矛盾与计算机技术的迅速发展，未来档案管理工作矛盾变得越来越明显，越来越尖锐。在各种新技术已不可能有足够的“观察期”的情况下，依靠技术人员进行深入分析，谨慎选择，大胆尝试。

　　在信息高速发展的现代社会，条目式检索面对人们获取信息的综合要求似乎无能为力，难以满足。在网络系统强大的搜索引擎，让人从中得到的启示。如果在最初形成的文件基于一个安全的网络平台，而不是文件扫描电子文本，这意味着所有的文件内容可以实现所有的内容，通过一定的检索软件快速检索。当然，办公自动化和记录的数据中心，不仅是由于上述原因产生，但其对档案管理的现代化过程，改变未来的影响，是不可避免的。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145743.html