浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策

　　一、房产档案数字化的概念及其重要意义

　　在房产行业中，传统的房产档案的管理一般都是手工为主，主要是纸质档案的整理和存放等，由于档案种类与数量都比较繁多，工作人员的任务比较繁重，另外在人为条件下档案的存储以及处理等容易出现纰漏，造成档案的损坏或者丢失等，这样造成了档案信息检索困难，并且档案的调取周期时间也比较长，档案的管理工作效率比较低。然而，我国当前的社会科技飞速发展，电子档案信息存储技术飞速发展并且迅速运用到档案存储中，纸质档案逐渐改革称为电子文件档案，存储方式逐渐走向数字化，这样的存储方式使文件的调取以及管理、存储的效率得到了很大的提升，并且降低了出错的几率，有利于房产档案存储效率以及存储方式的极大提升。

　　二、当前房产档案数字化中潜在的问题分析

　　（一）房产档案的形式比较单一

　　一般来说，完整的房产档案需要包括文字以及图文、表格等，还要有一些照片、影片的底版以及重要材料，但是当前的房产行业飞速发展，科学技术的进步，这些形式的档案已经没办法满足人们的需求。因为这些重要的房产档案的一些载体比如照片或者纸质内容损坏，那么档案信息的完整性就会收到损坏。另外，这些形式的档案需要专人进行整理以及分门别类，还要有固定的存放空间以及保护措施，还需要有一定的管理制度的制定来保证管理的规范性。这样的管理方式不仅需要大量的人力物力，还需要有大量的资金投入来进行保护，这样是不符合当前时代发展的要求的，所以，房产档案的形式需要创新，需要改革。

　　（二）产权档案具有明显的时代特征

　　处于不同的时代，产权档案也会有所改变，因为时间跨度较长的话，产权档案的管理方式就会发生改变，任何一个时期的产权档案的管理方式都是会有些不同，所以产权档案具有很明显的时代特征。但是，我国当前的很多产权档案的管理人员的专业能力比较低，对于产权档案管理的业务能力不高，对于发生的问题不能够采取有效的方法进行解决，对于在档案管理中存在的潜在问题也不能及时的发现并且解决，产权档案的形式不符合规范要求的问题也是经常出现。

　　（三）房产档案的抗风险能力有待提高

　　就目前的情况来看，我国房产档案的抗风险能力普遍比较低下，主要就是因为当前的房地产档案的管理部门只是对于档案进行了简单的保护措施，因为受到传统的经济因素的影响，对于房产档案的重要性认识不足，对于一些大型的自然灾害或者一些火灾事故的发生存在侥幸心理，对于房产档案的防护措施不到位，造成了房产档案的抗风险能力较为低下。

　　三、解决房产档案数字化中潜在问题的对策分析

　　（一）强化数字化管理意识，合理规划数字化建设

　　实现房产档案数字化管理是房产档案管理发展的必然趋势，也是提高其管理效率和效益的必要途径，因此房产行政管理部门应立足于工作要求、社会需求和时代发展趋势，提高对档案数字化管理的认知，正确认识其价值和意义，为后续房产档案数字化管理建设奠定思想基础。在规划阶段，应综合考虑部门历史遗留档案的庞大库存和新增的房产档案，然后对其发展作出合理规划，值得注意的是既应高瞻远瞩构建长远规划，又要立足当下完善近期计划，如针对新增档案，应在不影响登记发证等日常工作的前提下，可在发证后和实物归档前期间实施建档操作；针对库存档案，为尽快彰显数字化档案库的利用价值，可首先对当前有效、利用率高的房产资料进行建档，然后处理剩余档案库存等。

　　（二）加强基础设施建设，为数字化管理提供基础保障

　　房产档案的信息管理部门需要根据国家规定标准加强房产档案数字化管理基础设施的建设，从而为数字化管理提供基础保障。有关部门要进行基础设备和先进技术的引进，不断完善数字化管理设备的完整性，针对日常的工作量以及信息管理系统、资源的共享性和数据的安全性等对有关的基础设备进行选择或者是先进技术的引进等。要对档案管理的数字化系统进行统一和规范，这样才能增大设备的兼容性以及共享性。除此之外，还要根据时代发展的先进性，不断对基础设备进行维护以及升级更新等，这样才能从最大程度上实现资源共享并且为房产档案的数字化管理打下坚实的基础。

　　（三）提高管理人员的专业技能，加强信息的安全保护

　　一方面房产行政管理部门应加强对房产档案数字化管理人员的教育和培训，提高其职业素质，尤其是保密意识，严禁其擅自抄录、外泄、利用、销毁涉密档案，督促其严于律己，忠于职守；提高其业务水准，督促其及时更新理论内容，熟悉房产电子档案的特征和管理规范，掌握更多的现代管理技能和计算机技术，激发其创新潜力。另一方面应制定严格的安全体系，明确工作细节，如分离工作与休息区，严禁私人物品的带入和工作物品的带出等，并实行责任到人制；根据档案的机密程度划分等级和分类存档，并设置访问和使用权限等，针对机密性较强的信息，应利用技术手段检测其有无潜在威胁；应充分利用防火墙、安全软件、自主设计等保证系统安全运行；此外管理人员还应加强监督和检查力度保证房产档案安全、完整。

　　四、结束语

　　综上所述，房产档案数字化的进步需要解决当前问题，只有提高管理人员的专业技能，加强房产档案信息的安全保护，完善房产档案数字化的基础设备并且合理规划建设房产档案数字化系统，这样才能够从根本上解决房产档案数字化中的潜在问题，才能够保证房产档案利用的高效性，并且还能够降低档案管理以及维护的开支，节省空间以及人力资源。只有这样才能够使房地产行业稳定的向前发展，才能够跟上时代前进的步伐，实现房产档案管理的现代化。

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