公共服务中心秘书工作与档案管理工作探讨

　　公共服务中心秘书工作也大都负责档案管理工作，这两项工作是密不可分的关系。改革开放以来，随着高科技的发展，公共服务事业得到了发展，但也存在一些问题。为了促进我国公共服务事业向前推进，就要求公共服务中心的秘书工作和档案管理工作结合起来。公文也是一类档案，它是秘书工作的重要工作之一，档案资料也包括对公文的积累，回顾档案管理的成长过程，实际上就是由于公文资料的整理需要，才有了档案资料的需求。因此，做好秘书工作，是做好档案管理工作的重要基础。

　　1.秘书工作与档案管理工作存在的问题

　　改革开放之前的秘书工作，只是整理纸质的公文档案，伴随着计算机技术的快速发展，公文档案的管理工作也发生了很大的发展，如今已朝“一体化”的方向发展，在公文档案中实现了“文档一体化”的管理模式。什么是“文档一体化”，实际上是从公共服务中心秘书工作和档案管理的角度出发，把公共服务中心的公文从生成、制发到归档管理的过程中，在公共服务中心中，实现文档生成一体化，这样就可以实现公共服务中心信息资源的共享。

　　1.1纸质档案的标准与装订规范问题

　　传统的公文规范标准是利用纸为媒介，也可以使用印刷纸或者复印纸，一般常用纸张的型号为A4纸；但也有B5纸在公文中出现。在装订时，从规范上来说是从纸的左侧装订，在装订时不要出现漏页、坏钉或者脱落的现象。对于纸张质量一般没有明确的规定，因此，有些公文容易出现质量差、耐折度低的特点，这样的质量容易使公文保存时间不长，就出现发黄的现象。

　　1.2公文版设计与附件要求规范问题

　　公文版的设计规范，有利于促进“公共服务中心文档一体化”的实现，也有利于公共服务中心实现秘书工作和档案管理部门的互相衔接。但是，在公共服务中心的日常工作中，秘书往往没有足够的重视。不去关心公文中存在着的文字内容的错误，也没有秘书去关心公文的抄送内容和抄发单位；这些问题的出现，容易给文件的归档管理带来很大的麻烦，也加大了公共服务中心对公文档案操作的难度。虽然，在我国对于公文的附件也做出了相应的规定，但是，在公文制发过程中，在公共服务中心还需要正确处理。

　　1.3档案的规范程序与文种利用问题

　　我国的相关规范，已经具体的规定对公文档案的管理要求，但在实际工作中，秘书人员还是常常出现将“决定”和“意见”、“通知”与“通告”这样相近的词混淆。其中，在公共服务中心的公文中，混淆率最高的是“请示”与“报告”，在许多场合中，本应该使用“请示”，却使用了“报告”；在应该使用“报告”的情况下，却使用了“请示”，出现最严重的是，还出现将这两个文种互相结合的现象，但是在日常工作中，经常会出现这样的状况，就可能留下隐患。

　　1.4公文原稿与规范编号问题

　　在公共服务中心，对公文进行处理的过程中，要进行原稿的收集和整理工作。在公文办理的过程中，还存着公文的办理过程的规范，例如在进行归档时，只有公文的定稿，并没有保留原稿或者修改稿。这从某种程度上来说，应该说修改稿并不完善，特别是那些经过领导批示的公文，这些公文对历史，具有很高的存档价值。另外，对于需要归档的材料，要及时进行复印，这样会保证在公文档案管理工作中，避免出现失误。

　　2.加强对档案管理的处理措施

　　针对公共服务中心秘书工作的档案管理工作的问题，进行分析，需要积极采取积极地的措施进行解决。

　　2.1秘书对档案管理要树立质量管理意识

　　在公共服务中心中，为了做好秘书工作和档案的管理工作，首先，秘书要提高对档案管理工作的管理意识。只有提高了管理意识，才能在对待公文档案工作的环节，管理档案的工作人员，都要求他们要树立稳定的档案管理模式上，档案的管理质量必须是第一观念，同时，严格要求自己，做好自身的档案管理工作，对秘书岗位的责任和义务都要明确。

　　2.2秘书与档案管理的规范标准

　　在秘书工作中，对档案管理，要熟悉我国的相关法律和规范，例如，对公共服务中心的《档案法》等的管理规范，在公共服务中心的机关公文进行处理时，常常需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。这就要求秘书要认真的学习，并熟练掌握，才能保证档案管理工作的规范标准。

　　2.3公文档案管理要建立组织机构

　　在公共服务中心中，要实现公文的全过程管理，就需要通过理顺公共服务中心的管理体制，健全组织机构以及建设优秀的队伍等方式来加强管理。秘书工作和档案管理要求秘书必须具备专业性和技术性，使他们成为优秀的秘书人员。

　　2.4公文档案管理与公文办理程序

　　高科技时代的公文档案管理，要做好管理工作，就要运用先进的设备技术，在信息化时代，这是必不可少的基础，先进的科学技术应得到广泛的应用。这样才能改变传统的档案管理模式，要利用计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对秘书工作人员进行定期的培训，能够熟练、规范的操作设备，已成为当前亟待解决的问题。

　　3.结束语

　　通过对目前秘书工作和档案管理问题进行分析，在文中提出搞好档案工作的对策和方法，旨在促进公共服务中心秘书工作的良好发展，通过公共服务中心秘书，将编制委员会的档案管理工作。以科学性和规范性的方向发展，使档案工作，在城镇公共服务中心工作中，为人才流动做好服务。

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