浅谈学校综合档案室案卷的整理制度

　　一、案卷整理的基本原则

　　案卷整理工作所遵循的基本原则是充分利用原来的整理基础，保持文件之间的联系，便于保管和使用。在对归档的案卷进行整理的过程中，要遵循“充分利用原来基础”的原则。档案原来的整理基础是前人整理档案的成果。其中主要强调几个方面：

　　（一）只要是经过整理，有目录可查有规可循的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。如学校的会计档案、校产档案，它有着自身的形成规律和特点，一般由财会部门和物资管理部门随时立卷，定期保管。因此，档案部门接收后，不应再打乱原有基础，原则上应当保持原卷册的封装，也不另加封面。只在原封面的空白处加盖戳记，填好全宗号、目录号、案卷号、保管期限等，然后分类排列，妥善保管，提供利用即可。

　　（二）必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸收；对整理不当和错误的部分要经过仔细分析，摸清情况之后再改动和调整。这可避免人为地破坏文件之间的历史联系。对保证整理质量和提高效率都是有益的。

　　整理档案的主要目的，是便于档案的保管和查找利用。一般的说，经过整理的档案能恰当地保持文件之间的历史联系，也就能便于保管和利用，它们基本上是一致的。但是两者之间也会有矛盾。如有些做法虽然保持了文件之间的联系，然而却不便于保管和利用。当两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便。比如某些制成材料比较特殊的档案，机密程度和保管价值显然不同的档案，则应根据情况分别整理，而在相应的范围内要求保持文件的联系。

　　（三）在档案整理工作中应遵循“保持文件之间的历史联系”的原则。要注意把不同历史时期的档案分开，而把同一历史时期形成的档案集中在一起，以保持各个历史时期档案的联系和完整。应尽可能地保持各个年代形成档案的完整和联系。把同类工作活动形成的档案集中在一起以保持档案之间的历史联系。

　　二、案卷整理工作制度

　　（一）案卷的分类制度

　　案卷的分类是综合档案室为了科学地保管档案而进行的一项整理工作。学校的全部案卷按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。

　　中小学的综合档案室的案卷分类可按年度问题分类法整理。即把学校的案卷先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。档案案卷排列只能以全宗为单位，按不同门类，不同载体，不同保管期限进行排列。案卷的排列有多种方法，可以按照案卷所反映的问题排列；可以按照案卷所反映的工作联系排列；可以按照时间顺序排列；可以按作者、收发文单位和地区排列；人物的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字母的顺序排列。这些方法可以单独使用也可以结合起来使用。各类案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―类案卷的排列方法，只能用一种办法或一种方法结合其它方法来排列。

　　另外，中小学案卷的一般排列方法，主要是采用“先上级后本身，先综合后专题；先学校后学生的顺序，分别用不同保管期限来排列。”按档案案卷的排列，应将财务部门形成的校产档案和财产管理部门形成的校产档案列在一起。财务部门形成的校产档案，一般按报表、账簿、凭证排列。财产管理部门形成的校产档案，一般按固定资产的类别顺序排列或按部门的顺序（采取一种编号的方法）排列。

　　（二）档案的编号制度

　　在档案管理中，常用的“档号”有四种，全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件张（页）号。档号的使用原则是，档号要完整―套，一般说上述几种档号均应编排几个全宗内的案卷目录号不能重。

　　（三）编制案卷目录制度

　　案卷排列的顺序确定以后，应逐卷登记在案卷目录上。案卷目录，就是案卷的名册。它有其重要的作用：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序。第二，介绍全宗内档案的内容和成份，是查找利用档案的基本检索工具，也是编制其它检索工具的基础，第三，它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。编制案卷目录要以全宗为单位，可一个全宗编一本，还可以一类编一本。一个全宗如编若干本案卷目录，必须以全宗为单位编定目录号。目录号是“档号”中的一种。目录后连间“全宗号”和“卷弓”作为“档号”’一并标在案卷封面或脊背上，卷面一般应印有档号章（全宗号、目录号、案卷号）。

　　（四）案卷的其它整理工作制度

　　案卷的整理工作是学校档案室的日常档案管理工作。除上述工作外，由学校档案管理工作的特殊情况所决定.还有其它一些整理工作。如：（1）对接收的档案，如发现整理质量不符合要求，不便于保管和利用的，要进行一定的加工和进行局部整理。提高其质量；（2）随着档案的搬移，档案本身可能会受损，也可能由于档案整理体系的变化，有可能需要转出或补进。也需要进行相应的加工和调整、整理；（3）学校档案室除接收各专业部门立卷、整理后的档案外，也接收和收集―些零散文件，处理这些文件，就要进行全过程的档案资料的整理工作；（4）平时还要协助和督促各业务部门做好立卷和归档前的准备工作。协助各业务部门正确选择立卷环节，即确定由哪一级机构，由谁负责立卷。其次，一个业务部门部负责2个以上类别及立档工作。所以一个部门内部要划定分工立卷的范围，避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件。

　　三、结论

　　学校档案资料是全体师生员工辛勤进行教育、教学、研究和开展活动取得成果的历史记录，具有借鉴和历史凭证价值，是学校珍贵财富，是研究改进工作，提高教育质量的重要依据。

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