浅谈电子档案管理

　　随着社会进入知识经济时代，计算机被广泛应用于社会各个领域，人们的社会活动离不开计算机和由其产生的种类繁多的电子文件。电子文件归档后，即形成了电子档案。电子档案不同于纸质档案，特别是电子档案的特性，决定其保存与维护的复杂性。

　　一、电子档案存储

　　电子档案的特性，决定了它在保存上不同于纸质档案。保存不善，或造成以磁盘、光盘等为介质的存储载体变形或损坏，致使存储信息丢失或无法读取，或由于违反操作程序造成存储于计算机中的电子文件遭到破坏或删除。因此，电子档案的保存主要是确保长期可读性、载体物理性能上的安全性及信息内容的原始性。

　　1、电子档案原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形式进行还原显示。可采用3种方法来保存。首先是保存电子档案相关支持的软件，就是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起；其次是保存原始档案的电子图形；最后是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。

　　2、电子档案安全性。这主要是对保存环境温湿度的要求，在温度过高或过低的条件下，磁盘的聚酯底基会膨胀或收缩变形；光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据读写。因此，最适宜电子档案长期保存的温度应控制在17℃-25℃之间，相对湿度控制在35%-40%之间，每天温度的变化不应超过±2℃，湿度的变化不应超过±5%。电子档案最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。此外，电子档案存储载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

　　3、电子档案可读性。电子档案必须依靠软硬件配合才能读取利用。如果没有适当的软硬件是无法解读的。为了保证光盘信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的问题，降低光盘存档的风险。建立长期可读的保障机制，每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。

　　二、电子档案信息资源开发利用

　　对于档案部门来说，电子档案提供利用主要采取提供拷贝、网络传输和在线查阅等方式，通过联网计算机，利用者可以经获权访问档案管理系统进行相应查询，满足利用者的异地利用需求，从而摆脱了时间和空间的制约，尤其是同一份电子档案可以同时提供给更多的利用者利用，达到了资源共享的目的。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

　　1、使用权限的审核。首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

　　2、利用中的安全措施。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝酌制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

　　3、拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则的散失。因而，必须采取有效的措施和方法，对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。

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