与时俱进加强档案的信息化建设

　　前言

　　社会信息通信技术的飞速发展和广泛应用，为档案的科学保管和有效利用提供了前所未有的机遇。如何全面应用信息智能工具和现代信息技术，把馆藏、室藏档案信息揭示、开发出来，并实现档案信息的接收、整理、存储、利用等业务环节的信息化，成为事关新世纪档案事业实现跨越式发展的关键问题。

　　1.档案信息化建设中存在的问题

　　1.1思想认识不到位，重视程度不够

　　一方面，传统思想和畏难情绪严重，不懂现代科学知识和技术，又不愿去学，不愿去接触。另一方面，对档案信息化的了解不深不透，没有充分认识到档案信息化建设是大势所趋，是时代要求，尤其是对其在社会信息化中的重要作用缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度。业务工作是信息化工作的基础，没有扎实、规范、标准的基础工作，不认认真真地做好档案的收集、整理、开发和利用工作，信息化工作则无从谈起，也无异于空中楼阁。

　　1.2缺乏统一标准和规范，法律法规不完善

　　目前我国档案工作的标准化、规范化的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准，这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

　　1.3缺乏信息化建设的人才基础

　　近年来，档案界人才队伍建设由于受到原有基础、总体环境、财政状况和工作条件等限制，与其它行业相比，信息化人才紧缺，人才形势十分严峻，主要问题表现在以下几个方面：（1）信息化素养不够。目前档案队伍的信息化素养远不能适应档案信息化发展的需要。尽管档案工作者或多或少地经过了档案信息化方面的培训，档案信息化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面十分欠缺。所以他们学习创新意识不够，获取和运用复杂信息能力差，仍然习惯于传统手工收集、检索，导致档案信息化建设工作难以真正地全面展开。（2）信息技术人才严重不足。信息化建设需要有计算机专业背景的技术人才参与，但通过调研发现，目前档案从业者中具有信息技术背景人员的比例还不到5%。因为没能拥有自己的技术人才，很多单位在开展与技术有关的信息化工作时，只能采用外包策略，在方案论证和工程设计过程中被边缘化，对工程的进度和效果缺乏必要的技术监控，其结果是受制于人，影响到信息化整体效果。

　　2.对加强档案信息化建设的几点建议

　　2.1增强档案信息化建设的紧迫感和责任感

　　要加强档案信息化建设，就必须进一步深刻认识到档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用，增强我们加快档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感，不等不靠，通过我们的努力，切实把档案信息化建设各方面的工作抓实、抓紧、抓好。同时，要加强对档案人员的档案管理新技术、新方法和新信息等基础知识的普及和培训，更新档案干部队伍的知识结构，提高我省档案工作者的信息化整体水平。要转变观念，在努力提高档案管理人员计算机和网络应用能力的同时，借助社会力量，从社会上聘请技术人才。

　　2.2设立专业的档案信息化工作专门机构

　　档案工作的发展已经走到了历史的十字路口，档案信息化工作对档案事业的持续发展提出了严峻的挑战。目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，这些机构的设立在很大程度上促进了各地档案信息化工作的开展，但笔者认为，仅靠这种非常设性的领导机构是无法适应档案信息化的长远发展要求的。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

　　2.3加强档案信息标准化和规范化建设

　　档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。档案信息化必须建立在上述有关标准规范的基础上，才能保障信息化建设工作的有序和谐发展。因此档案信息化建设必须加大制定标准规范的力度，有关部门应加快研究，尽快出台这方面的标准规范。各档案馆室也应结合本地区、本部门实际制定相应的管理办法和措施，遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准和规范的术语进行规范整理。

　　结语

　　信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展中发挥不可替代的作用，因此我们加快实现档案的现代化管理进程，逐步实现档案的信息化建设。

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