提高企业档案管理水平的对策

　　企业档案是经过档案工作人员认真整理形成的第一手材料，是企业开展各项工作的基础。开发和利用好档案资源，解决档案管理工作中遇到的问题，是企业开展各项工作的重要基础，也是提高企业管理水平的不可多得的宝贵史料，管好用好档案，对企业资源开发起着重要作用。

　　一、档案管理中需要解决的问题

　　1、材料收集。随着企业机构改革管理体制的变化，部分人员的工作岗位变动之后，档案没有进行及时归档。档案工作不能适应现代化的管理需求，企业的管理机构和档案工作领导小组配备不完善，对档案的收集和移交、案卷的数量，没有统一标准，造成档案材料不齐不全。档案工作没有列入企业的重要议事日程，在档案的收集方式上存在一些误区，认为档案管理不存在经济问题，能应付检查就行了。对档案的收档、案卷的数量、档案的利用等情况记录不详实，档案室的很多资料出现修复或复制现象。

　　2、档案安全。由于档案文件的易扩散性，企业产权的内容比较容易通过共享的渠道而泄密和扩散。有些数字化的文件易被修改，导致文件的凭证性作用灭失，档案在网络状态下档案安全性下降，信息的安全性没有获得持续的关注，也没有得到相应持续的技术支持。

　　3、档案管理。由于档案管理人员对资料整理不及时，造成很多资料大量流失，同时也没有掌握档案的收集、整理、装订等业务。档案管理人员对档案的管理精力投入不足，没有定期召开档案管理工作会议，严重影响了档案管理工作的进程。

　　4、信息共享。很多企业档案管理存在记录企业档案信息的内容多，对企业经营信息少。注意收集“红头文件”，对本企业档案信息收集少，还没有形成健全发达的的网络信息系统和管理系统。档案信息共享的不足表现为大量信息散布在企业所属各个岗位，但是没有成为一个有机的整体，数据被隔离并缺乏应有的关联，给企业获取有用信息带来很大障碍。

　　二、提高档案管理水平的具体措施

　　1、规章制度建设。档案规章制度要具有可操作性，以可操作性强为目标，充分体现制度的权威性。通过对档案进行筛选、归纳等步骤，利用检索工具，提高查找利用档案的效率，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。加强企业档案工作，深化档案制度改革，收集有价值的材料，完善档案内容。定期了解档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强检查与指导。建立检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等制度，制度建设要具有科学性，实施过程中要有权威性。档案保管是做好档案利用过程的重要措施，能保证档案的完整与安全，在利用的时候需要在登记簿上备注说明，以便根据实际情况确定不同的利用范围，在实践中加以总结不断充实和完善。

　　2、提高档案的管理意识。要求档案管理人员运用现代化科技手段和先进的管理方法，提升档案工作规范化和制度化水平。需要档案管理工作者提高综合素质，充分发挥档案管理工作人员的积极性，创新档案工作的管理模式，为企业发展提供有利的资源保障。

　　3、完善档案管理工作。档案收集应体现跟踪收集和管理的原则。具体规定企业档案的移交时间，建立健全文件资料的收集归档制度，加强对档案收集工作的检查和指导工作，加大对收集工作的检查和指导力度。档案管理工作者要树立“工作就是服务”的观念，明确服务方向，充分发挥档案信息资源的作用，实现档案信息资源共享，改变以往被动服务的局面。根据文件材料形成时间的规律主动收集，为企业开展各项管理工作提供可靠的档案信息资源。

　　4、建立网络管理体系，档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应企业对信息资源的利用，为企业管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合企业对信息的需求，从而更好地为企业服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于企业发展的需求。

　　总之，档案管理工作需要建立健全档案管理制度，紧跟时代发展要求，利用先进技术确保档案的完整和安全。档案管理人员要以主动服务为出发点，要端正服务态度，不断更新档案管理手段，探索档案现代管理模式，建立科学的管理制度，为和谐企业建设提供及时、准确、周到的服务。

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