结合教学特点扎实做好档案管理工作

　　一、教学档案的特点

　　教学档案是教学活动的客观反映和总结，故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点： （1）内容广泛：一方面学校办学规模越来越大，招生形式越来越多样化，办学领域不断拓宽，新学科、新专业不断涌现，使得教学档案的内容也越来越广泛；另外，教学内容越来越丰富，学校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外，多学科互相渗透、交差不断加强，使的教学内容多学科性越来越明显，与之相适应，档案材料也越来越丰富；（2）材料来源较分散：学校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动，即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件，又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料，同时还有在日常教学中形成的教学档案；（3）归档时间不同：文书档案是按年度归档，而教学档案是按学年度进行归档的，归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。

　　二、教学档案管理中存在的问题

　　（一）材料收集较困难：因部分教学人员对档案管理工作的认识不足，认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，应该由自己来管理，担心材料会遗失，或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪，使的收集起来有一定困难。

　　（二）有的学校由于无专门的档案管理人员，故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着，由于有些教师不配合，就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些老师认为自己的主要工作是教学，对档案材料只要用时有就可以了，，无须按什么规则整理归档，导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准，使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

　　（三）资金紧缺：收集到的材料并不能马上移交，因经费不足有些学校连一个像样的档案柜都没有，故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放，容易遗失而造成档案材料的遗失。

　　三、几点建议

　　（一）结合单位特点，有针对性地做好教学档案管理工作

　　学校档案室具有专业部门的特性，工作中需要运用和掌握相关的专业知识。因此，也相应赋予了档案管理工作一定的特殊性，对档案管理工作提出了更高的专业要求。如：档案室工作人员要对所有存档的学籍、资料进行全面的核查，保证“三个一致”。要求更改标记正确，签字及日期齐全，发现错误限期整改，以确保学籍的有效性。这就要求我们档案工作人员必须具备相应的专业知识和严谨的工作态度，才能做到其要件齐备、完整有效。

　　（二）创新管理模式，进一步做好教学档案的管理和开放利用

　　1.在教学档案管理过程中，我们努力做到丰富档案的内容，增强档案资料的针对性和时效性，我们不但将文档资料收编在卷，而且将其整理刻录成光盘，翔实地记录了教学档案收藏的全过程，如此，既方便了工作，又保证了资料的完整性和易用性。

　　2.建立起电子查询、索引系统，并在保存纸质档案的基础上，逐步建立完善电子版档案。因此，降低了教学档案的管理成本，极大地减少了档案管理工作强度，方便了档案的管理和利用。最大强度低开发利用教学档案。学校档案部门和档案人员应改变原有的工作习惯和保守的工作观念，把工作重心转向提供服务这个环节。不但要在工作态度上积极主动，而且要在服务模式上有所创新，围绕学校教学的特点，提供超前服务和跟踪服务，努力提高服务质量和服务效果。一方面要编制多角度的检索工具，以原件提供服务，建立起档案信息资源共享平台；另一方面要及时掌握工作动态，汇编各个方面的信息资源，提供综合信息服务。

　　3. 加强教学档案的规范化管理。从教学档案管理方面存在的问题出发，各学校由于档案工作规范化程度低，管理不到位，档案管理、存档部门职责不明，归档机制不健全，导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍，亟需在科学划分档案类目的基础上，明确档案的建档、存档和管理职责，加强对档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训，定期开展对档案工作的指导与业务培训，定期开展对档案工作的督查，提高信息服务的针对性与实用性，加速学校档案信息化建设。

　　（三）对下一步档案管理工作的设想

　　1.抓好业务培训。进一步加大学习和培训力度，强化专业培训，把学习档案管理新知识与教学业务知识紧密的结合起来。加强教学档案学习的针对性和计划性，学以致用，知行统一。提高教学档案业务工作的标准化、规范化水平。

　　2.抓好基础性工作。教学档案管理作为教育行业发展的基础性、服务性工作，将严格按照主管部门的具体要求，进一步建立健全教学档案归档制度，要严格按照要求规范操作，妥善保管，确保档案资料不受损失。

　　3.提高教学档案工作者的政治素质。档案工作的政治性、服务性决定了档案人才要具有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。档案人才不仅要事业心强、爱岗敬业、勤奋努力，还要具有全新的服务意识，熟悉档案工作规律，遵守档案工作纪律，确保技术资料的安全，不泄密。

　　4.抓好档案信息化建设。档案人才应具有与时代步伐相一致的思想观念，要有较强的创新意识、竞争意识和进取精神。随着信息技术的广泛应用，档案信息存取自动化、档案信息管理智能化和档案信息利用网络化已成为档案信息化建设的发展方向。档案人员要站在信息化建设的前列，敢于向传统挑战，用新的管理理念来改革和创新档案服务思路，丰富服务手段，开拓档案工作新途径。

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