档案管理创新的探讨

　　机关单位要生存和发展，离不开科学的管理制度，其中档案管理是有效保证行政单位协调、有序、高效运行的重要基础。档案管理是指通过对信息的收集整理、分类统计，进行有效规范的管理并提供服务的各项工作的总称。随着社会的不断进步和经济体制改革的不断深入，建立信息化档案管理面临着重大的挑战，如何加强档案管理向科学化、规范化、信息化发展，是档案管理者必须深入思考的问题。要实现档案管理的创新，要从如下几个方面做起：

　　一、重视档案管理体制改革的必然性

　　档案管理者必须正视档案管理体制创新的必然性，针对档案管理中存在的问题采取有效措施来加以改进。

　　1.提高管理认识。强化档案管理工作和其他各个部门的积极配合，加大档案管理工作的宣传力度，强化信息资源意识，规范档案工作中的具体行为，加强对工作专业性质的认识，提高自身水平，对其进行不同类型的宣传，提高效果，可是试着采用多媒体技术对档案信息进行搜集、分析以及利用。档案管理要创新宣传形式，运用现代高科技制作以不同的载体形式和传播媒介向公众展示展览档案资源，突出专题和典型宣传。

　　2.掌握相关档案管理知识。档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识，必须熟悉和掌握复印、缩微等现代化技术知识，不断适应档案工作发展的需要。档案管理工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作，它不能通过服务对象直接产生效益而取得经济效益。

　　二、风险应对策略

　　档案的原始性和文化传承性决定了档案信息安全管理的特殊性，要保障档案内容的长期性和持续性，就要充分认识风险，采取安全防范体系，增强对风险的抵抗能力。

　　1.技术方面的风险管理，，需要从网络访问、信息传输、操作系统及其应用软件系统等各个方面加固网络访问控制，避免内网数据的流失，采用入侵检测技术动态监控网络，防治数据加密技术信息泄露，利用查杀技术防止系统文件遭破坏，防治规避设备故障风险等。

　　2.管理方面的风险管理。建立治理措施，制定安全操作规程，推行各类档案信息的组织、保存和管理策略，按照使用要求采取分级存储策略进行管理，采取制作纸质拷贝的方式实施格式转换以及版本跟踪管理，定期轮换岗位和降低单人集中管理之安全风险。

　　3.技术和管理的动态监控管理。按照档案管理制度、标准规范不断修订、改进和完善管理制度，在充分了解技术防护产品和使用方法的基础上，实施安全管理手段加以实施落实。建立监督执行体系。化过程跟踪与控制，确保档案管理措施的落实到位，实现信息化工作的总体要求，，通过过程跟踪、分析和管理，确保各项措施标准规范的完善与升级扩展。

　　三、档案管理实现信息化

　　1.建立档案信息自动化系统的管理体制。信息自动化是档案管理系统的建设目标，要把高度集中管理和方便使用相结合。重点解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范硬软件的选用，把各个层次档案信息自动化系统实行集中统一管理，不避免自建系统，造成信息分割和资源浪费，组建一个规范化的“档案信息系统”，建立集中统一管理下的分散式系统。

　　2.资源的有效化利用。档案信息化管理就是为了提高档案资源的有效利用率，扩展利用空间。因此在档案管理上要密切注意优化使用程序，提高资源的使用率，对于档案资源的扫描以及整理环节一定要注意资源的准确性，资源信息化系统建设之前要固定人员，在信息的录入过程中监督人员应履行相应的职责，同时仍需要大量人力物力的投入，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门的部门开展档案的更新工作

　　3.建立档案管理信息化的管理系统。随着现代多媒体技术以及互联网的广泛应用，充分利用现代信息的手段，推进信息化进程，不断顺应信息时代发展的客观要求。确立一个总体规划，然后逐步实现档案管理在信息搜索。

　　四、档案管理要实现高利用率

　　随着网络技术的快速发展，利用计算机进行档案管理工作已经是大势所趋。不但可以提高管理工作的效率和准确性吗，还可以增强档案管理的适用性和兼容性，实现了完成档案的自动化、电子化。

　　1.充分利用现代网络优势，扩大档案辐射层面。调动职能部门、社会团体形成自觉支持档案管理工作的风气。提高对档案功能的认识。以多元化的活动积淀下来的历史印记，有效促进档案文化传播、发展以及创新的发展，满足社会文化建设日益增长的档案利用需求。

　　2.加快档案数字化建设，推进现代化管理。档案信息数字化是推进档案现代化管理的基础，档案管理技术要与社会先进水平同步。进行档案信息的现代化管理，不断提升服务能力。利用网络的可共享资源，可供人们在与局域网联通的计算机检索查阅，如果基本具备档案信息数字化的客观物质条件，不需另行大的投入，只需档案信息的数字化加工。可以大量存储、管理、利用数字化档案资源，提高档案服务水平，实现资源优势共享。

　　五、加强档案管理工作建设。

　　建立完善的人才培养机制，加强岗位培训工作，提高档案管理人员整体素质和能力水平，创建有理想、有现代科学技术的综合型人才以及专业人才的档案管理团队，有效地提高管理工作的效率，建设好兼职档案管理队伍，加强培训，掌握文史知识，了解档案的作用，熟悉档案信息资源。尊重档案尊重历史，不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，要实事求是原则，尊重历史忠于职守； 建立健全人才竞争激励机制，培养成具有全面专业知识及技能的档案管理团队，成为加快档案数字化建设，推动现代化管理工作的人才保障。

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