关于医院人事档案管理工作的分析与思考

　　人事档案要求全面反映个人经历、业务能力、学识水平、工作业绩、思想素质、家庭情况、社会关系等方面的真实情况，是客观评价该人、组织选人用人的重要依据。但由于其不能直接带来经济效益和社会效益，往往被医院领导所忽视，因此在管理制度、手段、模式、人员等方面存在许多问题，干部人事档案管理的规范化、信息化、现代化工作任重道远。

　　一、当前医院干部人事档案管理中存在的问题

　　1、认识不足，导致参与管理的热情不高。一是部分领导对人事档案管理存在误区，认为它只是一般事务性工作，因此日常关心少、经费投入低、人员配置弱等，导致人事档案硬件软件条件差、人员素质参差不齐、责任意识不强等问题普遍。二是干部职工本人对档案重要性认识不足。他们在日常重要档案材料如履历表、年度考核表等的填写时都能省则省，能简则简，甚至随意填写，导致档案的同一项目出入较大；对于学历、职称、培训等材料，不愿意或不及时交予档案管理部门，认为在自己手里更安全和方便，使档案材料不完整。三是档案管理人员对自身工作重要性认识不足。由于身兼多职或者认识不高，使档案管理人员中不愿意钻研业务、不按规范操作管理、不思考档案管理创新成为普遍现象。业务不熟不精、保密意识差、不主动催收材料、材料分类不规范、装订不及时、不愿意使用信息化手段的管理员比例较大，严重影响了档案管理水平。

　　2、制度滞后，不适应医院发展的需要。一是档案管理制度的落后守旧不利于人才的流动。人事制度改革增加了人才的流动性，利于人才发挥更大的作用，因此医院在不断简化人才选拔和使用的程序和手续。但由于长久以来形成的人事档案管理的“终身制”没能随着时代的发展得到及时补充和修正，这种制度下，以扣留档案方式强行阻止人才流动成为一些医院领导手中的杀手锏。二是管理制度执行情况的检查监督和奖惩制度不够完善。由于缺乏监督管理和奖惩措施，部分医院不按照档案管理数量配备足够的专兼职人员，素质不高，效率低下，水平偏低；部分医院办公室就是档案室，也是查阅室，不能按标准面积规定分出独立空间进行存放和办公，影响了安全性。

　　3、缺乏规范，影响真实性和完整性。人事档案管理相关规定对于档案的存档内容、分类办法、查阅借阅、取送办法、保密制度等都有明确而细致的规定，但在实际工作中往往出现档案材料的缺失和不完整、档案信息的泄漏、档案内容的更改造假等，损害了人事档案的真实性、严肃性和权威性。一是人事档案材料不齐全完整。原因有档案所属者本人的不积极上交，也有档案管理人员不能够及时催交。二是人事档案材料的前后矛盾。原因是档案填写者的不重视导致填写的随意性，也有档案管理人员对于重点项目，尤其是重要项目的“三龄一历”收档时没有认真核对。三是人事档案内容的弄虚作假。最常见的就是学历、年龄、履历等的造假和人为修改。不排除档案所属人暗箱造作，但也有签字盖章人的不严谨和利益驱动，还包括档案管理者的不认真审核和人为帮助。

　　二、提升医院人事档案管理工作水平的对策建议

　　1、提高认识，广泛参与。通过加大宣传力度和检查评比，提高医院领导的认识不断提高。通过严把档案归档关，和重大事项以档案为准，提高档案所有者本人对档案真实性、完整性、时效性的重视。通过对档案管理人员的业务培训、思想引导及奖惩制度的实施，待遇的提高等增加档案管理员的工作热情，提高他们的工作积极性。以此形成上下齐动，全员参与的良好局面。

　　2、加大投入，夯实基础。医院领导要舍得投入，严格按照规定分配足够的房间作为专用档案室，配备足够的硬件设施保证储存和归档工作的顺利进行，严格执行“六防”规定，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全。

　　3、加强培养，提高素质。在按照规定配齐配强专兼职人员，必须是政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员。要加强对档案管理人员的培训和培养，培训业务知识、先进的管理技术和信息化操作能力，要多关心他们的工作、生活，落实好评优、晋级等及项福利待遇，鼓励他们安心工作，创造性开展工作，不断提高人事档案管理水平。

　　4、规范管理，提高质量。在提高管理人员责任心和业务能力的基础上，严格按照人事档案的各项规定，制度上墙，入心入脑，严格执行，规范操作。收集材料要主动要、及时催、认真审，坚决杜绝不全、不实的材料入档。分类过程要严格按照规定执行，以便于翻阅和检索。装订过程要谨慎操作，不破坏档案材料原貌。查阅和借阅、复印一定要完备介绍信制度、申请审批制度、登记制度等，通过细致规范的工作，保证人事档案管理的准确性、真实性和保密性，提高管理水平和档案质量。

　　5、健全制度，保障监督。当前，对于档案室建设、人事档案管理各环节的操作规程和管理办法已经相当完备。为了保证这些规定和规程能够严格执行，就要严格制定和执行适合系统、单位的，可操作性强的目标管理考核制度和责任追究制度，保证人事档案管理的规范和权威。

　　6、不断创新，适应发展。信息社会的发展，数字化医院的建设，急需在人事档案管理等各环节加大创新力度，提高人事档案利用率，最大限度发挥其在人才使用、医院发展中的巨大作用。医院人事档案管理人员要在领导的支持下，加大课题研究，不断创新管理方式、手段，努力提高医院人事档案的的信息化、网络化程度，保证人事档案的真实性、时效性，提高工作效率，延长人事档案寿命。

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