计算机技术在档案管理中的应用研究

　　档案管理在我国的发展历史是悠久的，它是通过一定的方法对档案进行系统性的管理，但是在当今社会还没有被人们普遍的予以重视。随着我国城市化进程的不断发展，每年我国的人员流动也是比较频繁的，如果各行各业无法很好的将本单位内部的资料加以妥善的整理，这对于日常工作的发展存在着极大的弊端，而传统的纸质档案是无法满足这种快捷的社会发展需求的，因此，采用计算机技术来进行档案管理是一个很大的突破，它打破了人们对传统的档案的理解，以电子档的形式取缔了纸质档案，不仅提高了工作效率，同时还节省了许多资源和储存空间，这对于档案管理的发展具有重大的影响。

　　一、计算机技术在档案管理中应用的必要性

　　在当代社会的发展中，信息化是必然的趋势，计算机技术则完全符合了信息化发展的要求，快捷、准确、系统性，这些都是传统的人工档案管理无法实现的。通过计算机软件，可以进行快速的信息检索，而且无需大量人力进行翻阅，无需专设档案室进行储存，仅需小小的芯片就可以实现大容量的信息储存。它对于档案管理的可靠性和保密性也是比较突出的，同时还能很快的实现信息化的管理，快速、准确的查找出人们所需求的资料信息，这对于档案管理工作的发展具有极其明显的促进和推动作用，由此可见，计算机档案管理是未来信息化、系统化档案管理的必然趋势。

　　二、计算机档案管理工作中存在的问题

　　虽然计算机技术对于档案管理工作具有较强的促进作用，能够节省很多的资源，但是在实际的应用中还是存在一定的缺陷，因此为了更好的实现信息化、系统化的计算机档案管理，我们应该对这些现状加以全面的分析，并提出改进措施。

　　1.缺乏计算机档案管理的专业人才。档案管理对于技术人员的要求是比较高的，不仅要具备丰富的计算机技能，同时还要对档案管理的理论知识和业务能力有一个全面的了解，同时较好的系统性的管理水平、和较高的文学素养也是必不可少的。在各大高校，档案管理专业不太受到人们的追捧，专业性能较强的技术人员也大都流失到其它的行业，这些对于我国档案管理的发展是极为不利的。

　　2.对于档案管理的重视不足。在市场化经济的冲击下，各单位和企业更多的注重的是各部门带来的经济效益，而实质上，档案管理部门的工作性质决定了自身是无法实现创造经济效益的特征，因此没有受到人们的关注，因而在硬件设备和人员的配置上也无法实现与时俱进。

　　3.档案管理的软件无明确的版本。在市场上所研发出的档案管理软件是比较多的，但是各软件之间没有明确的界定，同时还有部分的软件存在格式不兼容的情况，造成了数据共享、交换无法实现，各企业盲目的选用，这样是无法很好的实现档案管理的统一管理的。

　　4.电子档案的弊端，由于档案的性质要求其具备较强的真实性和准确性，但是电子档案是无法去判断的，尤其是在资源共享比较频繁的互联网上，经过各网站之间的传播，它的源头和真实性是无法确定的。同时，它对于计算机的依赖是比较大的，因而在管理的时候，是没有办法实现每日全面的系统性的检查的，同时文档误删、病毒入侵等现象出现后，是没有办法短期内将这些文件档案复原的。

　　二、规范和完善计算机档案管理工作的对策

　　1.更新档案管理观念，改革档案管理模式。档案是人类社会活动的产物，随着人类文明的进展，档案载体的形式也在发生着改变。人们所称档案是人类历史的真实记录，这既是概括了档案作为原生信息的价值，也包含了档案自身的物质形态。在科学技术日新月异的今天，现有的档案管理模式在某些方面已经不能适应当前档案管理的需要。调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、调用的管理，逐步过渡到包括电子技术、管理和以人为本的管理方式中来。计算机技术的飞速发展，为档案管理工作开辟了一个全新的领域，同时也为档案工作带来了一定的影响，但这种影响是可以通过技术、管理、协调等手段加以解决的，可以将不利因素转化为有利因素。

　　2.提高计算机档案管理工作人员的综合素质。工作人员是档案管理工作的操作者，他们的认识水平和综合素质关系到归档的及时、准确、完整。要提高档案管理人员的综合素质，加强岗位培训，定期为相关人员举办一些档案管理制度知识讲座，使操作人员及行政管理人员都能自觉按档案管理的基本要求进行相关工作。加强计算机操作人员对于计算机维护的相关知识的学习，尽量消除办公自动化对文件归档带来的负面影响，使现代化的办公设备充分发挥其应有的作用。

　　3.建立健全计算机档案管理制度。档案数字化建设应该由地方档案管理部门统一规划和组织，由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法，使用统一档案管理软件，以便于信息交流与系统升级。统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。

　　4.提高档案管理工作的标准化程度，解决档案管理软件的通用性。档案工作现代化的基础是标准化，计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、应用软件推广、设备兼容、信息联网等，都需要一系列的标准才能解决。一方面使通用性的档案管理软件从质量上得到保证，另一方面使用户以尽量少的投人得到满意的应用效果。还需要加强对计算机档案管理的长期规划，形成计算机档案管理系统，逐步实现档案管理智能化和现代化。

　　综上所述，在档案管理中融入计算计算技术，对于档案管理信息化和数字化意义是重大的，我们应该不断地进行改善，通过意识的转变，让人们重视这一行业的发展，同时建立健全监督管理机制，着重培养相关的技术人员，为我国的档案管理水平的提高和发展增加更多的动力和信心。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145908.html