高校教学档案管理的信息化技术应用研究

　　经济的快速发展和信息技术的进步，改变了整个社会的工作模式，随之影响了人们的生活方式，使人们的娱乐方式、交流手段对现代信息化技术的依赖性越来越高。最初现代信息化技术的应用取决于计算机技术的发展，各种电子软件和信息化的设备的普及应用所提供的服务，的确解决了我们生活和工作中所遇到的很多问题，为生活提供了便利，为工作带来了高效。信息化的技术平台在企业管理中的广泛应用，真正实现了工作的高效率，直接带来了经济利益快速增长。只有信息化技术在各个社会管理领域中的广泛普及和系统应用，才迎来了数字信息化时代的到来。高校作为文化传播高度集中的场所，理所应当对现代技术的应用先知先觉，目前看来，过于传统保守的管理模式只能使高校对现代化信息的接受处于滞后状态，信息化技术在高校管理工作中的普及应用已势在必行。而其中教学档案的管理的是高校管理工作中的重要组成部分，为有效缓解档案管理的压力，使工作变得更为高效且系统，关键取决于对信息化技术的应用。

　　一、高校教学档案管理信息化技术的应用现状

　　（一）管理重视程度的意识较薄弱

　　在高校中往往将教学和科研作为衡量教师工作的标准，那教学、科研管理自然就成为了高校管理工作的重点，高校在这种主流管理意识的引导下，对教学的理解仅限于“教”与“学”，关注的对象也往往落在教师和学生身上，片面的认为档案管理像其它高校行政工作一样并非如教学、科研显得那么重要。

　　教学档案的管理，较其它的管理工作的确具有一定的单调性，但对管理系统性和科学性的要求使其档案工作显得尤为重要。但目前高校中很多管理人员由于对档案管理工作的重视程度不够，并且对工作的标准和要求偏低，以至于在管理过程中工作人员的执行力会直接受到影响。不管是过去还是现在，时效性对高校的二级学院档案管理来说都显得尤为重要。在信息化应用程度不高的时代，假如高校教学文件或学生档案不能及时做到归类，未归档文件久而久之的积压便会不知去向，对档案保存的完整性和安全性造成一定的损失，为教学辅助工作带来不同程度的负面影响。

　　随着信息化技术在各个行业领域的渗透，对高校教学档案管理工作的要求也在不断提高。但档案管理工作是否能取得成效，依然首先取决于管理者对工作的重视程度。

　　（二）信息化管理模式规范化的缺乏

　　对管理工作的规范化要求同样适用于高校档案管理工作，信息技术建设的不健全直接影响管理工作整体水平。目前大多数高校二级学院教学档案的整理缺乏统一的管理标准，于是无法实现真正的信息资源的共享。正是由于教学档案管理没有建立统一的系统平台，不管是在信息资源建设，应用软件开发，还是在标准规范的建设方面，没有建立统一的目录档案系统，导致每个教学环节的归纳都是各行其是，这样一来的管理层次无法提升。高校中二级学院对教学档案的保管，只能是停留在相对滞后的管理方法上，管理在规范性、服务性以及资源共享性方面距离信息化档案管理的要求还存在很大的发展空间。

　　不仅如此，管理模式规范化的缺乏在高校的教学档案信息化应用中，存在众多的安全隐患。随着网络技术的发展给信息化技术管理安全工作带来了一系列的问题，不注重网络黑客或网络病毒的防护，将会给教学档案管理带来不必要的损失。因此在教学档案管理中一定要进行网络安全部署，防止一切不利因素给信息化管理带来的干扰。

　　（三）管理人员的管理技术有待提高

　　目前在高校对教师及管理人员学历、能力素养需求较其它行业整体水平偏高的影响下，现在高校中负责教学档案的管理人员在综合素质、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保证二级学院教学档案工作信息化的顺利开展，就必须具备相应技术管理专业的知识。但从大多数高校实际情况来看，缺乏真正掌握教学档案信息化管理技术的人员，因为这对档案管理的人员信息化技术的要求相对专业，不仅要熟练掌握档案管理工作流程，还要能够根据各自二级学院实际情况合理配备和运用教学资源。这样一来，要求高校教学档案管理人员必须要注重信息化管理知识的学习和经验的积累，并对教学档案管理水平进行科学、合理的自我评估。

　　二、高校教学档案管理信息技术应用的必要性

　　高校的教学档案信息包括教师课堂教学教案、教学日历，以及教学过程中所使用的教学方法及教学成果。信息化技术在高校的档案管理中的应用，可以有效地辅助高校实现教学改革过程，进一步改进教学质量，提高教学水平。随着教辅工作中信息化技术的应用，教学档案数字化管理程度的提高，使其变得更为系统化、合理化。伴随教辅工作效率的提高，教师可以将更多的时间、精力投入到教学、科研中来，保证各种教学活动的全面开展，学术会议的顺利召开。数字化技术的在教学档案中的不断更新、应用，使信息化可以更好地为广大师生提供“教”与“学”的服务，使高校的教学档案的利用率大大提高，不仅满足了二级学院教学档案的需要，也是高校档案管理的必然趋势。

　　（一）是档案管理工作的内容和程序精简化的表现形式

　　教学档案实现信息化管理是指利用高科技的信息技术对档案的信息进行分类、存储，由于数字化的信息存储更加方便快捷，有效节省了教学档案信息存储的空间和时间，使存储信息更加的全面和完整。电子信息化的存储方式真正保证了档案管理中的信息准确率，并且在保存过程中不会像纸质档案材料那样易损，是教学档案质量提高的一个重大突破。 　　信息化技术使教学档案管理的内容更为精简，工作程序更为便利，大大缩短了管理人员的工作时间，保证了教学档案存储信息的时效性，有利提高管理的工作水平和效率。

　　（二）实现校务管理工作公正化、清晰化的有效途径

　　高校教学档案信息化规范化建设，目前体现在校务管理平台尤其是公告栏，例如高校办学、教师的聘任、招生及毕业生就业和出国留学的条件都会通过校级网络平台信息公告栏里进行通知，以便全校师生对信息的全面接收。作为二级学院教学档案的管理，需要将其有效的信息作为电子档案文件分类存储，有效的扩大了校级网络平台的功能，是提高教学档案管理工作的水平，真正实现高校的校务管理公正化、清晰化的有效途径。

　　（三）提高教学档案的利用率的客观需要

　　信息化的技术在高校的档案管理工作中的引入，使教学资源配置得到充分优化，减少档案管理工作所用的时间，并且节省高校人力、物力、和财力。为学院师生提供全面信息资源，降低档案信息查找的难度，使档案管理的工作程序更为规范，并且提升了档案管理的水平和管理者服务的能力。加强了档案信息资源的开发，使档案资源的利用率增加。教学档案的利用率的提高意味着档案管理工作对教学工作的影响越来越明显，所以，提高教学档案的利用率也是发展高校教学工作的客观需要。

　　（四）促进高校教辅工作发展的必然趋势

　　网络技术不断的发展，使社会和经济都取得了巨大的发展和进步，在这种形势下，高等学校既面临着机遇也面临着挑战。在社会结构的转型期间，高校教育所面临的重大挑战就是面对高等教育的大众化以及产业化应如何提高教学质量，如何让教辅工作更科学化的发展，从而对促进教学工作起到更为积极的作用。对教辅工作现代化改革的首要目标就是实现高校教学档案的信息化管理，这是高校教辅工作发展的必然趋势，也是决定高校全面推行现代化教育理念的客观需要。

　　三、高校教学档案管理信息化技术的应用

　　（一）构建数字化信息的档案系统

　　档案管理数字化是档案管理发展的必然趋势，利用宽带数据的通信传输技术，使教学档案的资源和信息实现数字化。教学管理的数字化作为先进的管理体系，其系统众多，例如，多媒体网络技术，TCP/IP等技术，还有数据库管理系统（Oracle，300GB的PH光盘库，以及各种各样的扫描仪器，利用软件的开发工具），将高校教学档案建立成一个目录库，以及电子化的信息系统。甚至部分教学档案，即便非档案资料管理的人员，同样可以根据需要使用管理号码，直接上网浏览，这样一来，方便了查阅的教师，丰富了档案管理的手段，提高了档案管理的效率，使高校教学档案的管理工作更加的规范、便捷。

　　（二）信息技术的主要应用体现

　　首先，通过网络平台及管理软件的使用，部分教学、科研信息更为公开，使教学人员与教辅人员之间的沟通变得高效。直接影响就是提高管理工作的效率，使其查阅更加方便、快捷且准确，降低在管理中由于人为因素而所引发的档案存储失误，使高校档案管理的工作更加的规范化、高效化、精准化。其次，通过信息技术的培训，能够使相关人员掌握最新的信息化管理手段，进一步提高综合管理能力，使其更好地适应信息化档案管理工作的要求。

　　（三）建立高校教学档案信息安全保障体系

　　社会网络化的应用发展给教学档案管理带来高效的同时，也增加了档案信息的不安全因素，因此，高校教学档案管理的信息保密性就显得尤为重要。建立信息化的安全保障体系，在高校教学档案信息化管理的工作中，对信息造成安全威胁的网络黑客以及网络病毒等要有充分的防范意识。因此，必须相应具备完整的安全防范系统，将重要的电子档案信息做好备份，在安全性的基础上确保教学档案信息的完整性。

　　四、高校教学档案信息化管理的发展趋势

　　（一）档案信息呈现多元化发展趋势

　　随着社会现代化程度的提高，档案信息也呈现出了多元化发展的趋势。虽然教学档案资料，各虽然各种电子的文本、网络、还及音像资料已成为教学档案资料的重要组成部分，但是二级学院所要整理的学生档案和试卷档案的保存形式是纸质为主的。虽然电子化管理模式已经渗透于档案信息的管理过程，但不同的教学档案信息，对存放的空间、存储的时间都有着更为细化的要求。针对这种资料种类多元化的趋势，要对档案的存储结构进行信息合理配置。将电子资源作为档案管理主要手段，做好专业性的电子档案信息存储，将已扩大的教学档案的接收内容进行及时的归类、调整，使教学档案信息管理实现真正的多元化发展。

　　（二）档案资料种类的多样化趋势

　　随着档案信息的多元化发展，在曾经的纸质、电子及影像等教学档案资料种类的基础上，也呈现出更加多样化的趋势。以符号形式存在的信息资料，包括各类信息符号构成的文本，在学校高效能的管理体制下，简单的纸质信息载体已经不能适应教学档案管理的需求。尤其在电子技术的广泛应用的今天，档案信息的载体越来越多，于是档案资料的种类便呈现多样化的趋势。

　　在教学档案管理过程中，通过扩大教学资料信息的采集的范围、缩短信息录入及输出的时间，强化管理工作的服务意识，使档案管理能够更适合教学工作的需求，为其它教辅工作顺利开展提供便利条件，只有加快科学的信息化的档案管理手段，将多样化的现代档案资料的应用于教学，才能实现真正的信息化技术管理。

　　结语

　　综上所述，高校教学档案的管理是一个严谨且系统化的工作，只有信息化技术程度的不断完善，才能跟得上高校教学信息的快速发展。对于信息化技术在教学档案管理中的应用一定要结合本校自身的实际情况，不断转变档案管理的思路，工作态度严谨，技术求新，实现真正高效的管理模式。管理过程中对存在的问题和弊端进行及时总结并改进，构建高效性的教学档案信息化的管理系统，进一步完善档案管理工作，真正实现教学档案的资源共享，更好的为高校教学、管理工作提供服务。

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