加强基层单位声像档案管理工作的对策

　　一、当前基层单位声像档案管理存在的问题

　　1、基层单位档案管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。基层单位的声像档案是处于无章可循的白由形成、自由处理状态中，大量的声像档案没有在档案室集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

　　2、基层单位档案意识不强，声像档案归档不及时。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片与底片需同时归档，近年来新形成的数码冲印照片与光盘也应同步归档，影像资料需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。但我们发现，有些的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位原始录音（影像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

　　3、基层单位保管条件差，不利于声像档案保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。当前，设置了声像档案室或配备了声像档案专柜的单位很少，有的单位是将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁柜等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。

　　4、基层单位重大活动档案归档不及时，声像档案流失。众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免。二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失。三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

　　二、加强基层单位声像档案管理工作的对策及建议

　　1、加强管理，制定办法，狠抓制度落实。要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作是很必要的。要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定并狠抓落实，确保有关法规和制度落到实处，同时制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

　　2、加强监督，分类指导，注重业务培训。针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理的重要内容，针对不同情况采取不同方式进行分类指导，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，力争整体水平的提高，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

　　3、结合实际，创造条件，力求妥善保管。从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。按照《声像档案管理办法》规定，照片档案库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%，录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，放置在防磁柜中，盒与盒的间距不小于3mm。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。《声像档案管理办法》规定，声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。

　　4、建议档案部门直接参与基层单位的各类重大活动。针对基层单位各类重大活动（重要会议）档案、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局（馆）直接参与的办法，由主办单位通知档案局（馆）派有摄录专长的人员参加，并负责监督摄影录像及其他各类档案资料的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便利用。

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