论信息社会视域下加强档案工作的信息化与科学化

　　一、信息社会视域下加强档案管理工作和档案干部队伍建设的重要性

　　档案管理工作是一项基础性工作，并且有着悠久的历史渊源，从最早的符号到甲骨文都是对所发生的重要事项的记载，伴随着经济社会的发展进步和互联网络的快速发展，档案记录形式由传统的纸质媒介发展到电子媒介，记录的方式和手段更加丰富多样，记载的主题和内容更加广泛全面。如果没有或者做好档案管理工作，任何事项和情况都失去了呈现载体和存在方式，历史将断流、社会将空白，经济社会发展进步所创造的辉煌成就都将化为无形，历史的长河将变得干涸。因此，我们应当高度重视档案管理工作，在继承和保持传统经验与做法的同时，注重现代高科技手段特别是网络手段的运用，提高档案管理工作的层次和质量，加强现代档案管理工作科学化和信息化建设，将档案管理工作推向更高水平。

　　与此同时，档案干部在各级各类党政机关和企事业单位承担着保存、整理和保护档案的重要职能，是单位内部不可或缺的重要组成部分，对于单位历史的记载、各种情况的记录以及相关问题的查阅起到至关重要的作用。同时，各级各类党政机关和企事业单位是社会运行的基本构成，承担着经济社会发展和社会进步的基本职能，而这些职能的运行和实现需要档案工作的承载和支撑。因此，我们不应忽视档案管理工作和从事档案管理工作的各级各类干部，应当坚持以人为本，注重对档案工作干部队伍的外在培养和人性关怀，在提高其档案工作能力的同时，加强对档案工作干部队伍的关心和爱护，及时了解他们的思想动态和实际困难，注重对档案工作干部队伍的人性关怀和心理疏导，努力造就一支立场坚定、素质过硬、业务精通和踏实苦干的档案工作干部队伍。

　　二、信息社会视域下档案管理工作和档案干部队伍目前的现状和问题

　　档案管理工作是一项枯燥乏味的工作，面对的是枯燥的文字，工作繁琐细致、千篇一律，年复一年、日复一日都经过相同的程序，完成相同的工作，感觉没有辉煌的工作成就和价值，时间久了就会丧失对工作的热情与兴趣，也不利于创造性地开展工作。同时，档案工作部门是相对贫苦的部门，工作繁重细致，要求高但是往往待遇低下，使得工作付出与回报往往不成正比，特别是伴随着经济社会的快速发展，很多领域的收入待遇都得到了很大程度的提高，而且社会生活的成本与负担也与日俱增，一些从事档案管理工作的干部对自身待遇很不满意，希望获得各方面待遇更加良好的工作以实现“自我价值”，造成有的干部强烈要求调整岗位，甚至有的干部选择辞职，造成各种形式的人员流失，严重影响了工作热情与效率，也严重影响了档案管理干部队伍的稳定性。而且，档案管理部门往往被认为是非重要部门，或者是闲职部门，往往不被重视和认可，得不到领导的正确评价，工作起来缺乏动力，使得从事档案管理工作的干部在任劳任怨工作之后看不到上升的空间或者得不到领导与同事的认可，严重打击了从事档案管理工作干部的工作积极性、主动性和创造性。

　　与此同时，正因为以往错误的观念认为档案工作并不重要，造成在办公条件、档案设备和运行经费等方面严重不足，不能行之有效的开展工作，处处受到限制和挤压。此外，影响档案管理工作的一个原因在于从事档案管理工作的干部往往是年龄老化、退居二线或者安排闲职的干部，他们的一个共同特点就是不能熟练掌握现代办公技能，不能充分利用现代信息手段开展档案管理工作，往往还是局限于传统的手工方式进行档案管理工作，工作效率严重低下，工作效果很不理想，不能与时俱进、开拓创新，严重制约了档案管理工作的信息化建设和科学化水平。

　　三、信息社会视域下注重档案工作干部队伍建设，探索档案工作科学体系与全新路径

　　注重档案工作干部队伍建设，努力造就一支业务素养高、创新能力强和踏实苦干的专职专业档案工作干部队伍。众所周知，档案工作是一项既需要专业素养和技能同时又枯燥乏味的工作，档案工作既要求细致又纷繁琐碎，而且并不体现明显工作成绩，往往被组织人事部门忽视，而且在很多时候得不到领导的认可，在评选先进和提拔任职中往往不处于优势地位。因此，我们应当改变以往偏颇的传统观念，充分认识到档案工作是一项重要的基础性工作，而且是一项不可或缺的工作，一个国家、一个单位以及一个部门任何一项规划、安排和工作都需要以文字为形式、以纸质媒介或电子媒介为载体进行发布、记录和存储，如果没有档案的记载，一切过程和结果都将随着岁月的流逝而被历史潮流淹没。就比如从大的层面来讲如果没有文字档案的记载和流传我们将无法考证我们中华民族几千年的灿烂文明，将无法探寻历史发展的轨迹，更将无法继承历史所创造的辉煌成就。同样，在一个单位这样一个小的层面不论工作计划还是人事变动都需要以文字的形式进行发布，并需要存储档案以供查阅和佐证。而且不论一个国家还是一个单位都会产生大量的文字档案，因此就需要有专门的干部从事这项工作，而且如前所述是一项既枯燥乏味又不被重视的部门。由此，各单位领导应当充分认识到档案工作也是本单位不可或缺的一项重要工作，应当在福利、待遇、评优、进修以及晋升等方面对从事档案工作的干部进行适当的倾斜，解除其工作的后顾之忧，充分肯定其工作成绩和为单位所做出的贡献。只有这样才能激发从事档案工作干部的工作热情和工作动力，才能使其全身心地投入到档案工作中去。

　　同时，我们应当纠正以往传统错误观念，认为档案工作是非重要部门，在办公经费、设备更新和存储场地等方面不愿投入更多经费，甚至把上级专门用来加强档案工作的专项经费挤占或者挪作他用，严重影响和制约了档案工作的科学化与信息化建设，也严重打击了从事档案管理工作干部的工作热情和积极性。因此，各级各类单位和领导应当将档案工作视为本单位一项重要的基础性工作，在干部配备、办公经费和存储场地等方面提供科学合理安排甚至适当照顾，改善从事档案管理工作干部的办公条件和办公设备，投入资金更新和提升档案存储装备和设施，并且鼓励和选派从事档案管理工作的骨干进行培训和进修，了解和掌握现代档案管理工作的先进经验和创新途径，提高档案管理工作水平。 　　与此同时，我们应当加强档案管理工作的科学化和信息化建设，针对以往单纯依靠传统人力分类整理和装订保存的档案管理工作方式，以及以往仅仅限于文本档案存储方法，造成档案管理工作投入人力大、工作周期长和占用场地多的情况，不仅耗费了大量的人力和空间，而且对于文本档案的保存要求高、效果差。由此，各单位应当投入专项资金并结合本单位档案性质和保存要求积极引进现代化档案管理信息系统，配备和招录有档案专业学习和工作经历的干部，并对其进行培训使其牢固掌握现代档案管理系统的各项功能和运行方法，然后针对本单位不同档案的查询要求和保存要求将档案分门别类，按照所属不同门类录入档案管理系统形成电子档案，这种将现代信息手段纳入到档案管理工作中去的方式既节省了大量的人力工作和存储空间，又方便档案的随时查询和分类保存，提高了档案管理工作的科学化和信息化水平。

　　此外，我们还应当按照档案的性质和门类加强电子档案信息共享平台建设。伴随着信息网络的快速发展和日益成熟，我们建立一个电子档案信息共享平台，将除去涉密等不能公开的档案以外的其他可公开的档案分门别类汇集到这个平台，充分利用信息网络传播速度快、覆盖范围广和使用快捷方便等优点，可以根据电子档案信息共享平台各种各类档案的索引和目录，通过输入有效的身份信息，从而方便迅速地查阅到所需要的档案信息，避免了到指定档案存放机构人工查阅的各种不便，既节省了人力和时间，又可以随时随地的查阅到所需要的档案信息。同时，我们还应当加强国际交流与合作，了解和掌握国际社会和其他国家档案管理体制与机制，根据我国档案管理、查阅和保存的特点，在继承优良传统做法的基础之上学习和借鉴国外档案管理先进经验和有效途径，创新符合国情和单位需要的档案管理机制与方式，切实提高档案管理工作的科学化与信息化水平，使得我们的档案管理工作迈向新的台阶。

　　综上所述，我们应当重新审视档案管理工作和档案干部队伍建设的重要性，充分认识到档案工作是一项保证一个地区或者一个部门推进经济社会发展进步和完成职责要求的基础性工作，我们应当逐步健全和完善档案管理工作的体制和机制，注重对档案工作干部队伍的选拔和培养，在继承传统档案管理工作优势的同时积极借鉴国内外档案管理工作先进经验和创新途径，实现档案管理工作的科学化与信息化。

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