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日期：2023-01-12 阅读量：0次 所属栏目：档案管理
一、档案的数字化
文件、档案、声像、图书、情报、资料、文献、实物，档案馆面对各种形态的档案，要统一数字化形式，首先要解决的是标准问题。除了实物，其他形式的档案，从理论上来说都可以用数字化来存储。但是，理论上的存储并不代表操作层面上的完美。一个系统在启动之时，会制订所能接受的格式和规范，而这些格式和规范，需要能包容本馆所预期数字化的馆藏。比如图片资料，现在所用的手段是扫描或照相，便要确定精度标准是多少。又如在启动时确定的规范是300dpi，但是后期发现这个精度对部分档案无法完美反映其细节，这个时候就会面临着大量返工的尴尬局面。开始设置较高、超高精度，又会造成存储成本过大、使用困难。标准应该是在对本馆馆藏特征进行全面分析的基础上制订的，既要符合数字档案馆的国家标准，又要扩充、调整相应的个性化标准以适应本馆的馆藏特点。
二、档案的收集
档案数字化之后，使得在线或离线方式收集数字化的档案变成可能。以目前的档案管理方式，实体档案和数字化档案还将长期并存，实体档案将继续收集。但是提供数字档案，可以分解数字化工作量，避免档案馆花费过多人力于档案的数字化工作。在档案馆人力不足、经费不足的情况下，可以通过制度来分解数字化工作，由档案的形成人或提供人完成数字化工作。在线收集档案同时还有明晰责任的作用。开发在线收集随之而来的新问题是，如何控制档案数字化的质量问题以及真实性问题。在实际工作中，需要对责任人进行定期专项培训、制订出相应的工作制度和规范、在入库前实行从逐件检查到抽检制的过渡等工作，通过这些手段来保证入库档案的数字化工作准确高效。
三、档案的真实性
在目前的档案管理系统里，最大的安全隐患是档案的真实性问题。系统管理人员甚至是档案管理人员，都有可能去变更数字化的档案文件和数据，而数字化的档案有别于传统档案的特点是很难发现变更，即使发现变更也没有变更的痕迹。这样档案的真实性就很大程度依赖于管理人员的自觉性。档案的真实性是档案最严肃的要素，所以应该从技术手段和制度上加以保证。目前已经非常成熟的数字证书技术是保证档案真实性非常好的方式。建立证书体系，由最后的责任人在入库前加盖数字印章。信息档案文件采用数字印章或加密格式存放之后，需要使用系统密钥打开，会带来使用效率的问题。一是通常情况下加密元无法使用关系型数据的检索手段。二是逐项加码解码会导致系统开销巨大、效率降低。因此，需要在建立之前就认真分析，合理设计开放元和加密元的组成和分布，实现高效和安全的平衡。
四、保管中的安全风险
一般的理解，数字化档案是一种永不消失永不磨损的信息，但是实际上磁信息或光信息同样存在错误问题。磁场、过热过冷、灰尘、多次读取等因素都有可能造成数字信息的变更。有些变更是非致命的，只会导致部分信息缺失，有些错误却会导致整个文件无法打开，甚至数据仓库完全损坏。尤其是如果使用了加密格式存储，任何误码都会造成信息无法还原。所以对数字档案的保管，需要从技术方案上对数据安全提供足够的保证。一是建立基础的备份系统。二是建立定期自动核查例程，防止数据已损坏而未能发现。再好的备份系统也不可能无限量冗余备份，如果不及时发现问题，很有可能已损坏数据会冲掉备份的正确数据。三是有条件的档案馆应建立实时异地容灾备份。四是定期更新存储介质。
五、利用中的安全风险
档案的密级制度是数字档案馆利用环节最需要关注的因素。以现在的信息技术手段，只要开放出去，再想保护就几乎没有可能，所以档案的调阅流程需要有严格的控制。一是对数据元的开放方式要有明确的界定，按不同的密级，设定不同调阅方式的可见数据元；二是数据中心要有严格的安全措施，包括技术手段和管理手段；三是在无法做到物理隔离的情况下，要利用网闸等技术实行逻辑隔离；四是采用技术手段，严格控制调阅者来源和权限；五是档案数据库建立在内网，需要开放的部分可采用同步技术建立镜像供使用；六是建立调阅室，加强制度管理，采用技术手段防止通过网络或移动存储拷贝数据；七是要防止无线网络设备造成网络后门。总之，随着信息技术的高速发展，数字档案馆的建设在面对新空间、新思路的同时，也会面临着许多问题和困难。这就需要档案管理人员保持与时俱进，坚持学习和研究精神，不断给数字档案馆的发展注入新的生命力。
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