档案里的“生命史”:医院档案数字化利用与保存探析

　　汾阳医院作为一所百年老院，建院历史悠久，除了综合档案室中的“老档案”，每天都在产生着大量的新档案，记录着医院发展、管理、病人就医史等各类信息，很多具有不可忽视的价值，可以说在一定意义上它是一种生命背后的“记录”。如何对这些档案资料进行利用，让它“立得住”“留得下”，便成为了我们经常思考的问题。本文以研究汾阳医院建院百年以及近些年来数字化建设步伐加快为契机，力图探求医院档案文化建设的突破口，深层次地挖掘百年老院的历史文化、服务当今医疗档案的数字化建设。

　　一、“如何留存过去”

　　档案最大的价值在于保存历史原貌，帮助人们更好的认知“自我”。汾阳医院建院久，历经清末、民国，保存、搜集以及后期抢救了大量有关民国、抗日战争、建国后珍贵的医疗档案资料。至2013年底已累计收集案卷11748卷（不包括代建代管的吕梁市医疗废物中心档案71卷），其中录像带295卷、光盘574盘、磁盘1卷，室存资料97卷，编制案卷目录114本、全引目录112本、专题目录2本。据笔者自身不完全统计，仅2012～2013年一年医院进行档案查借阅利用人次就达1510人次，2006年编写院志时查阅人次达到3000人次以上，其中，不乏来自全国各大高校的研究者和兄弟医院参观者，老档案的价值已然凸显，成为解读建国前后，地域生命史、生活史、外交史的重要文献资料。

　　不可忽视的是在现有的档案建设体中，部分医院对老档案重视程度不够。其实，历史恰恰本身就是一笔财富。针对于此，汾阳医院结合自身的特殊的历史，组织档案室人力物力资源重点抢救了一批“过时的档案”。这些档案解读了汾阳医院为何在小城镇办大医院而且一直经久不衰、日益兴旺的原因所在，更回答了什么是医院精神的问题。在整理过程中，我们首先对历史档案进行了分类，挑选出其中具有价值和最常用的档案进行筛选，甚至于二次或三次加工，并利用数码拍照或扫描方式等对其提炼、编纂，将其转变为大众化、通俗化、流行形式的文化“产品”，以便更好的保存与服务医院和当地社会的各个阶层。

　　同时，受益于近年来历史学科领域兴起的口述史研究。我院于10年前便已经开始对部分老职工进行了口述档案的收集，我们认为，历史档案和口述档案是互为补充的重要的两个部分。汾阳医院由于其自身的特殊性以及建国前后时代的沧桑巨变，先后有很多著名医务工作者从业于此，他们的记忆亦是珍贵的“档案”，为了对此进行“挖掘与保存”，我们先后分为三步进行了挖掘。第一，成立了名苑研究会，克服医院档案工作人员少的弊端，由党务部和综合档案室牵头组织了一批爱好写作的成员组成，有退休的老员工，有在职的老职工，有新加入医院的医务工作者，这样可以尽力实现人员层次之间的无缝隙衔接；第二，我们分类别、分层次召集现有医院在职职工和离退休职工进行集体座谈与个别座谈；第三是走出去，深入太原、天津、北京、浙江等地向曾经在我院工作过的老同志进行座谈、征集、专职采访22人次，组织集体（其中一次太原地区35人参加）座谈2次；此外，也充分采用现代化的技术手段，电话采访5人次，有来自大洋彼岸加拿大的、也有来自上海、山东、杭州，江苏、西安的，也有通过电子邮件、传真等形式积极收集稿件、照片的，也有通过公众网络采集或收藏的，还有到古玩市场、文化市场收集购买的等等。可以说，此项工作发动全院，老少参与，功在当下，利在千秋，意义不言而喻。

　　在对旧有档案以及口述档案组织整理电子化的过程中，我们亦对现有刊行的有关我院的历史研究、学术论文等进行了收集与编撰，现已收集整理编撰227篇，渴望明年能公开出版发行。这些资料的整理与收集，从一个侧面记录了汾阳医院的历史，同时也还原了汾阳（当时称汾州府）的“生命史”，让我们更好地了解到了近代以来，国人“生命史”的发展脉络。

　　二、“数字生命史”的构建

　　毋庸置疑，在现代社会中医疗病历档案由于其特殊性，关系到一个个个体的“生命史”。而大数据化时代的到来，智慧医疗概念的出现，都要求我们提供更加透彻的感知、更全面的泛在互联、更深入的智能体系，打造出一个具有智慧化的区域医疗信息平台。通过对这一平台的利用，医生乃至普通百姓可以通过利用先进的互联网技术，实现与医疗机构、医疗设备之间的互动，逐步达到信息化，构建无所不在的“全生命周期医疗服务”体系，构建每个人的“数字生命史”。

　　而目前我国现有的医院档案中大致分为医院集体和个人档案两大类。医院集体档案也就是医院各个职能部门管理层的档案，涉及各个管理科室，我们于2000年开始主要采用的是档案津科网络软件，使用10多年来不断开发、更新，查阅检索非常方便。个人档案主要包括干部职工档案和病历档案。其中，又以病历档案管理的重要性和使用频率尤为突出，覆盖全院所有的临床、医技、职能部门。它是一个多维度的档案体系，连接着医院、病人、社会的各个角落，且在诊疗、科研、社会保险、生儿育女、法律鉴定等各个方面都占有着不可忽视的地位。进入21世纪以来，国务院新医文件中关于医院信息化工作明确指出：“医院要以医院管理和电子病历为重点，推进医院信息化建设”，并将医院信息化建设视为医改的“四梁八柱”之一。汾阳医院于1996年7月开始建立了出入院病人计算机管理系统，1997年10月扩展到药房药库管理系统，1999年自主开发程序，对门诊挂号收费到各项辅助检查收费以及药房购药等所有信息全部纳入计算机管理，并由原始清单改为一日清单，同时编制了医院血库管理程序，睹塞了管理中的缺陷和漏洞。2003年汾阳医院与山西导通联合将医院信息管理系统升级，门诊、药品、住院、血库、病区、医院材料、院长查询全部实行计算机管理，并将病案室服务器也收回统一管理，保证数据安全，采用了磁盘阵列、数据库网络管理平台等，2009年临床医技科室数字化档案建设从网络布线工程入手，初步形成了覆盖科室、病房的PACS网络，为医院管理决策提供了大量有价值的数据。

　　2010年汾阳医院在实施电子病历（机打）及医务科病历质控系统工程的基础上，继续进行电子病历工程本地化改造，并配合医务科、山西省病历质控中心进行电子病历质控程序的开发研究，将电子病历与HIS、LIS、PACS系统连接。同时，制定出了汾阳医院住院医护工作站（医嘱）系统试用方案，并进行了实施前的调研、准备、协调工作。在妇科、心内科测试运行医嘱管理系统，并多次召开全院相关科室协调会，规范工作流程、及时征集讨论改进程序。此外，还设计了PACS图像和报告网页，使科室能够及时查看到辅助检查科室的相关图片及报告。

　　术业有专攻，医院的电子信息化，必须依赖有专业的行业公司规划。汾阳医院为更好的发展以及长远规划与山西导通信息科技有限公司签订了“山西省汾阳医院信息化建设项目”合同，邀请该公司负责、维护升级医院的医嘱管理系统、医院HOA协同办公系统、合理用药系统、手术室管理系统、LIS等系统；在硬件建设方面，则不断完善服务器、存贮阵列等硬件的引进与投入，软硬件同步进行，大大提高了医院的信息化管理水平，使汾阳医院信息管理从以收费经济管理为主的初级HIS系统发展为以电子病历、病人信息管理为主的高级综合管理系统。目前汾阳医院将对各科室医务人员进行培训，引进“数据分析与决策支持系统――汾阳医院临床科主任管理平台”使用，接入城镇居民医保程序。

　　医院看病模式的数字化建设，也大大促进了档案管理工作的转型。以往的医院档案工作，只是对纸质文件媒介的重视，对数字档案多有忽略，不利于医院档案的建设。笔者认为，医院档案管理工作应积极融入医院电子化建设之中，并积极通过网络、系统后台建设，统一数据，定期收集，采取多种形式（纸质、光盘、磁盘、异地备份等）保存，这样，我们的档案工作才能更加一步，也才能更好的服务医院以及普通民众的日常生活。

　　档案建设与医院发展是一体的，医疗档案管理对我国医疗事业的发展有举足轻重的作用。医疗档案的建设在于保存医院的发展脉络，更在于服务于普通民众的“生命史”。在当下科技发展以及数字化医院的构建下，医院档案管理机构只有与地俱进，跟紧时代发展，不断拓展自身档案建设的领域，积极融入数字化建设，才能促进自身发展，也才能实现医院档案本身的价值。

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