规范公文制发提高档案质量

　　1.引言

　　实现档案管理的规范化和标准化是现代档案管理的具体要求。档案管理工作是一项很重要的基础工作。要想做好档案管理工作需要结合工作实践，针对不同的任务，相对独立的完成工作内容。公文的制发是档案管理的基础，在工作环节中有着严格的工作流程。因此，我们必须树立系统工作的思想意识，从规范公文制发工作开始，建立合适的工作标准，从而实现档案管理的规范化和标准化。

　　2.规范公文制发的重要性

　　公文制发的质量决定和影响着档案的价值。归档方法和装订质量影响着文件管理工作标准化。同时规范公文制发可以有效提高档案管理质量将有利于解决在档案归档分类中存在的一系列问题，也有利于进行规范化管理，更方便检索文件。以便更好地实现档案管理的规范化和标准化，

　　3.规范公文制发的几点建议

　　3.1紧紧抓住前提性工作

　　公文是档案的前身，公文的制发不仅影响着公文本身的质量，同时也影响着档案的质量。实现公文制发的规范化和标准化是提高档案管理工作的前提性工作。因此，必须要实现标准化、规范化的公文制发，这也是提高档案质量的初始条件。首先，要建立规范的公文制发制度，依据制度才能有条不紊的进行公文制发的工作。其次，公文中相应的信息应当明确，签名和文件应该是一致的，必须要有相应的日期。然后，公文的内容应做到清晰，简明扼要，突出重点，摒弃冗长乏味的长篇大论，做到内容明确，简单易懂。最后，公文要使用专业词语，使用的语言要合理的，规范写作格式，禁止使用简化字和不规范字，从而便于今后的检索。

　　3.2把握公文的质量

　　公文的质量反映了一个部门的形象，同时在很大程度上还影响着行政效率。所以，公文要明确反映部门的目。在制发公文时要，从实际出发，强化质量意识，严把质量关，才能合理的规范公文的制发工作。首先，保证政治方向，对于公文中涉及的内容思想，要坚持正确的政治立场、方向和观点，一定保证和党的思想路线保持一致。其次，保证公文内容完整明确。主要看文献内容是否丰富；提出的建议和措施是否符合实际；引用的材料数据是否可靠；内容是否充实等。然后，注意公文的用词。查看文档的是否结构科学、严谨；是否做到了语言流畅、语法正确；是否存在标点和语句错误。最后，把握公文的类型和格式。从起草到定稿每一个环节都要按照相关正确的格式进行修改。语言适当，页眉页脚的格式正确，公文的整体格式正确都要严格注意。档案管理人员一定要严格把握公文的制发质量，防止不符合体系公文的出现。严格把握公文制发的质量，才能从根本上，提高档案的质量，从而促进档案管理质量的长足发展。

　　3.3加强公文制发人员和档案人员的继续教育

　　如今在行政部门和档案部门，存在公文制发人员知识老化，管理技术落后的问题。所以，要想提高公文制发人员的整体素质，加强对公文制发人员专业技能教育是一个有效的途径，也是目前和未来的关键任务。加强公文制发人员的学习，可以从一下几个方面进行。

　　首先，加强公文制发人员的政治素质教育。政治素质学习包括政治态度和职业道德政治素质，这是办公室行政人员以及档案人员的工作基础。要认真学习马列主义，毛泽东思想，邓小平理论和“三个代表”重要思想，打好政治思想基础，坚持正确的政治立场、方向和观点，加强政治纪律学习，从而提高政治敏感性，树立正确的人生观、价值观和思想观，在原则问题上，一定要与党中央保持高度一致。加强学习《档案法》并严格按照《档案法》开展工作，严格遵守党和国家的机密。

　　其次，加强专业技能的学习。公文制发人员应具备丰富的专业知识，学习档案学理论知识，熟悉档案工作相关的知识和技能。无论是文学和历史、社会学和信息科学还是统计学、心理学和现代通信操作技术，都要了解，甚至是熟练掌握。这就要求公文制发人员和档案人员不仅要学习传统公文制发的方法，而且广泛学习各个学科的知识，做到融会贯通，学以致用，从而可以更好地将公文制发与档案管理结合在一起。

　　最后，要勇于创新，学习先进的公文制发方法。公文制发人员要树立终身学习的观念，不断提高自己的专业技能，及时更新公文制发的各项新规定、新办法，同时有关单位和部门要及时组织公文制发人员的考核，建立完善的考核制度，并定期组织公文制发知识的培训，组织先进管理方法交流会，通过交流和相互学习，从而提高公文制发人员的专业技能，一举多得。身为公文制发人员，也要虚心求教，努力提高自身的专业管理知识，不断学习，不断创新，及时总结工作中的经验，并认真学习。

　　4.结束语

　　实现公文制发的规范化和标准化，有利于提高一个单位的对外形像和经济效益，促进单位的可持续发展，为单位的现代化管理奠定坚实的基础。通过实践表明，档案工作根据不同的任务，存在一定的独立性。所以我们要加强学习，实现公文处理工作的规范化和档案工作的标准化，从公文制发入手，保证公文的质量，通过学习先进的档案管理方法，提高工作效率，达到提高档案管理质量的目的，便于日后的档案检索以及实现更加便捷的完成档案管理工作，从而提高工作质量，实现单位的良好发展。

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