论中等职业学校档案管理人员综合素质的培养

　　档案是中等职业学校管理活动中形成的，记载和反映学生、学校职工个人经历和德才表现的文件材料，是被记载人学习工作情况、社会关系、修养品德及奖惩等方面的第一手资料，是人事部门考评职工的重要材料，也是日后各单位挑选任用被记载人的参考依据。所以提高档案管理人员的素质，不仅是新形势下中等职业院校发展的客观要求，也是档案管理队伍自身建设的必然选择。

　　笔者在多年的档案管理实践中总结发现，中等职业院校档案管理存在几个突出的问题。一是被动管理。一般情况下，档案管理人员只是负责档案资料的收集整理工作，至于收集到的信息何时用，怎么用，一般不做思考。二是封闭管理。档案由学校人事处委托专人进行管理，与学生档案、学校工作档案、及教学、科研档案相比，利用率较低，且自成体系，相对封闭，不利于高校档案管理人员相互学习和交流。三是僵化管理。多数高校多年来一直沿用传统的手工操作的档案管理办法，大量地留存和使用纸制文字资料。现代的电子文件资料则很少使用，没有在时代的发展中体现高校人事档案管理的与时俱进。

　　一、中等院校档案管理人员业务素质的现状

　　随着职业教育的深入发展，职业院校建设取得了前所未有的成果。在档案管理领域，学校的档案意识不断增强，各部门对档案工作的重视程度有了提高，不但专业档案人员队伍在逐年壮大，而且档案管理人员的素质也在提高。但从学校的软硬件上看，中档案人才队伍还是一个“弱势群体”或“冷衙门”，档案管理人员队伍的文化程度和业务素质还有很大的提升空间来适应新时期的改革需求。

　　（一）专业人员偏少

　　目前，档案管理队伍中大专以上学历的人数已达一定比例，本科以上学历的人数也在变多，这为中等职业院校档案事业的发展注人了新生力量。但是，“据调查显示档案管理人员中具有中高级专业技术职称的人数占总人数的比例还是偏低，毕业于档案专业的专业人员偏少，具备硕士和博士学位的高级专业人才更是少之又少”。社会专业化分工的发展和互联网技术的深入影响要求档案工作岗位专业化职业化，而目前档案专业毕业的人员占整个档案管理人员队伍比例极低，是目前档案管理朝着专业化发展面临的挑战

　　（二）档案意识不强人员不稳定

　　我们档案管理人员不少是非专业的兼职，没有经过档案管理的专业培训。现实中，档案管理人员有的是兼职档案工作，他们档案意识有待提高，有人片面地认为档案工作并非是自己的工作，以做好本职工作为主，奉献意识与服务精神欠缺，平时不做好档案工作，到年末归档时突击完成，严重影响了档案工作的顺利完结，也很难保证档案材料的准确与精细。与此同时，档案管理人员流失严重，不少人认为做档案工作没前途更没“钱途”，所以提高档案管理人员的职业道德也是一项长久的工作。

　　（三）对档案管理工作重视不足

　　当前，一些院校轻视档案管理工作，认为档案管理不能给学校带来直接的经济利益，所以教学、科研工作才是学校的主要工作，把档案管理工作与学校整体发展规划割裂开来看。在这样的理念之下，档案管理工作缺乏应有的重视和支持，对档案建设很少有系统全面的规划，使得档案管理工作不能及时有效开展，最终直接影响到档案管理工作的质量和效率，而遇到学校需要评估评审时档案工作却“手忙脚乱”。

　　（四）创新意识不强服务意识不够

　　很多档案管理人员具有自我封闭的思想，“只扫门前雪”。缺乏参与意识，认为档案管理工作和其他部门是割裂的，所以不能及时发现和总结新情况、新问题，缺乏参加科研、经验交流活动的自觉性。同时缺少服务意识，极大地影响了学校档案的信息开发和编研工作。

　　（五）管理手段单一信息化进展缓慢

　　目前大多数档案部门对档案的开发利用方式仍沿用传统的档案管理模式，“提供档案的方式大部分还以手工操作为主，多数学校档案开发层次较低，档案中纸质文档多于电子文档，复印件多于原件，基础资料多于重要文件少”。这种传统的管理方式已经越来越显得力不从心，没能结合互联网技术的发展把档案材料信息化，档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。

　　正确地认识档案管理人员的现状，才能针对性地提高档案管理人员素质。尤其在中等职业院校，档案管理工作多样不一，类别有人事档案、教学档案、会计资料档案、图书资料档案等。所以学校档案工作者的素质的培养与提高刻不容缓。

　　二、提高中等职业院校人事档案管理人员素质的努力方向

　　（一）强化中等职业院校人事档案管理人员的责任意识

　　责任意识是中等职业院校人事档案管理人员对待工作的一种态度、一种情感、一种表现，是贯穿人事档案管理过程的中等职业院校人事档案管理人员的意志品质的表现。

　　（二）增强中等职业院校人事档案管理人员的业务能力

　　业务能力主要是指中等职业院校人事档案管理人员在从事档案管理中表现出的处理问题的方法、技巧和完成工作任务的效率，以及掌握和运用现代科技手段从事人事档案管理等。

　　（三）激励中等职业院校人事档案管理人员的创新精神

　　创新精神是指中等职业院校人事档案管理人员具有创造性完成档案管理工作的理念和行为，能够运用现代科技方法和手段完善中等职业院校人事档案管理工作，能够在总结、借鉴先进经验的基础上，冲破传统束缚，实现中等职业院校人事档案管理工作的新突破。

　　三、提高中等职业院校人事档案管理人员素质的路径

　　（一）任人唯贤 　　选拔优秀人才从事中等职业院校的档案管理工作，把好入口关。从新进管理人员的加入到管理人才队伍的专业知识培训，再到引入竞争机制，要以全方位、多层次的培养手段，确保中等职业院校档案管理人才队伍稳定与素质提升，推动中等职业院校档案管理工作向高水平发展。

　　（二）不断提高业务技能

　　随着互联网技术的发展，电子文件的产生、下载、存储、归档、保管和利用，改变了原有的工作方式和业务流程，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高了办公效率，与此同时，作为真实记录学校事务活动全过程的文件和档案内容、形式、形成程序等也必然会发生相应的巨大变化。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。不断学习，加强业务素质学会利用新的技术手段指导档案管理工作是未来的必然趋势。

　　（三）加强档案人员的继续教育

　　“互联网技术的发展及运用，加快了档案工作的信息化管理，职业院校档案工作对于档案管理人员提出“一专多能”的要求，所以继续教育对于中等职业院校档案工作者极为重要”。利用计算机等通信设备以及现代化的办公设备进行档案管理，可以更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检索贮存，实现档案管理信息化、自动化。但是，这势必要求档案管理人员除了注重专业知识的学习也要加大新知识的扩充，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

　　（四）努力培养档案管理人员的工作创新能力。

　　档案管理者历来都是“守摊点”、“仓管员”的形象，缺乏新形象，而多一些敏捷和智慧，从根本上转变传统形象，就需要创造性地思维和工作业绩，努力提高中等职业学校档案管理工作的实用价值。档案的阅读、交流、快速检索等都可以深入的挖掘出实用性的技巧与方法，这里必须指出的是，档案管理人员是否具备及时获取、及时更新档案信息的能力是实现档案管理网络化的必然要求。

　　（五）提高个人职业道德修养及待遇。

　　在新时期的环境下，做好档案工作，要求具有比以往更高的个人修养和职业道德，以适应新形势发展的要求。一要加强档案人员各种文化知识的学习和实践锻炼，不断提高文化素养，培养积极向上，开拓进取，勇于创新的精神风貌，使之成为有理想、有道德、有文化、有纪律的有用人才。二要做好人事档案管理人员福利待遇工作。根据行政级别和职称按有利于人事档案管理人员的原则落实其福利待遇，保证人事档案管理人员待遇不低于同等条件的职工。三要做好人事档案管理人员未来发展工作。通过改善工作环境、福利待遇等形式，激发中等职业院校人事档案管理人员工作热情，防止产生职业倦怠。

　　总之，中等职业院校档案管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，要有极大的耐心、热心和责任心，还要有较强的综合能力。面对教育改革的新形势，我们要努力学习，与时俱进，以高度的敬业精神，认真做好中等职业院校档案管理工作，为稳定学校的正常教学秩序、提高教育质量提供重要的保证。

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