浅析高校档案管理危机应对

　　近年来，频发的各类突发事件给社会造成了巨大的损失，档案工作在社会突发事件的危机应对处置过程中具有重要作用。当前档案领域主要对社会突发事件中档案工作需要和其他部门进行应急协同联动的工作内容进行了探讨，诸如突发事件中档案的收集、管理、服务利用工作等。页随着网络时代的到来，高校档案工作也开始经历着巨大的变化，诸多严峻的挑战层出不穷，可谓危机四伏。对于如何建立面向高校突发事件的档案应急联动工作机制，以系统全面地做好高校突发事件中的高校档案应急管理工作，需要多部门共同参与，其中既涉及理论认知又关乎实践操作，又需要加强对档案工作信息化和自身队伍等方面的建设，这样才能更好地进一步发挥高校档案在我国教育现代化建设中的重要作用。

　　一、高校档案管理的危机分类

　　任何档案在管理中都存在潜在的危机因素，而高校档案管理中存在的危机因素则更突出。

　　1、从原因分析，高校档案危机可分为自然因素和人为因素的危机两类。自然因素危机是由于人力不可抗拒或难以支配和操纵的各类自然灾害所引发造成的，如高温高湿、地震、台风、水涝、火灾、虫害等；人为因素危机包含管理技术水平、手段落后，高校档案管理人员业务操作不当，档案的形成、归档、鉴定、保管等工作不规范以及档案遭到盗窃或破坏，高校档案管理软件维护性差、软件质量不过关等引起的档案危机。目前高校档案主要以纸质档案为主，更容易受自然和人为因素的影响出现危机。

　　2、从档构成分析，高校档案危机可分为档案实体安全危机和信息安全危机。档案实体安全危机即档案载体的危机，包括档案本身存在如纸张、光盘、磁带的老化问题；由于保管不当造成，如光线强烈、高湿、高温等。档案信息安全危机包括档案的数字化信息安全隐患，以及所有档案的信息安全隐患。当档案信息与载体结合为一体时，载体的安全决定着信息的安全，载体的损坏也相应使信息内容丢失，如纸张褪色、磁带断裂、照片受霉菌的侵害等；当档案信息与载体分离时，档案信息易被修改、盗窃或损毁，面临着信息真实性、完整性、凭证性、保密性等危机。

　　作为高校管理的重要组成部分的档案工作，信息化建设势在必然。否则，在电子档案迅速崛起的情况下，人工管理为主的高校档案遇到的管理技术危机会更突出，在诸多环节都存在危机因素以至于影响到自身的存在。

　　3、从工作流程分析，高校档案危机可分为在收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁中的危机。由于高校档案管理人员业务水平良莠不齐，收集不齐全、保管不到位、在利用过程增加了对档案的损害、没有按文件价值进行鉴定等现象，造成了高校档案管理质量不高、档案容易受损等危机。

　　二、高校档案危机的表现和成因分析

　　1、经费投入不足。随着数字化档案建设步伐的加快，高校档案管理各项软硬件设施急需得到改善，目前档案管理配备的设施、预算经费已不能满足数字档案建设的需要。档案信息资源化建设、数字化建设经费难以得到切实有效的保障，造成档案管理硬件设施相对落后，难以进行更深层次档案信息编研和服务创新，导致档案工作危机频发。

　　例如，档案室建设方面。档案室是保管高校所有档案的场所，是所有党群行政档案、人事档案、教学档案、科研档案等各类档案的安身之处。由于高校经费投入不足，导致档案室建设滞后、基础设施落后，是档案实体保管中的重要危机。

　　2、档案管理方式落后。随着计算机技术在学校各项工作中的广泛应用，虽然一些高校档案部门配置了现代化管理设备，但多数高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不高。

　　首先是立卷程序和方法仍采用传统方法，即根据文件的主要特征或文件的类型进行区分和初步组合，然后调整、排列并编号，编制案卷封面并装封，最后编制案卷目录。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式，导致利用上的重重困难。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，这种传统的档案管理手段、方式已愈来愈滞后于高校工作的发展需要，难以适应信息化的要求。这种落后的管理方式必将影响档案信息的利用。

　　其次，结构不合理、门类单一，缺乏特色馆藏。馆藏档案是开展档案利用服务的物质基础，没有馆藏，档案服务是无水之源、无本之木。受传统档案管理意识的影响，档案收集的主动意识淡薄，馆藏档案资源量不足。同时衡量馆藏建设的标准也以档案数量和排架长度来衡量，许多学校只重视收集的数量，轻视收集的质量。大多数学校注重党群类、行政类、教学、科研类等常规档案的收集，而对特色档案、重点档案、具有典型性、代表性的档案收集较少。再次，档案资源开发编研不合理，档案信息的加工、编研缺乏统一的标准，不能形成完善的档案信息资源体系，有些开发编研产品不利于用户检索、利用。

　　3、现代信息数字化发展缓慢。随着信息技术的发展，高校档案工作的模式发生了根本性变化，档案工作领域不断拓宽，各大高校相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数高校档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快；档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划；馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准；电子文件存储还存在较大的安全隐患；有些高校档案信息网页设置花哨而不实用，栏目设置不能完全体现用户的需求，不合理现象仍然存在。

　　信息化时代对档案管理者的综合素质提出了更高的要求，而高素质的档案工作人员和完善的操作规则是档案管理现代化健康发展的重要保证。但是，目前高校档案管理人员普遍缺乏现代技术，综合素质较低，既懂计算机技术、网络技术又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。这极大地制约了高校档案现代化进程。但受传统用人体制的制约，档案工作人才缺乏竞争，既懂档案管理又熟悉计算机操作管理的复合型人才难以吸引进来，致使档案部门人员老面孔，观念落后，技术缺乏，面对当前飞速发展的社会科技有被淘汰的危险。 　　三、应对高校档案管理危机策略

　　1、建立完善的服务危机管理法规制度。完备的档案危机管理法规是做好档案危机管理的关键。一套完善的档案服务危机管理法规是采取有力措施减少或规避服务危机的发生的制度保障。在档案馆各项规章制度建设中应加入专门的档案服务危机管理预防制度、危机反应和弥补制度等，使服务危机管理有制度保证，增强服务危机管理能力。在档案馆日常工作中，要对服务过程中存在的潜在危机因子进行分析和预测，分析档案资料、分析馆员、装备等，并落实到服务危机管理制度和运行机制中，编制防范预案，优化服务流程、有效控制，使服务危机管理科学化、法制化，预防危机的发生。

　　2、提高领导档案意识。学校各部门领导要有档案创新与危机意识，强化高校档案危机意识和高校档案信息系统的安全管理，实行高校档案安全领导负责制，成立高校档案安全工作领导小组，形成严密的医院档案安全工作网络，将高校档案安全工作落到实处。

　　3、加大档案实体安全管理力度。一是在档案安全移交和接收管理上，对属于归档范围的文件材料做到及时、完整、齐全归档，做到无积存零散文件。应移交、接收的档案能够做到交接登记明确、责任到人，确保交接流转过程中档案不丢失、不损毁。对新接收的档案做到杀虫、杀菌、除尘后入库上架。二是在档案实体相关保障上，对档案实体安全状况坚持定期检查，并对检查情况进行登记；做到定期清点核查。三是在利用中的档案实体安全上，坚持专人负责利用工作，并坚持利用登记制度。对重要的、珍贵的、利用频繁的档案实行双套或多套备份制，也可进行复制，用复制件代替原件提供利用。

　　4、加强档案信息网络安全建设。网络信息时代，信息化是当今世界发展的必然趋势，档案信息网络为高校档案利用提供便捷的服务平台，但是网络发展和应用也会受到病毒、木马、物理故障、人为破坏、黑客入侵等各方面的威胁，往往造成大量数据的丢失，加大了档案馆服务危机的潜在性。首先，加强档案信息网站建设，建立科学、规范、实用的档案信息发布平台，是有效应对服务危机发生的关键。其次，加快档案数字化建设步伐，扩大档案数字化建设范围，对馆藏档案实施有计划、有步骤扫描、录入，建立各类专题数据库，并于校园网络实施对接，实现档案信息服务网络化。再次，加大经费投入，改善软硬件设施条件，保障档案数据安全，降低服务危机风险。“数据是资产，备份最重要”，及时有效的备份是保证档案数据安全的最佳策略。目前，高校数字化档案馆建设正在如火如荼地开展，由档案数字化建设形成的各类专题档案数据要保存十年、数十年甚至永久保存，且数字资源量占有的空间越来越大，这些数据都是档案馆宝贵的资源，也是档案馆花大力气长时间扫描、录入、编研的档案成果，一旦保存不慎造成数据丢失将是档案馆乃至学校的重大损失，使档案馆服务危机突发的几率大大提高。因此加大经费投入，增加档案信息储存硬盘、光盘、磁带、服务器等设备，保证档案信息数据库的多套备份，能有效降低数据保存过程中可能造成的损失，从而有效规避服务危机的发生。

　　5、提高档案工作人员危机意识。各高校应把服务危机管理纳入日常化管理，每一位工作人员要具备服务危机敏感意识。档案工作人员是提供服务的主体，其业务素质、服务态度、服务方式直接影响服务质量优劣。首先，档案工作负责人档案馆建设的领军人物，应该敏锐地意识到哪些信息将是服务危机产生的征兆信息，及时做好危机预防工作；当档案工作发生服务危机时，负责人应果断采取措施，尽可能将危机解决在萌芽、个例状态，防止积累、扩大，减少负面影响。其次，档案机构内部要强化服务危机管理意识，做好工作人员危机教育，提高工作人员面对危机的心理承受能力、应变能力和沟通合作能力。再次，每位档案工作人员要具备良好的忧患意识，对有可能发生的各种危机做好物质和精神上的准备，积极防御，树立科学的危机观。

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