浅谈合并高职院校干部人事档案管理的现状与对策

　　自本世纪初开始的近十年，中国数百所高校走向合并。干部人事档案在学校的干部晋升、职称评定、工资改革等方面发挥了重要作用，同时也存在诸多问题。特别是有些合并高职院校，合并时间短，大多是由一些不同学科、不同层次的学校合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导的足够重视，从而出现了诸多问题。

　　一、合并高职院校干部人事档案管理的现状

　　（一）档案意识淡薄

　　长期以来，相当一部分人对高职院校人事档案工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没什么关系，也不能为学校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，很少有领导过问，使人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。

　　（二）档案存放分散

　　受校区分散的制约，高校合并中有的是相邻学校的合并，有的是距离较远的数校合并，客观上导致了合并后人事档案的分散性。我们学校是由四所学校合并而来，校区跨浏阳、长沙、望城两市一县，合并后的前两年，人事档案分散在几个不同的校区存放。管档员因为工作的需要，常常不得不奔走于几个校区之间。

　　（三）管理设施较差

　　合并后的高职院校档案馆大多基础设施差，库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。档案的收集、整理、归类等工作还主要依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化程度低。

　　（四）管理制度不规范

　　合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的学校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实。比如由于管理规范不一，导致归档材料规格不一，我们学校合并前材料规格就有三种。档案材料收集过程中纸张大小不一，没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订。

　　（五）材料收集较难

　　高职院校合并后，机构、院系领导班子和教职工都做了适当调整，有些需归档的材料难以收集齐全，认为以往的资料没有多少用处，随便丢弃；或将一些珍贵资料留在个人手中，不按正常手续移交，给档案收集工作带来一定的难度。如教职工的年度考核表，以为没什么用，合并时随便丢弃，等通知归档时，有的不完整，有的根本找不到。我们学校南校区就是这样，2002-2005四个年度的教职工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教职工参加学历和其他短期培训后，认为有了毕业证或结业证就能证明自己达到了某种学历或参加了某种培训，而将培训过程中的学籍和成绩材料仍放在培训单位或自己保管，造成档案材料中学历学籍资料、培训资料不完整。还比如，有的专业技术人员职称评审后，认为只要取得了资格证，加了工资就行，而真正反映他职务晋升的材料，如《专业技术人员职务评审表》等却没有归档，给学校平时查阅及以后的职务晋升带来很大难度。

　　二、解决合并高职院校干部人事档案管理问题的对策

　　（一）争取领导的重视与支持

　　干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，在机构设置和人员编制上给以充分保证；还要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，要让他们享受同等的升迁机会，这样可以促进人事档案工作绩效的提高。

　　（二）档案集中统一管理

　　高职院校合并后由于人员情况不熟悉，因此查阅、利用档案较为频繁，特别是涉及领导干部任免、职称评定、工资制度改革时，需要大量查阅教职工的档案材料，因此合并后应尽量将分散在各校区的档案集中统一管理。只有这样，才能更好地实现人事档案为学校工作服务的功能。我们学校在合并后的第三年实现了三个校区的人事档案集中统一到主校区管理。

　　（三）加强基础设施建设

　　要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案馆，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。

　　（四）完善档案管理制度

　　明确档案管理部门的职责范围，规范管档人员的工作职责，加强行业指导和管理，规范统一纸质档案规格和要求。规模较大的高职院校还可以根据单位具体情况以及短期、中期、长期发展目标，合理制定考核制度，并确保各项制度全面落实。

　　（五）提高管档人员技能和素质

　　档案管理的好坏，在很大程度上取决于管档人员的业务素质水平。应加大对管档人员的继续教育培训的力度，鼓励支持管档人员参加学历教育、技术学习和业务培训。通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对管档人员进行全面系统的业务培训，提高他们的自身素质，增强工作责任感，更好地为社会和公众服务。

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