文书档案的鉴定与移交探析

　　一、文书档案鉴定工作概述

　　（一）文书档案鉴定的原则

　　鉴定工作的原则，是从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、安全的观点，确定档案的价值。

　　从国家和人民的整体利益出发判断档案的价值是文书档案鉴定工作的总的指导思想，也是评价档案保存价值的基本标准。档案是整个国家和人民的历史文化，是整个社会的财富，其保管利用，关系到各个方面的利益。档案鉴定不能只站在个别单位的角度决定档案是否保存或保存多久，而是要站在整个国家和人民利益或是整个社会的角度来判断档案的价值。全面的、历史的、发展的、效益的观点是对这一总指导思想的进一步阐述。

　　1.全面的观点。全面的观点有三个方面的含义：一是全面地分析文件的各个方面的特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判断档案的价值；二是全面地把握被鉴定档案与其他档案之间的联系，如本单位的各个内设机构之间、各种问题之间、本单位与其他电位之间具有的联系；三是全面地预测社会对档案利用的需求，利用需求是多种多样的，如行政的、业务的、技术的、生产的、研究的等等，鉴定时应对各种需求进行全面分析和考察，才能相对准确地对档案的价值作出判断，不能孤立地简单断定档案的保存价值。

　　2.历史的观点。历史的观点的要求把档案放在它所形成的历史条件下去分析它的内容与形式，离开当时的历史条件判断档案的价值是不准确的。因为档案是历史的记录，历史的进程以档案的形式记录下来，从某种意义上说，保存了档案便保存了历史，如鉴定文革时期形成的档案，不能因其内容的荒诞而否定其保存价值，无论如何它都是当时的历史写照。3.发展的观点。社会是不断发展变化的，鉴定时要注意用发展的观点判断档案的价值，预测档案未来的作用。随着社会的发展变化，利用档案的因素也会随之变化，现在有用的档案，随着时间的报移，将来可能没有用处。现在尚未有用的档案，将来可能会有用处。因此鉴定时要求一定要对利用需求可能进行预测，既要看到档案当前的作用，也要看到未来的作用，档案价值的鉴定才相对准确。

　　（二）文书档案鉴定的作用

　　1.监定工作为确定档案保管保护条件提供了依据。通过鉴定，区分了档案价值的大小，为及时移出失去保存价值的档案，为对珍贵档案实行重点保护提供了依据，尤其是对一些经费或办公用房较为紧张的单位来说，作用更加明显。如果不进行鉴定，让己失去保存价值的档案占用着大量的存储空间，妨碍有价值档案保管条例的改善，必然会造成人力、物力、财力的浪费。

　　2.鉴定工作是应对突发事件的必备措施。突发事件主要是指水灾、火灾、地震、战争、爆炸等天灾人祸，这些天灾人祸的降临往往是难以预料的，档案部门应早早做好预防。预防工作中最重要的一条便是及时做好鉴定工作，因为只有经过鉴定，有意识地将珍贵档案保存在专柜当中，一旦发生突发事件，才能在最短的时间内进行抢救或保护。

　　3.鉴定工作使档案更加精炼，便于开发利用。通过鉴定，档案的价值得到充分体现，档案保管者便可根据档案的不同价值组织开发利用。如价值大的档案在社会上的影响也大，对这些档案进行重点开发，档案的作用就能得到充分的发挥。如果未经鉴定，有价值的珍贵的档案淹没于大量失去价值的档案之中，不易被人发现和难以找到，档案的效益便不能充分发挥。

　　二、档案的移交

　　（一）档案的移交

　　档案的移交有两个过程：一是各级机关、企业、事业单位的文件形成部门应将本部门形成的档案移交给本单位档案室保管；二是各级机关、企业、事业单位应将整理好的档案移交给当地综合档案馆保管。

　　（二）移交的范围及时间

　　《档案法》、《档实馆工作通则》中明确规定各级机关、企业、事业单位的档案室向国家档案馆移交档案的责任。有的单位档案室保管条件恶劣，可能导致档案不安全或严重损毁，经同级档实行政管理部门同意，可以提前移交；专业性较强或需要保密的档案，可以延长移交的期限：如果档案馆的库房容量已达到饱和状态，可以暂缓移交。档案移交的方式为逐年移交和定期移交，逐年移交是档案室每年将保存期满的档案向档案馆移交，定期移交是档案室每隔一定年限向档案馆移交保存期满的档案。

　　（三）移交的要求

　　1.注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

　　2.改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定，上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

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