规范档案管理,提升管理水平

　　一、宣传到位，提供档案事业发展思想保障

　　（一）思想上高度重视，将档案管理工作置于十分重要的位置

　　领导对档案工作的重视首先体现在：各级领导能从思想上充分认同档案是历史的再现，是人类记忆的宝库，是不可缺少的精神财富。档案材料收集不齐全带给单位的是重大的损失，没有档案对历史的记载，无法对过去进行评价，更无法对未来进行预测。

　　（二）档案工作网络保持稳定，使档案工作的发展具有连续性

　　领导对档案工作的重视还体现在：建立健全本单位的档案工作网络，并保持档案队伍的基本稳定，打造―支业务素质良好的档案工作队伍，使档案工作的可持续性得以保障。积极支持档案干部参加各类档案业务培训、工作会议和研讨会议，鼓励登门拜访其他企业、事业单位，借鉴先进经验提高本单位档案的管理水平，并对兼职档案干部的业务技能和业务素质的培养。

　　（三）对档案经费的大力支持，充分满足档案工作的发展需要

　　领导对档案工作的重视，还表现在最大限度地给予档案事业的发展提供必要的物质保障，具体体现在以下三个方面：

　　第一，保证档案工作用房以满足档案工作持续发展的需要。档案工作用房应符合档案建筑规范，为保障档案材料的安全，同时还应安装红外线报警系统和防盗门窗，配备相适应的消防器材。

　　第二，保证设施设备的配置以适应档案工作不断提高的需要。档案工作配备的设备应满足档案工作的发展需求。

　　第三，保证档案工作必要的日常经费支出。要尽力解决档案工作的各种实际问题，必要的日常开支应得到充分保证。

　　二、制度建设，提供档案事业发展基础保障

　　“没有规矩，不成方圆”。《档案法》及其实施办法赋予档案部门的职能，需要一系列规章制度加以落实和保证。业务规章制度的建立有利于保证案卷质量，业务培训制度的建立有利于保证队伍建设适应发展，部门立卷制度的建立有利于保证档案工作有效运转，奖励制度的建立有利于保证档案规范化管理水平不断提高。

　　（一）建立规章制度，保证文件材料的收集和案卷质量

　　制度建设使档案工作有法可依，有章可循。坚持制度上门，责任到岗，落实到人，强化管理人员和科研人员的档案意识；归档通报强化各部门的责任意识，有效促进各部门分管负责人对本部门档案工作的督促和检查；档案工作检查评比活动促进各项制度的落实，充分调动各部门的积极性。

　　（二）档案部门立卷制度，充分发挥兼职档案人员的作用

　　任何一个单位档案专职工作人员的配备总是有限的，随着档案工作要求的不断提高，档案工作的业务量与日俱增，要保证档案工作规范化管理的有效正常运转，仅靠为数不多的专职档案干部是远远不够的。必须充分挖掘兼职档案人员的潜力，实施部门立卷制度。兼职档案工作者的作用不容忽视。充分发挥兼职档案员的作用，不仅可以保证档案材料收集齐全、完整和整理规范，而且可缓解档案部门的工作压力，为专职档案干部腾出更多的时间和精力从事档案信息的开发利用和学术研究等工作，更重要的还在于使档案工作形成一个充满活力的有机体，造就一个良性循环的局面，实现档案工作可持续发展。专职档案干部的监督、指导作用不可忽略。立卷工作的事前指导，事中监督，事后总结是专职档案干部必不可少的功课；对存在的问题要反馈到各立档部门，并通过举办培训班的方式，予以讨论和研究，集思广益，寻求解决良方。

　　（三）加强培训，提高兼职档案员的业务能力

　　好的规章制度最终必须通过具体的人来落实。只有兼职档案员具有较高的业务技能和业务素质，档案工作规范化管理才能得以实现。因此，对兼职人员业务能力的培养是十分必要的。档案业务培训制度可保证每一个兼职档案员都能明确白己的工作职责和本部门档案工作的情况。对新上岗和换岗的兼职档案员坚持实地指导立卷归档制度，使之尽快了解和掌握本部门档案的收集和立卷范围、方法等。编印《工作手册》和《制度汇编》，配以法律法规、规章制度、工作流程和分类表及保管期限、收集范围等，便于兼职档案员掌握业务技能。吸收兼职档案员参与档案工作检查评比活动，此举一方面增加评比的透明度和公正性，另―方面可使兼职档案员进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。

　　（四）建立健全激励机制，充分调动各立档单位的积极性

　　建立激励机制是推动档案工作必不可少的一环。检查评比制度，坚持从组织领导、业务能力和案卷质量三方面进行量化考核，有效调动各立档部门的积极性。各量化指标随档案工作的发展和要求予以调整。并对为档案事业发展作出贡献的部门、分管负责人和兼职档案员予以表彰和奖励，促使各立档单位搞好本部门的档案工作。

　　三、开发利用，提供档案事业发展服务保障

　　档案部门是档案信息储存、开发利用的服务中心，在各项管理活动中发挥着重要的作用。档案工作的核心和目的是对档案信息的开发利用，档案人应立足于树立提供优质服务的意识，不断完善服务方式和手段，开展多种形式的咨询查询服务，以此开拓档案工作的新局面。

　　一是强化资金保障。为确保档案工作上质量、上水平，在资金相对紧张的情况下，及时更新档案的办公条件，改善库房条件，配备计算机、扫描仪、打印机、复印机等必要设备，努力为档案工作的开展创造良好的条件。二是强化整理环节。规范业务档案管理，收集资料，充分利用办公自动化平台，使监管和服务更加科学规范，有效消除管理盲区，使档案的利用水平得到最大发挥。三是强化归档环节。依照“一户一档、一档多卷”原则，做到资料完备、组卷及时、卷目清晰、装订整齐；由专人负责，统一归档管理。

　　总之，开展档案规范化管理的最终目的，就是要在加强传统的纸质档案管理的同时，加大现代化管理力度，加强电子文件归档管理，加快档案数字化进程，使档案管理紧紧围绕单位中心工作，提高档案利用质量，提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。

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