学校档案管理的基础工作与现代化探析

　　一、问题分析

　　从整体情况看，档案工作本身还存在以下几方面的问题：

　　（一）案卷标题不规范

　　有些案卷有标题，但不能反映的主题；有些案卷基本元素的缺乏，甚至没有标题是一个普遍的现象；有些案卷引用不规范，没有目录号，一卷多册；卷内目录缺乏，没有标题的内容无法检索很难利用；许多文件没有分页，如果使用时掉页是很难找到的。

　　（二）主要制约档案利用

　　很长一段时间，档案利用主要为各级领导决策、为部门的参考服务、为教学和科研服务就相对薄弱。由于一些旧观念和档案制度的限制，为档案的使用需求不能得到充分满足，或大量复杂程序的需要，从而大大影响了档案利用效率。

　　（三）馆藏档案门类不全，档案的利用效率是有限的

　　据调查，很多学校的档案门类不完整，内容单一，主要由党政、财会类、教学档案居多，其他类档案是不完整的，数量有限。例如，照片档案、实物档案、声像档案严重缺乏，特色档案更是所剩无几，档案利用面也由此变得狭窄，不能满足各级档案的需求，直接影响档案利用效率。

　　（四）开发和利用档案受到限制

　　档案主要是通过人工阅读档案目录，档案管理人员经常遇到查询人员对档案形成时间、题目弄不清的情况，查阅起来有一定的困难，既延迟时间，又人力浪费。目前学校档案的利用基本上还停留在传统的手工水平，在先进的信息技术之外，虽然档案已配备了计算机，但使用范围局限于文件的目录项，无纸化、电子化、网络化水平不高。这种滞后的档案管理，严重影响了档案利用效率。

　　二、档案管理基础工作的标准化、规范化

　　学校为提高档案管理水平，必须进行规范化、标准化的工作程序和方法，对档案管理的收集、识别、描述、存储等环节必须按照统一规划和科学的方法实施。

　　（一）全面普查，去粗取精

　　档案管理标准化、规范化的实现，普查案卷是第一步，去粗取精。因为，综合档案馆多年来没有一个全面的库存，再加上传保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无参考的文件。所以，首先要清除这些无用的文件，以避免在计算机管理实施的重复和低效率。

　　（二）文件重新组合，实现档案工作规范化

　　纸太厚杂项文件的测试内容将组卷过厚内容混杂的案卷重组。重新组卷的原则是把有联系的文件组合在一起，对无卷内目录、无页码、无标题或标题不清，重组不仅可以优化馆藏、科学的管理，而且还可以提高计算机管理后档案利用效率。

　　（三）结合工作实际，规范著录

　　著录是计算机管理的重要基础工作，而且直接影响输入计算机的数据和信息的准确性。1986国家颁布的《档案著录规则》是最基本的档案著录标准。档案规范著录应该以此规则为要求，并以自己的实际情况开始制定详细的规则分类。

　　（四）统一分类，保证检索查全率

　　计算机检索的一个重要的优势是能够满足人们的搜索需求。为了保证检索的完整性，我们在分类过程中，根据《中国档案分类法》分类，然后据此制定具体规则。此外，在分类过程中加强审计力度及时纠正错误分类。应尽可能统一认识、统一的标准、标引的一致性，从而实现了标准化和规范化管理。

　　（五）规范标题，以确保检索精度

　　档案的分类号保证了检索查全率，但仅保证这些还是不够的，还必须保证准确度。标题名准确可以保证检索的查准率。因此，在著录时应统一规范。标准标题应该掌握的要点和原则是：在填写题目项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种等要素填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余部分。还要统一文种，题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

　　三、推进学校档案工作现代化管理

　　（一）学校档案工作现代化管理

　　要实现档案管理现代化，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案、照片底片档案，录音、录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏建设。其次要分级次著录，既省时又省力，即在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行：将那些反映问题单一或参考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及相同内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

　　（二）加强档案目录数据库建设

　　学校数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为学校档案资料存储中心和档案资料处理中心。充分运用计算机技术，加快档案数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

　　（三）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

　　有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询、不断提高服务效率和质量。

　　综上所述，档案管理工作是无止境的，档案的现代化管理建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。只有不断探索新路，做好学校档案管理基础工作，找准学校档案工作的切入点，适应新时期档案工作的需要，才能推进学校档案工作现代化管理。

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