学校档案信息化建设途径探析

　　随着社会的进步与发展，以及信息化浪潮的到来，学校的发展规模越来越大，每年学校扩张的人数大量的增加，这也对学校档案的建设与管理产生了严峻的考验。所以，加大对学校档案的信息化建设，是应对学校发展趋势的措施，也是提升学校档案管理水平的重要举措。学校档案信息化建设是一件利校利学的好工程，它不但有益于学校管理向科学化、信息化的方向进行发展，还有利于学校教育质量的提高以及教学方法的现代化、规范化，最终促进了学校教学质量的提高。

　　一、学校档案信息化建设的内涵及重要意义

　　学校档案信息化建设主要是指，学校在利用信息化水平的基础之上，采用先进的计算机技术来开展学校的档案管理工作，改变以前学校档案管理以实体档案为主的管理模式，实现档案管理的信息化，提高学校档案管理的网络化。只有这样学校档案管理才能不断的提高管理的效率和水平，才能为学校的发展提高更好的优质服务。

　　1、能够充分发挥网络信息技术的作用

　　随着我国学校规模的不断扩大，学校的人流量不断在增加，所以就对信息的需求量要求的比较多，大量的档案需要传递，这就要发挥信息化档案高速、快捷的优势[1]。所以加大学校档案的信息化建设，补习采用先进的管理理念，加强信息的安全处理与保密。只有这样，才能促进学校档案的信息化建设。

　　2、对重点的档案信息能够进行数字化和网络化建设

　　在学校中，总是存在一些比较特殊的档案，这些信息的数量多，再加上用途广泛，就容易对这些信息造成损坏。还有一些教师和学生都经常利用的信息，比如学习资料等。还有一些与教职工自身利益密切相关的信息，但是这些信息容易被不法分子所利用，这就需要对重要数据进行数字化、网络化的管理，并且加大对这些重要数据的保密工作。

　　3、能够加快现有信息档案目录数据库的建设

　　学校每年的人员流动量都很大，而且有很都的历史资料，这些资料不仅数量多，而且占据的空间也大，管理也不方便，这就增加了学校档案管理的难度，阻碍了学校档案管理工作效率的提高。只有将学校档案进行数据化整理，才进提高学校档案管理的工作效率。

　　二、目前学校档案信息化建设过程中存在的问题

　　1、管理方法落后，工作效率有待提高

　　在我国当前学校档案管理工作中，存在着很多落后的管理方法，造成这些问题产生的原因，一方面是学校的管理系统不健全，另一方面是现在学校档案管理存在着不小的难度，因为学校的档案大部分还是以实体档案为主，实体档案的利用率更高。但是，这也降低了学校档案管理过程中的工作效率。

　　2、档案数据库建设不到位

　　现在有些学校已经逐步的开始了档案数据管理的建设工程，研发了档案管理的专门软件。但是这些学校绝大部分的档案管理软件，仅仅满足了人员基本信息、档案目录编辑等日常管理方面的需求，在信息的储存量和信息的综合分析与统计等方面利用不高。而且有些学校在数据库信息系统没有较高的信息化程度，管理方面也存在着很多问题，不能有效的实现寻找信息的功能，所以，学校要进一步的加大投入，加强档案数据库系统的信息化建设，从而促进学校档案网络化的发展要求。

　　三、加强学校档案信息化建设的措施

　　1、面向未来，提高认识

　　当前学校档案管理的中心工作就是学校档案管理额信息化建设。学校校领导要及时的转变思想认识，加强对档案信息化建设工作的理解，大力支持学校档案的信息化建设，加大对档案管理工作基础设施的自己投入[3]。并且学校要做好档案管理工作的宣传，让学校教职工与学生深刻认识到档案管理信息化建设的重要性，这有这样才能扩大档案管理工作的影响力。学校还要根据自身档案管理信息化建设的程度，建立起适合学校管理的网络系统，以此来满足学校档案管理信息化建设的需要。

　　2、统筹发展，规范标准

　　学校档案的管理部门，要强化自己的责任观念，树立全局意识，立足于长远的发展目标，对已有的档案信息管理标准进行进一步的完善。并且加强学校对档案管理信息化建设的监督指导，提出科学合理的有效意见。学校在电子校务的建设上，也要加大档案管理系统与其它系统的联系，借助网络共享的手段，加大学校档案管理的信息化建设。

　　四、结束语

　　我国学校档案管理工建设已经随着时代的发展，朝着现代化的方向努力的迈进。但是学校档案管理信息化建设是一个长期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我们学校领导与工作人员不懈的努力与坚持，转笔思想观念，只有这样，我们才能提高学校档案管理信息化建设的效率，才能是学校的档案管理工作真正的服务于学校、服务于教职工与学生，从而更好的推动学校各项事业的健康稳定发展。

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