新建本科院校提高教学档案管理质量的探讨

　　教学档案是高校档案的重要组成部分，是高校档案的主体、核心和重点，它是高校教学工作的历史记载，是服务学院教学、规范教学管理的重要资料。新建本科院校教学档案管理工作关系到学校的教学质量，关系到良好校风、教风、学风的形成，是高等学校教学管理规范化的基本要求。科学、系统、规范的教学档案对正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，促进教学改革，提高教学质量，有着十分重要的作用。

　　一、新建本科院校教学档案管理存在的问题

　　（一）教学档案管理没有形成规范化

　　新建本科院校在教学档案管理上很大程度还处于过去高职高专的经验性阶段，规范化程度较低。一是大多数新建本科院校特别是二级学院（系、部）没有正确的教学档案管理观念，不重视教学档案管理工作，许多二级学院（系、部）没有设置专职教学档案管理人员，教学档案资料均由各学院（系、部）资料室人员或教学秘书代管。这些兼职教学档案管理人员，对教学档案工作的重要性认识不足，对教学档案材料的收集不及时、不主动，甚至被动等待，导致教学档案材料不齐全、不完整、不系统，甚至会造成在教学评估中因丢失材料而紧张补救的被动局面。二是教学档案管理制度不健全，缺乏有效的管理机制。学校只是大致规定了一些需要归档材料的内容，没有明确规定归档的时间、要求和奖惩措施。三是归档范围的内容过于抽象，教学档案材料的形成对象和移交对象不够明确，导致了部门之间相互推诿责任。四是没有教学档案利用的保障机制，教职工借阅、传阅教学档案比较随意，既不妥善保管也不及时归还，从而造成教学档案资料流失，不利于教学档案的开发利用。

　　（二）教学档案管理信息化程度偏低

　　当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子化教学档案信息已日益成为信息服务的重要媒体，相比之下，新建本科院校教学档案信息化管理手段滞后。一方面，教学档案由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁、工作细，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，将造成全校在教学档案管理、数据查找、资料共享等诸多不便。另一方面，随着高等教育的快速发展，教学活动中产生的教学信息以及对这些教学信息的需求也快速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经远远不能适应这样的形势。

　　（三）教学档案的应用价值体现不充分

　　教学档案的应用价值主要体现两个方面：一是在教学评估工作中，教学档案材料作为重要的评估材料，是衡量新建本科院校教学水平、教学质量等是否符合本科院校教学水平的重要标志；二是在日常教学管理工作中，教师可以通过查询教学档案、利用教学档案进行深化教学内容、改革教学方法和手段。但传统的教学档案管理方法手段落后，主要通过手工操作，以纸张、案卷为载体进行收集、归档、检索等，教学档案收集不及时不完整、整理不规范，教学档案数字化水平低，难以充分实现教学档案的应用价值。

　　二、新建本科院校提高教学档案管理质量的对策

　　（一）建立教学档案管理完整性

　　对新建本科院校来说，相对于其专科阶段，这一点更为突出。为了实行集中统一管理，确保教学档案的统一性、完整性和系统性，学校档案工作也要紧跟教育规律，建立一个覆盖面较广、查询便利的教学档案完整系统。首先，广泛宣传。在每个新学期开学工作部署时，就要在全校范围内广泛宣传，提高各级领导和广大教师对教学档案工作重要性的认识。其次，统一安排。根据教学工作要求和各专业的教学安排，制订整个学期教学档案材料的归档计划，具体落实各项教学档案材料的归档日程，向各系部、科室提出教学档案材料的收集、整理和归档工作的要求。再次，建章立制。建立健全教学档案归档制度，确保教学档案的完整与安全。教学档案管理工作作为学校整体教学管理工作中的重要组成部分，要以真实、完整、齐全为目标，重点抓好教学档案材料的归档工作，使得教学档案完整。最后，分解到人。教学系、部制订好本单位的教学档案归档计划，将归档材料收集整理按大类分工到责任人，并根据每学期的教学任务将每项教学文件都分解落实到各位教师，规定移交时间，明确责任。

　　（二）加强教学档案管理的规范性

　　教学档案管理的规范性最起码的要求就是保证材料从收集、整理到编目这一系列工作中，力求做到统一标准、整齐划一、减少随意性，使分散、庞杂的档案信息变得规范有条理，利于检索，为档案的充分利用提供便利条件。要达到这个基本要求，就必须依法治档，因为它也是新建本科院校的大学制度建设中不可缺少的一部分。教学档案的专业性、周期性和历程性，需要占用大量的时间与经费，为了保证教学档案的齐全及规范，就必须有一个严格的制度作为保障。为此，学校应该出台相应的制度，使档案管理能够做到按章办事，循规操作。因此，档案管理部门首先要加大档案普法力度，利用多种形式向教学活动有关的人员进行档案法的宣传工作，与他们建立良好的协作关系；其次，在执法过程中，要强化档案监督职能，增加执法力度和有效性；还要建立起严密的层层监督机制，明确岗位职责，建立起行之有效的检查评比制度。

　　（三）教学档案管理要体现创新性

　　教学档案管理的目的在于利用。教学材料收集整理成为档案，最终形成为可再生利用的教学信息资源。信息资源的有效利用是组织成功的关键要素。如何开发好教学信息资源以增强组织的灵活性和适应性，是一个重要的课题。在当前信息化、强调创新的时代，新建本科院校应该充分利用现代化管理手段，开创科学化现代化的档案管理新局面。一方面，可以充分利用高校的有利条件，利用计算机网络开发出各类可行的软件系统，在网上建立教学档案信息收存网站；利用校园网进行网上服务，为教职员工提供教学档案资源。实现教学档案工作的自动化管理。另一方面，可以建立教学档案的便利查询系统，逐步实现档案内容的全文检索，提高档案信息的利用率。通过提高教学档案的管理水平，充分发挥其激励和教学决策参考价值，更好地服务于学校的发展。 　　（四）提高教学档案的网络化

　　当今档案管理的发展方向是档案资源信息化、档案管理现代化。为满足新形势的需要，新建本科院校需要研发一个完善的档案管理系统，并且充分利用计算机网络、光盘等先进技术和手段，变静态管理为动态管理，将“死档案”变成”活档案”，把文字档案转变成电子档案。新建本科院校档案部门要以教育教学为中心，努力更新思想观念，加强档案信息资料的需求研究，把一些重要的档案信息制成专题资料，一方面利用校园网及其相关网络来丰富档案信息量；另一方面加大信息编研的范围，提升开发档案信息的高度。高校档案管理部门要与其他职能部门协作，合理调配和整合分散的信息资源，建立完善的高校档案信息资源库。把档案文献资源信息化，并且充分利用网络的辐射特性，拓宽档案文献资源交流的渠道，使得新建本科院校的档案文献资源实现共建共享，使档案文献资源建设达到新的层次。

　　（五）加强档案管理人才队伍的建设

　　比较陈旧的管理方式在新建本科院校教学档案管理中占主导地位，其管理方式基本以手工管理为主，院系档案管理人员多数由秘书兼任，对教学档案资源的研发相对落后，工作起来效率非常低。如此落后的管理方式，无法满足教育发展和高校教学工作的开展，因此，要想提高教学档案管理的信息化速度，就要充分利用计算机数据库技术和网络技术。由于网络化管理对档案管理人员要求比较高，其应具备较强的计算机信息处理和网络管理等技能；这种档案新载体的诞生，需要档案管理人员具备良好的专业保护意识和特殊的保护水平；档案大量的公开和信息量的增加，需要档案管理人员应有较高的档案鉴别、信息提取、信息筛选、信息反馈的鉴别和编研能力。新建本科院校档案部门要利用组织培训和参观交流等方法来全面提升档案管理人员的素质，快速创建一支数量众多、年龄职称结构比较合理的、专业素质强的复合型档案管理队伍，来满足高校档案信息管理的需要。

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