干部人事档案信息化管理中的问题及措施

　　改革开放以后，随着计算机和网络的发展，干部人事档案信息化，随着高科技的发展已得到较大的发展。但是，在这样的高科技时代，仍有大部分地区仍然对干部人事档案信息化漠然处置，使现行的干部人事档案仍是纸质档案，显然这种管理模式、方法明显滞后于时代发展的步伐，已经非常不适应干部人事制度改革的需要，同时也影响着干部工作效率的提高。随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，信息技术的广泛应用和电子政务的加快推进，使利用计算机和网络管理干部信息成为发展大势，将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，提高干部人事档案信息的利用率和使用价值，使人事档案存放更加规范、系统、长久、安全，查询档案方便、快捷，因此，加快建立以人事档案信息化、网络化为突破口的档案管理方式改革，是各级组织人事部门刻不容缓的重要任务。

　　一、干部人事档案信息化管理中的问题

　　现行的干部人事档案管理工作，仍然是传统的管理模式，这主要源于干部人事档案信息化管理中还存在一些问题，这些问题制约着干部人事档案信息化管理得发展，主要的问题分析如下。

　　（一）信息化管理与硬件设施和软件环境的问题

　　必要的硬件设施包括计算机、扫描仪、数码相机、打印机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、专用移动存储设备等等，由于这些设备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作势必受到影响。

　　软件环境包括文件标准体系建设、实用易用通用的管理系统软件等。没有通用的文件形成标准，势必会给后期电子文档的形成带来诸多困难，没有统一的管理软件，也势必会使档案无法实现网络共享，从而失去信息化管理的意义。

　　（二）档案信息化管理的安全性问题

　　档案信息的利用是建档的目的，档案信息共享是档案信息化建设的一个基本目标。在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使档案信息泄密的渠道和风险不断增加，防火墙技术、VPN（虚拟专用网）技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备份等的任何一个环节出现问题，都可能带来安全威胁。

　　由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，而且档案信息在泄露后又可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。

　　（三）档案信息化管理与档案管理人员素质问题

　　信息化环境下的干部人事档案管理者，除必须具备传统方式档案管理者应具备的政治素质、业务能力外，信息化手段的大量实用，更要求他们必须具备一定的硬件设备操作能力、电子文件的处理能力、应用软件的使用能力、网络应用维护能力和安全防护能力等等，这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，由于传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，这就使得现有工作人员接受培训机会少，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。

　　二、干部人事档案信息化管理的措施

　　要做好干部人事档案信息化管理工作，必须采取相应的措施，才能作好干部人事档案信息化管理工作的推进，具体的措施如下。

　　（一）档案信息化管理需要的设备措施

　　首先，档案管理部门要加强硬件设备的配置。主管领导要高度重视档案信息化的建设工作，要尽量的提供比较充裕的资金，加大硬件的投入。当然也不是越多越好，还要遵循的原则就是，对于硬件的要求，既要满足工作需要，又要节约成本。在使用中，要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，这样就可以保证设备的正常工作。其次，对于上级主管部门，尤其是省级或省级以上干部人事档案主管部门，一定要加强标准化、规范化的建设，在对档案电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，都要实行标准化、规范化、制度化的管理模式，这样就可以确保同一类型的档案具有一致性，使不同部门和人员生成的所有电子文档保持一致性，这样就可以方便的对干部人事档案实行信息化管理。第三，要开发建设开放、自动、安全、可靠、高效、共享的管理平台。

　　本着共建共享原则，分工协作，大力建设各级各类干部人事档案信息资源数据库，研究开发高性能档案信息查询系统，使其适应新形势下的档案信息在线搜索与查询的需要，提高档案资源的利用效率与利用效益，适应网络环境下的快节奏、高质量、高效率的社会需要。

　　（二）做好档案信息的安全防范工作

　　干部人事档案信息化管理具有优质、高效、快捷的特点，但存在的安全问题也不容忽视，必须加强防范。安全问题可来自于录入、传输、调用、存储等各个环节，因此除建立完善的安全管理制度外，还应从技术上加强防范。要通过加密技术防止第三者从截获的文件中解出源文件；通过权限控制对访问档案数据库的用户进行身份验证，防止无关人员随意进入；要根据访问人身份，确定对档案资料的访问权限；要通过监控技术（防火墙），阻止对档案信息资源的非法访问，也可以阻止非访问者的侵入，防止档案的权限内容从数据库非法输出，使数据库的信息和结构不受侵犯；还可以通过防写技术来保护档案的安全性，这样就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改电子文档的内容，保持干部人事档案的原始性和真实性。此外，为了保证干部人事档案的安全性，还应继续加强对各类安全技术的研究与利用，同时要注重做好对干部人事档案数据系统的备份工作，提高干部人事档案的对计算机病毒的防范能力，阻止对干部人事档案系统的攻击和对信息的恶意修改。

　　（三）干部人事档案与管理人员的综合素质

　　干部人事档案的信息化管理，势必使计算机技术、通讯技术、网络传输技术广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，应用于信息查询、分析等利用环节。这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。每一位档案管理人员必须通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和简单的硬件维护技术。各级档案管理单位要在实践中锻炼、完善队伍，培养造就一大批复合型应用人才，为档案信息资源共建共享机制建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。

　　三、结语

　　干部人事档案信息化管理是高科技时期的需要，也是干部队伍管理的需要，因此，要加速干部人事档案信息化管理的发展和提高，尽快的使干部人事档案信息化管理，在人事部门得到广泛的应用，使干部人事档案信息化管理工作，为在新的高科技时代的人才交流和应用发挥更大的作用。

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