档案优化管理之我见

　　一、当前国内档案管理发展趋势

　　1.建立网站将成为档案部门实现信息共享的捷径

　　目前国内档案部门普遍存在经费不足，人才缺乏的情况，要尽快实现档案信息资源共享，建立档案网站便是最佳途径。因为网站建设的技术已经相当成熟，不存在太大的技术难度，并且可以在较短的时间内实施完成。在档案网站建设方面（包括内联网网站和外联网网站），国内已有成熟产品，功能覆盖档案信息的整个生存周期，包括档案信息采集、发布分类导航和查询等，这些产品可以确保在短期内迅速搭建档案馆网上的应用系统并完成二次开发。而且可以将档案部门已经建立起来的档案自动保系统与网站之间建立有机联系，将现有自动化系统中的信息自动发布到网站，以最小的代价实现资源共享，这种联结既可以保留原档案部门自动化系统的所有业务管理功能，还能通过网站升展各种利用服务。

　　2.“混合型”档案馆将长久存在

　　电子计算机、Intemet、数据存储技术的快速发展，对传统档案馆产生了前所未有的冲击，使档案馆的发展进入了重要的历史转折点，即以纸质档案为主导介质收藏和服务为己任的传统档案馆时代尚未走向终结，而数字档案馆时代还未真正到来的转型时期。所以，当前档案馆应以“混合型”档案馆的形态存在。馆藏资源多元化、服务方式多样化、档案管理工

　　作复杂化将是“混合型”档案馆的特点。另一方面，尽管业内人士大声疾呼档案上网，加强档案馆网络建设，但限于总体规划、思想认识、资金、人力资源等因素的影响，档案馆间的网络建设还未全面展开，没有形成上下贯通、网网互联的网络体系。解决这些问题还需要相当长的时间，因此，“混合型档案馆”将长久存在，这样既能发挥电子档案的优势，又能用纸质档案来保证档案的真实性与凭证性及作为档案的永久备份。

　　3.数字档案馆是未来发展的必然趋势

　　相对传统档案馆来说，数字档案馆有明显的优势。数字档案馆其馆藏信息全部实现数字化管理，信息存储和保管将更容易；其服务方式实现网络化，档案用户访问不受任何时空限制；其信息内容将更加广泛，不仅包括文本信息，还包括声音、图像等多媒休信息。数字档案馆是未来发展的必然趋势。

　　二、档案管理现状及存在的问题

　　随着经济全球化、信息网络化时代的到来，电子档案的形成越来越多，目前在管理上依然是按照纸质档案的管理办法进行的。虽然，国家档案局等部门已经发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，可是，由于技术、设施方面原因，还没有真正意义上实现电子文件的科学收集及管理，一些已归档的电子档案由于没有同时移交相应的支持软件、硬件，有些已无法识别及应用。利用计算机作服务器，缺少对数据的系统整理及备份功能，容错性差。随着服务器中数据的不断增大，用户的不断增多，信息传输量大大增加，服务器的容量、稳定性及数据的安全性越来越受到严重威胁。

　　网络联接采用50欧的同轴细电缆，它是一种比较老的目前已被淘汰的网络联接线，在与T形头连接时比较麻烦，特别是容易出现接触不良，或内外导体相连短路等错误，影响网络正常运行。同时，50欧的同轴电缆，仅用于数字传输，传输率太低，抗干扰能力和地理范围都较小。

　　网络结构为总线拓朴，这种结构采用单根传输线作为传输介质，所有的站点都通过相应的硬件接口直接连接到传输介质上。为所有的节点共享一条公用的传输链路，所以，一次只能由一个设备传输信号，传输率低。使用这种连接方式，如果一个终端出现问题，所有网上的工作站都无法上网工作，在查找问题时，需对每一个站点进行测试，故障隔离和故障诊断都很困难。

　　三、提高档案管理效率的对策

　　1.提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键

　　首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

　　2.调动档案管理人员工作积极性

　　档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

　　3.档案的现代化要与企业的信息化同步企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来

　　信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

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