借阅档案超期不还解决方案

　　Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.

　　Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users

　　不管是在学术界还是在实际工作中，我们一贯强调加强档案利用，扩大档案利用，档案利用为纲，等等。企业一般用利用率考察档案工作情况，档案利用本身往往被当作追求目标，利用率越高，档案工作的价值才得以实现。一味追求利用工作量，以至于利用的后续工作被忽略了。在利用工作开展过程中，笔者发现档案超期不还现象很多，这不仅影响了他人的借阅，降低了档案的利用率，也影响了档案部门整体服务形象。只有认真分析借阅超期的原因并采取相应措施，才能减少超期现象的发生，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。

　　1 档案超期不还原因分析

　　通过调查，笔者发现造成借阅超期主要有以下原因，也反映出档案部门的一些问题。

　　①借阅制度不健全，没有制定违约和赔偿处理办法，超期不归还没有惩罚措施，有些档案用户就会长期占有所借的档案，想还就还，不想还就不还，造成档案归还率低。

　　②工作重点大部分放在提高利用率、档案信息化等方面，很少顾及档案用户的违规行为，没有严格执行催还，致使档案超期不还现象屡屡发生。

　　③催还方式单一，催还力度不够，负责提供利用的档案人员工作主动性不高。催还采用的是温馨提示的方法，档案用户再次借阅时档案人员提醒其归还超期档案，责任心不强的档案人员根本不进行催还。

　　④未开通网上续借服务，没有根据用户行为习惯提供服务，档案用户无法对未使用完毕已到期的档案方便快捷地进行续借。档案用户对网络具有很强的依赖性，倾向于网络化操作，不愿意到档案部门办理续借。

　　⑤档案工作的辅助地位和服务性质，致使档案部门没有话语权。业务部门认为档案部门应该服从其工作需要。

　　2 解决档案超期问题方案研究

　　2.1 设置合理的借阅期限。借阅期限过短，档案用户未使用完毕，只好逾期使用；借阅期限过长，档案用户容易将久置不用的档案忘诸脑后，同时也增加了档案遗失的风险。合理的借阅期限，既能满足档案用户的需求，又可缩短档案在档案用户手中的滞留时间，加快循环周期，降低拒借率。

　　设置借阅期限，必须兼顾科学性、合理性和灵活性，在调查、统计和分析的基础上，根据档案利用周期重新确定借阅期限和续借次数，有些档案利用者很少，可以适当放宽借阅期限。如正常借期为60天，续借次数限制为3次，超出3次，档案用户可以提出申请，由部门负责人、档案部门负责人签字同意继续续借。

　　2.2 确定档案催还模式。档案催还是一个向档案用户发送信息的过程，而且是一个长期连续的过程。如何将不断产生的、大量的催还信息准确、可靠地发送给档案用户，是催还工作能否成功的关键。目前的催还方式主要有以下几种：

　　2.2.1 电子邮件催还。电子邮件是当今Internet上应用最广泛的信息服务之一，具有传递速度快、使用方便、费用低廉、不限地点等特点，利用电子邮件发送催还信息是一种方便、经济、快捷的方式，但其可靠性会因为个别档案用户不能及时注意到邮件而达不到催还效果。[1]

　　2.2.2 管理系统自动催还。目前国内外大多数计算机集成管理系统均可以自动产生逾期档案用户名单并自动在网上发布，这给档案人员和档案用户都带来了极大的方便。我们可以通过编程，用系统自动发送电子邮件的方式实现催还信息的主动推送服务；还有一种方式是利用档案管理系统自动给超期的档案用户发送提醒信息，在用户登录后自动提示。这也有个时间延迟问题，档案用户如果不查询档案，就看不到催还信息，使得催还工作的效果打折扣。

　　2.2.3 即时通讯工具催还。企业即时通讯工具有完整的通讯录，可以联系到每个部门每个人，加上这是内部联系的常用方式，软件开机自动登录，即使发送消息时对方没有在线，上线后也能及时看到留言信息，具有便捷性、实用性和及时性。即使没有企业统一的通讯工具，也可以用腾讯QQ联系，QQ是目前使用最为广泛的即时通讯工具。

　　2.2.4 电话催还。将超期信息统计汇总后，由档案人员专门进行电话催还，对比其他催还方式，电话催还的成本相对较高，但催还效果最好，是最直接、最可靠的方式。 　　2.2.5 下发催还通知。将催还信息打印清单，以通知的形式发给利用者所在单位。这种方式虽然原始，但仍然有效，可靠性也比较强。与电子传输方式相比，催还通知投递有一定时滞，催还通知并不能马上到达利用者手中。

　　2.2.6 网上公告催还。在主页上公布催还信息，包括档案名称、借阅者、借阅和归还的时间，档案用户根据这些信息可清楚地知道自己哪些需要归还或者续借。这种方式简便易行，但并非所有的档案用户都经常关注档案部门网站，档案用户是否接收到催还信息不能确定。[2]此外还有手机短信催还、专用催还软件催还等方式，档案部门应该做好催还效果统计，了解档案用户对催还方式的偏好，总结出哪种催还方式是最有效的。为了达到更好的催还效果，我们可以综合运用各种催还方法，用其所长，形成独特有效的催还模式。

　　笔者认为，这些催还方式中，档案用户都是被动接收催还信息，而且都是档案逾期了才催还，鉴于此，我们可以开展主动式档案催还，提前7天～10天用最便捷、实用的方式提醒档案用户所借档案即将到期，还可在档案管理系统中增加用户自行设置还档提醒时间的功能，使用户在档案催还中从被动变为主动，使提供利用服务工作更具人性化。例如档案部门提前一周用即时通讯工具提醒档案用户即将到期，超期则对其进行电话催还，最后对仍然没有归还的档案用户下发催还通知。

　　2.3 完善档案提供利用服务。①互联网改变了人们的生活方式，人们越来越依赖网络来解决遇到的问题，我们需要重新审视档案服务的方法和手段。档案服务都是面向档案用户的，故完善档案提供利用服务要以档案用户的需求分析作为立足点，根据用户利用档案的行为特征、习惯和用户的需求做出个性化服务措施。求便心理是档案用户最基本的心理特征，对此档案部门应尽快实现网上查询到期时间，档案用户忘记借阅日期时可以登录档案管理系统随时查看，并开通网上续借服务，满足档案用户简单方便的心理需求，减少超期问题。

　　②档案用户借阅的档案即将到期时，档案部门应利用现有资源，采用多种方式准确、及时地通知档案用户，这是避免档案用户借阅超期的关键。只是在档案超期后进行催还，收取罚金，会引起用户的反感，认为超期罚款是一种变相营利行为，档案部门应该提供催还人性化服务，即根据档案用户的知识结构、行为方式和心理倾向等有的放矢地为其提供定向化的档案到期提醒服务，解决档案用户忘记借阅日期的问题。[3]

　　③为了缓解档案资源的有限性与档案用户需求的无限性之间的矛盾，档案部门可以提供预约服务，档案用户根据自己需要，可以对正在出借状态的档案提出预约申请，档案管理系统根据预约相应地停止续借，发送请求及时归还的信息，对于续借的档案，要求利用者立刻归还。[4]举例来说：档案的借期是60天，出借的60天内，如果另一位档案用户急需使用这份档案，那么档案部门向其发送请求尽快归还的信息，并不允许续借。由于不能剥夺档案用户的正常使用权益，所以只能请求其使用完毕后尽快归还。若被预约的是在续借期的档案，档案部门则进行催还，要求利用者立刻归还。

　　这样不仅可以提高档案的流通率和利用率，降低档案部门拒借率，还可以让急需使用的利用者在最短时间内获得档案。为了保障预约催还取得实效，对于被预约的档案，采取较为严厉的超期罚款措施。

　　2.4 建立超期档案回收机制。造成借阅档案超期不归还的原因，一是档案部门领导对催还工作不闻不问，没有给予足够的重视。二是没有形成长效机制，想起了催，没想起就不催。我们要随时掌握催还情况，将档案催还纳入工作流程中，形成规范稳定的运行模式，对超期档案想尽办法“追”还，对遗失的督促档案用户履行相关手续，同时想办法补救，形成超期档案回收的长效机制。

　　2.4.1 完善借阅制度。没有可靠、易于执行的管理制度，各项工作的正常运行很难得到保障。图书馆超期罚款政策作为一项管理手段，得到世界图书馆界的普遍采用，并在长期的实施中被证明是行之有效的，我们也可以在档案部门中沿用。为了避免个别利用者长期独占档案，实现资源共享，保证档案的正常流通周转，降低拒借率，在档案借阅制度中增加超期罚款和超期限权等处罚条款，增加档案用户违约成本。[5]例如，明确规定档案借阅的超期罚金是每天1元，对预约催还的超期罚款是每天5元。对经多次催还仍不归还的档案用户，除了采用罚款的管理手段外，还应采取暂停档案用户借阅权利等措施来督促其按期归还档案。

　　2.4.2 建立信用机制。引入信用奖惩机制，采取积分制，对于信用记录良好的档案用户给予积分，并且不同积分段享有不同权限优势，可以延长借阅期限，增加续借次数，优先拿到排队等待中的档案等。相对的，如违反制度的，同样要给予惩罚，扣除一定的积分，或一个时间段内的权限限制。

　　2.4.3 明确催还责任。档案催还是利用工作的一部分，由负责提供利用的档案人员负责，即谁借出谁催还，将档案催还纳入工作职责，责任到人，并作为绩效考核点，与奖金挂钩，激励档案人员的工作积极性。

　　2.5 做好配套基础工作。①做好档案借阅期限、档案借阅规则和违约处罚措施的宣传工作，让广大档案用户知晓，引起重视。②有稳定的档案网络平台，为档案用户网上查询和网上续借提供技术支持，确保他们能够快速、准确和便捷访问。③完善档案统计工作。档案部门非常注重对利用工作量的统计，目前只有对利用卷（件）次和利用人次的统计，应该加强对借阅具体情况的统计，以便清楚掌握档案的借阅状态，到期时间，哪些应该进行催还，等等，继而确定采取何种方式催还。

　　3 结语

　　目前，还没有探讨档案超期问题的学术论文，笔者推测，一是出借这种提供利用方式在档案界应用不广泛，更多的是以阅览的方式提供利用。二是档案利用量不大，即使有出借档案，也是比较少的。本文探讨的档案超期问题更多存在于提供出借服务，并且档案利用量大的企业档案部门。

　　档案能否按时归还，不仅取决于利用者自身，还跟档案工作是否深入细致有关系。我们要根据档案用户的知识结构、行为特征、心理倾向和需求变化，不断改进工作方法和手段，不仅能为档案用户提供人性化的服务，满足其需求，还能最大限度地减少档案借阅超期现象的发生，使档案工作取得良好成效，实现档案用户与档案部门的和谐共赢。

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