职工业余大学档案管理中信息技术的融合与应用

　　职工业余大学作为服务社区、服务职工、服务百姓的教育教学服务机构，在推进社会主义现代化建设的进程中发挥着极其重要的效能，尤其是在实现人才培养模式创新，推动就业服务导向的实践中，其所展现的“社会正能量”不可小觑。然在职工业余大学的办学过程中，势必产生关于教学、教研、教改等活动的真实档案记录，如何完善对档案的管理成为职业业余大学的必须考虑的现实命题，在信息化时代的维度下，将信息化与档案管理相融合无疑是档案管理的最优走向，本文正是基于此，探讨职工业余大学档案管理中信息技术的融合与应用，为推进职工业余大学档案管理的现代化提供参考。

　　一、职工业余大学档案管理融入和应用信息技术的意义呈现

　　职工业余大学档案管理融入和应用信息技术，实质上就是实现档案管理的信息化、电子化，即是将纸质档案资料通过计算机来进行信息技术加工处理，使之成为计算机软件形式的二次文献信息，方便档案管理过程中的归档、提取和储存。

　　（一）以计算机的信息加工处理功能发挥来提升档案的利用率。知识经济时代最为明显的特征是信息化对人类生活和工作模式的深刻改变，在信息化、网络化时代，以计算机的强大信息加工处理功能来提升资源的利用效率是形势所需，发展所求。以往职工业余大学在档案管理的过程中，不注重开发计算机的功能，仅储存档案的著录或者文件名，这与全社会格局下的电子档案建设是背道而驰的，甚至造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，对此，将信息技术融入档案管理的过程中，无疑是提升档案管理的高效化，助推档案利用效率的有效之举。

　　（二）以计算机的信息加工处理功能发挥来提高档案的时效性。在以往的档案信息管理的过程中，仅靠手工操作来实现，手工档案信息加工工作模式可以体现为：选题―选材―编辑―出版，这种“慢工出细活”的工作模式，从档案的归集、整理到最终档案信息的实现，耗时较长，甚至造成信息的实效。然在实现档案信息电子化的之后，通过相应计算机软件的操作，可直接对档案信息以机读的形式来实现，并在计算机内部实现对档案信息的整合、归类，有效提升了档案信息加工的时间，从而确保了档案的时效性。

　　二、职工业余大学档案管理融合与应用信息技术的现实考量

　　现代社会是一个信息化社会，在此境遇下，社会各项事业都必须围绕信息化技术进行完善和优化，不难看出，包括企事业单位在内的档案管理都显示出了与时俱进的趋势，逐步推进档案管理信息化的进程，基于此，职工业余大学档案管理融合与应用信息技术显得不可或缺。

　　（一）原有的档案管理制度模式与职工业余大学的发展局面不相呼应。随着职工业余大学的快速发展，招生数量急剧扩大，如何做好学生的学籍档案管理以及教职工的档案管理成为了职工业余大学必须深入考量的现实课题，在现有的人工档案管理办公面积严重不足的情形下，大量的档案无法及时的整理，要查阅一份档案需要很长的时间，同时档案管理的错误也很多，严重制约了职工业余大学的又好又快发展。

　　（二）档案管理信息化是职工业余大学档案管理的发展所求。电子学籍档案、办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案生成方式的信息化趋势，内在要求在档案管理的过程中也必须吻合此种变革，对于档案管理者而言，其所要做的就是实现对电子式文化信息的系统性、真实性、价值性归类和整合，以真正凸显为用户提供更优质服务的效能。

　　三、职业业余大学档案管理融合与应用信息技术的具体路径

　　业业余大学档案管理融合与应用信息技术是一项系统工程，需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套来达成。怎样才能又好又快地推动档案信息化建设步伐，使其与社会信息化建设协调发展呢？

　　（一）实现技术引领。技术的创新和完善是实现档案管理信息化的首要问题，离开了高端技术的支持，档案管理信息化不可能实现。对此，必须引进质量可靠、性能优良的计算机硬件设备，并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率，并过硬件的改善来奠定档案管理信息化的根基。

　　（二）构建标准化工作机制。标准化工作机制是档案管理信息化的前提和保证，但由于历史原因，职工业余大学档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差等等缺陷，对此，必须建构起一套统一标准档案信息化工作机制，切实推动档案标准化、规范化、信息化建设。此外，还是切实按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，实现档案信息管理的安全保障，进而确保档案信息化共享、开放的安全性能。

　　（三）推进档案管理信息化人才队伍建设。人才是档案管理信息化实践中最为活跃的因素，然如何保证档案管理信息化过程中各项工作的顺利推进，人才队伍建设的效能不可忽视。对此，职工业余大学必须推进信息化人才的培训工作，推动档案管理工作人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。唯有如此，才能确保档案管理信息化过程中各项工作的高效化、顺畅化和专业化。

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