论提高中职院校档案管理的对策

　　一、中职院校档案管理工作的重要性

　　档案管理工作随着社会的发展而发展。现如今档案学已成为一门专业的学科，由此可见，档案管理工作在社会发展中起的作用越来越大，也越来越重到人们的关注。学校的档案管理是整个档案学管理的一部分重要内容，它在整个学校管理中所扮演的角色越来越重要。因为学校档案是全校教职员工教育、教学管理工作的真实记录，是学校管理、教学和教研等活动的结晶；它不仅记载着全校师生员工的德、能、勤、绩等原始资料，同时也反映了学校最基本的职能活动；一个学校的管理水平、办学特色，都可以从档案中反映出来。所以学校档案管理是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。

　　充分有效地开展学校档案管理工作，意义是重大的。无论是在总结教育经验、掌握教育规律方面，还是在维护学校教学、评估学校管理水平方面，都具有非常重要的作用。近些年来，国家教育部出台多项政策，要加强对中职院校的管理，提高中职院校的办学水平。我国的中职学校正面临着重大的变革，档案工作做为中职院校学校管理工作的重要组成部分，也面临着严峻的挑战。适应国家教育形势的新发展，提高中职学校档案管理水平已是迫切需要了。

　　二、提高中职院校档案管理的对策

　　（一）健全档案管理制度，完善科学的档案管理机制。制度是工作的保障。高效的工作效率是以完善的工作制度和科学的管理机制为前提条件的。所以要提高中职院校的档案工作管理水平，首先要健全档案管理制度，它是档案工作逐步实现规范化管理的最可靠保证。具体的制度要做到以下方面：一是档案管理制度，包括归档制度、保管、保密、保管、鉴定、销毁制度等；做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施等。二是与档案工作相关的制度，包括立卷制度、文书处理办法、档案人员岗位责任制等；做到职责要明确，分工要科学，监察要到位，责任要落实等。其次，要有科学的档案管理机制。在中职院校的档案管理，要实行统一集中管理和各部门科室分散配合的相结合的管理模式。一方面要建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。另一方面，又要充分利用各职能部门档案管理灵活、对档案信息反应灵敏的优点，为其专门配备一名兼职档案工作人员，专门负责收集和职能管理本处室的档案资料；这些就形成了整个学校的档案工作齐抓共管的局面，可以有效的保障学校的各种资料齐全完整。

　　（二）提高档案管理人员业务索质，改善工作条件。档案工作人员的业务素质直接影响着学校档案管理工作的成效。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和实践能力。因此，必须提高中职院校档案管理人员的包括知识水平和实践能力在内的综合业务素质，首先，创新是进步的灵魂，档案管理人员也不能固步自封，而应当重视观念更新，不断研究新的档案管理理论，多学习多比较其它单位、其它部门的档案管理经验，不断丰富自己的管理水平，这是其提高档案工作局面的关键所在。其次，档案管理人员应当提高自己的业务技能。档案工作从根本上而言，既是一项常规业务性工作，同时又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的档案管理的业务功底，又要有较强的管理水平和服务精神。再次，档案管理人员还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一专多能的档案工作人才。另外，改善工作条件也是提高管理水平的重要条件之一。档案部门的经费，应列入学校预算。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

　　（三）实施信息化电子档案建设，实现档案管理的标准化。信息化管理是现代化管理的必然趋势，档案的信息化管理是整个社会信息化发展的一个重要组成部分。要充分利用计算机网络等现代化工具开发信息资源，将手工查询向网络查询转变。档案室要把纸质档案升级为数字化信息，完成档案的数字化工作，加快档案数据库建设，把电子文件档案化和传统档案电子化。学校条件许可时，可开设多媒体阅览室，利用多媒体技术传递文字信息，从而提高档案信息的利用效率和水平。力争达到档案管理的系统化、信息化，从而更好地保护好档案，延长档案的寿命，更有效地保障档案资源的开发和利用。提高档案管理现代化水平后，应该在手工操作的基础上，利用微机、扫描仪、数码相机等设备，运用光、电、声等技术对档案的整理、检索工具的制作、档案的保护等，实现档案管理的信息化。

　　与档案的信息化相适应，档案的管理也应该日趋标准化。首先，管理上要与时俱进，要正确树立中等院校档案管理理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制、在原纸质档案立卷的基础上，实现档案的电子化升级，并力争做到各个部门之间的档案信息共享；其次，管理上也要以人为本，加强对相关人员的培训。原纸质档案的工作人员经过多年实践，已具备相当的经验，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门也都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。因此，在电子档案的升级过程中，文件管理也要以人为本，要充分发挥原有工作人员富有工作经验的优势，去承担此项工作。电子档案的处理手法与纸质文档不同，需要新的知识和技术手段，现有的工作人员要通过业务学习和技术培训，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件管理工作的重任，要将电子文件管理工作并列入整个信息管理工作程序当中，去实现档案规范化、标准化的管理。

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