基层单位环境保护科技档案管理工作要点探讨

　　1994年9月27日，国家环境保护局颁布了《环境保护档案管理办法》，旨在开发和利用环境保护档案信息资源。环境保护档案是指国家及其下属环保部门对国家和社会具有保存价值的环境保护各项资料的归档管理和保存的准确记录。基层单位的环境保护档案管理，包括环境保护档案的载体、内容等方面。健全环境保护档案管理体系，是保障对环境保护档案的合理利用，实现环境保护档案管理现代化的保证。环境保护科技档案是环境保护档案管理的一个重要组成部分，是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料，是环境保护档案管理中的一项十分重要的工作，它涉及到我国地方对环境保护工作所做的努力的见证，是维护社会可持续发展的重要内容之一。

　　一、基层单位科技档案归档管理

　　科技档案归档管理就是业务部门“移交归档”，档案部门“接收归档”。要做好移交与接收，必须制定科学的、符合本单位科技活动特点和科技文件材料形成规律的归档管理制度。有了归档管理制度，业务部门和科技活动人员才能有规可循，履行其归档职责；才能按章办事，保证归档工作顺利进行。

　　科技文件材料归档管理制度，是科技管理和科技档案管理的基本制度之一，其有关规定是否科学和切实可行，将直接影响归档材料的质量和归档工作的顺利进行和保存以后的有效利用。各业务部门某项工作开始时，应由部门负责人或项目负责人指定专人，在项目完成或告一段落后，按照国家、地方档案局文件规定的归档范围、保管期限和密级划分表，对形成的文件材料进行系统整理并归档。

　　归档过程中的注意事项：（1）归档材料是档案管理的第一步，也是很关键的一步。首先要注意对不同种类的归档材料进行仔细、准确的检查，确认其是否符合正式归档的要求；归档材料的原件或复印件、定稿以及上级部门对本材料的相关指示或批复都要有明确的在案管理，同一文件的相关材料要同一管理，以免丢失，方便查阅。（2）档案科（室）对归档的环保文件材料要仔细检查，对残缺不全、不符合归档要求的材料应退回整理合格后再接收。

　　二、环保科技档案的分类

　　环保科技档案的分类，要符合形成环保档案的专业和单位的科技活动性质与特点。

　　环境保护专业和科技活动性质与特点所涉及面很广。有水、大气、噪声、气象、自然地理、土壤、生态、植物等多方面的专业性质和工程设计、工程治理、环境评价、环境规划、环境监测、环境咨询等的科技活动特点。这就要求科技档案工作者必须熟悉本专业、本单位的工作内容、专业性质和科技活动的特点，进而熟悉科技档案的具体种类的内容构成，这是做好科技档案分类工作的必要前提。

　　广州市环境保护科学研究院（前身广州市环境保护科学研究所）是在1996年7月取得的国家二级科技档案管理达标单位。形成的档案分类就是根据单位主要从事环境影响评价（报告书、分析报告、报告表）、环境规划研究、环境工程咨询、环境工程治理设计以及环境监测（水、大气、噪声、土壤、废弃污染物等）的科技活动性质和特点实现了档案分类检索体系的标准化、规范化的档案电子数据库管理系统，充分体现了档案保存和利用的价值。

　　三、基层单位环保档案的保管统计管理

　　基层单位环保科技档案的管理中，统计管理占很大的一部分内容。环保档案主要是记录不同时期内对环境保护所做出的贡献的各时期各类的资料，因此需要对环保档案进行统计、整理，并做好保管工作。需要注意以下几个方面：（1）在集中统一管理原则下，制定一套完整的档案管理制度。（2）基层单位对于环保档案的管理要设立专门的办公场所和存放库房，根据资料的数量，选择防潮、防腐，质量好，利于长久保存的档案专用柜。（3）档案科（室）需根据各类档案的具体分类情况，经整理后录入档案数据管理系统，进行留档保存。方便为专业人员提供和利用。（4）科学的统计管理能够反映出科技档案的总体数量特征和一个单位以往走过的历史痕迹和未来趋势，是一项不容忽视的琐细管理工作。

　　四、基层单位环保档案的利用

　　基层单位环保档案管理工作的一个根本目的就是为了实现对环保档案的利用，可以方便快捷检索以往环保档案的原始内容和数据、图纸等，并通过对原有资料的查阅分析，为以后的环保工作提供信息帮助。

　　管理环保科技档案的档案人员要熟悉自己管理的科技档案的库藏，提高咨询服务能力。这是因为，要做好环保科技档案资源的开发利用工作，一要知彼，即要清楚科技专业人员而要利用什么环保科技档案；二要知已，即熟悉自己保管有哪些环保科技档案，存贮的分类等。

　　根据我国《环境保护档案管理办法》的规定，档案工作人员要严格遵守党和国家的各项规章制度，严格遵守环境保护档案管理的办法，档案管理人员必须具备很高的档案学方面的知识，了解档案的重要性，还要刻苦耐劳，耐得寂寞，不断提升档案工作人员自身的业务素质。

　　五、结语

　　基层单位环境保护档案是地方政府对本地区环境保护工作所做的努力的成果。伴随着经济的腾飞，粗放的发展让我们忽略了对环境的保护。目前我们国家加大了环境保护的力度，需要我们从基层单位做起，积累对环境保护工作的经验。基层单位要用科学的方法对环境保护档案管理进行科学有效的归档、分类、保管、统计和利用，提高我国整体的环境保护档案管理水平，完善环境保护档案管理体系。本文从归档管理出发，探讨了归档管理的注意事项、讨论在环保档案的保管和统计中需要注意的问题、以及对基层单位环境保护档案的有效利用的一些工作体会，旨在与基层各部门的档案管理人员互相交流，总结推广经验，改正不科学的管理方式，为进一步做好档案管理工作更上一个台阶。

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