论高校档案数字化外包几个阶段的关节点

　　进入21世纪以来，我国各级政府、企业、事业单位的档案信息化意识得到大力加强，其中就包括对浩如烟海的实体档案进行数字化，以提供准确、快速、实时的网络化信息服务。就高校而言，受人力、设备等条件的限制，选择外包方式完成档案数字化是一种选择，但要注意把握几个阶段的关节点，才能保证档案数字化建设的顺利进行。

　　1 调研阶段

　　1.1 高校档案数字化外包前，要明确档案数字化的形式、经费、范围

　　1.1.1 数字化形式。档案数字化的形式主要有两种，一种是档案馆组织人员对档案进行数字化，一种是外包。前者涉及的档案数量不多，或自身数字化力量强大，不需要外包。后者主要是档案数字化的数量较多，难度较大，自身力量不足等。如果外包，就牵涉到经费、招标、与外包单位的对接等一系列需要协调解决的问题。

　　1.1.2 数字化经费。在高校档案数字化前期准备工作中，要根据学校下达的经费来选择档案数字化的形式和范围。选择档案数字化外包，要充分考虑是否包括档案管理软件、设备和数字化经费等，其中，档案管理软件是沿用原来的还是重新购置（或自行开发），设备是否购扫描仪、电脑等，都需要事先明确。

　　1.1.3 数字化范围。在高校馆（室）藏档案中，哪些类别的档案要数字化？哪些保管期限的档案要数字化？这些都要在档案数字化外包前确定。一般情况下，具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案要进行数字化。但要根据高校档案的保存和利用等实际情况而定，如有些高校在经费允许的情况下，所有档案都可以进行数字化。有些高校受经费限制只能将利用率高且具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案进行数字化。

　　1.2 确定外包要对档案数字化公司进行资质、业绩等方面调研

　　1.2.1 资质调研。档案数字化公司的资质调研要考察其是否具备“四个专业化”，第一，是否具有专业的档案数字化加工处理团队；第二，是否具有专业的文档、图纸、书刊扫描设备；第三，是否具有专业的数字化加工业务管理系统；第四，是否具有专业的质量标准、现场管理、安全保密等项目管理体系。

　　1.2.2 业绩调研。重点考察档案数字化公司是否具有档案数字化加工的经验和业绩。由于高校档案的类别较多，各个类别的档案数字化都能满足标的要求并不是每个档案数字化公司都能做到的。业绩的要求就成为调研考察的重要内容，缺少高校档案数字化业绩会影响高校档案数字化的质量和效率。

　　1.3 调研的方式

　　1.3.1 实地调研。高校档案馆应会同校内相关部门组成考察组进行实地调研考察。考察的对象主要有两个方面，一是正在进行档案数字化的高校，主要考察数字化公司对项目的执行力；二是已经完成档案数字化的高校，主要考察档案数字化中标单位、档案数字化质量和运行状态等，以此来提高招标阶段的判断能力。

　　1.3.2 通讯调研。除了实地调研外，还可以通过网络、电话、信函、QQ等通讯形式进行调研。一是通过上述途径调研有哪些档案数字化公司；二是对一些有影响、实力较强的档案数字化公司的业绩进行调研。通讯调研的好处是调研成本低，调研的范围大，选择的调研路径宽，但缺少感性认识，直观感不强。

　　2 招标阶段

　　2.1 选择招标方式

　　2.1.1 公开招标。在高校校园网、校报或其他媒体上刊登档案数字化招标公告，邀请不特定的档案数字化公司投标。这种竞争性招标，能够吸引众多档案数字化公司参加竞争，高校从中择优选择中标单位的余地比较大。缺点是由于高校校园网、校报的覆盖面不大，会出现流标，即投标的档案数字化公司过少导致无法开标。

　　2.1.2 邀请招标。在前期调研的基础上，高校选择一定数量的档案数字化公司，向其发出投标邀请，由被邀请的档案数字化公司参加有限竞争投标，高校对其进行资格预审后再从中比质比价选定中标者。这种招标形式的特点是参与投标的档案数字化公司数量有限，但能够保证档案数字化招标工作的顺利进行。

　　2.1.3 谈判招标。高校物色一至多家档案数字化公司来直接协商谈判的这种非公开、非竞争性招标或称指定性招标方式，适用于档案数字化数量不大、工期较紧、专业性强的档案数字化工程。其优点是可以节省时间，容易达成协议，迅速展开档案数字化工作；缺点是无法获得有竞争力的报价。

　　2.2 确定招标范围

　　2.2.1 整体招标。作为档案数字化建设系统工程，购买硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、购买档案管理软件、建立档案网站等都属于档案数字化建设范围。整体招标即对上述所有项目或几个项目进行组合招标，这能解决档案数字化公司与软件供应商就数据挂接和利用等相互“扯皮”的现象。

　　2.2.2 单体招标。对硬件齐全、软件功能强大的高校，不必整体招标，只要对硬件（电脑、服务器）、扫描加工、管理软件、网站等进行分段招标，其中的档案扫描加工必须进行单独招标。

　　2.3 起草招标文件

　　2.3.1 招标内容及要求。要明确馆藏档案数字化建设内容及工作量，对提供档案管理软件、硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、目录数据录入、数据挂接、数据刻录光盘等招标的范围要界定清晰；对档案数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关要求；对档案管理软件的招标要求要达到与OA系统无缝衔接的接口功能等。

　　2.3.2 提供资质材料。资质材料主要包括投标人的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件（加盖投标人公章），投标人承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同原件等。 　　2.3.3 投标报价。报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设全部费用。属于整体招标的要注明总投标价、分块投标价和免费项目。在扫描加工方面，不同型号的纸张、照片、图纸、报纸的价格是否有区别？实物与录像带、录音带的数字化如何报价？数据录入、挂接、刻录光盘是否包含在报价范围内？等等。

　　2.3.4 工期要求与付款方式。档案数字化招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起的工作日内要注明是否包含节假日在内。付款的阶段、比例、保证金都要在合同中明确。

　　2.4 评标与定标

　　2.4.1 组成评标小组。高校招标办要组织审计、档案馆、现代信息中心等部门的专家组成评标小组进行评标，也可以通过地方招标办抽调其他单位的档案数字化专家参加评标，同时邀请高校纪委派人现场监督。

　　2.4.2 确定评分办法。档案数字化评分办法应包括评分内容、指标、得分标准等项目。评标时，评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明，投标人应派授权代表按通知的时间、地点接受询标。

　　2.4.3 签订合同。高校要与中标的档案数字化公司签订合同，明确双方的权责，商定合同争议的解决措施、标的技术要求和验收标准等。合同签订前，双方需共同审阅，仔细研读每一个条款，必要时请律师把关。

　　3 过程管理阶段

　　3.1 做好后勤保障

　　3.1.1 提供数字化加工现场。档案数字化扫描加工要有一个相对独立的场所，配置相应的桌、椅，符合国家规定的档案保管场所和档案数字化扫描加工的要求。

　　3.1.2 保证网络畅通。对分内外网的高校，要给数字化公司临时提供独立的网络用户名，供其在数字化期间正常使用网络。在档案数字化建设工程结束后，要及时取消。

　　3.2 组织数字化公司进场

　　3.2.1 加强人员培训。高校要对中标的档案数字化公司从业人员加强业务培训，使其尽快熟悉高校档案的分类体系，了解高校档案的特点，适应高校档案数字化加工需要。

　　3.2.2 签订保密协议。保密协议应列入合同条款，其内容要求数字化公司人员不论何时何地要保证对高校实体档案及其信息保守机密。未经高校同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式向对第三方泄露档案信息或带出工作场所。任何一方违约，另一方均有权向人民法院提起诉讼，追究其刑事责任。

　　3.3 办理档案进出库房手续

　　3.3.1 核对档案进出库房数量。高校档案归档的形式有两种，一是以卷归档，二是以件归档。无论哪一种形式，档案进出库房时都要认真核对数量，对重要档案不仅要核对卷数和件数，还要核对页数。

　　3.3.2 填写档案进出库房单。档案出库房前和档案进库房前都要填写进出库房单，其内容包括进出库房时间、档案类别、保管期限、数量以及双方责任人等。需要注意的是，出库房单与进库房单要保持内容的一致性。

　　3.3.3 档案归位。对完成扫描加工任务的档案要按照原来的存放位置及时归位保管，防止错乱，影响实体档案的统计和利用。归位时间要计划好，原则上按全宗、类别、年代、保管期限等结合起来考虑。

　　3.4 加强数字化过程监督指导

　　3.4.1 安排专人管理档案数字化外包。安排专人负责答疑和协调档案数字化建设过程中的有关问题。安排人员管理的形式有两种，一是安排专门人员负责管理档案数字化外包工作；二是安排人员分段负责管理，即在不同全宗或不同类别安排不同的人员专门负责管理档案数字化外包工作。通过档案工作人员常态性检查、指导，保证档案数字化项目的有序进行。

　　3.4.2 制定合理的数字化业务流程。与数字化公司共同商定档案数字化的业务流程，使提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还归、登记、归档、备份、抽检等各个业务流程有效衔接，确保各环节设计缜密。[1]

　　3.4.3 落实合同中的奖惩制度。按照合同的要求检查档案数字化每一个环节的质量，减少后续验收的工作量。对于合同中的漏项部分，要与数字化公司协商解决。对于在数字化过程中出现的问题要依据合同进行奖惩，通过奖惩建立起数字化公司人员的责任心和质量关。

　　4 验收阶段

　　4.1 确定验收人员

　　4.1.1 验收人员组成。档案数字化项目验收人员的组成应包括三方，一方是专家，聘请地方档案馆和企事业单位有关档案数字化方面专家；一方是高校相关部门人员；一方是数字化公司的项目经理、技术人员。

　　4.1.2 验收依据。三方人员根据档案数字化建设的法规、标准和双方合同的约定，进行最终验收工作，以保证验收的公正性、客观性、准确性和科学性。

　　4.2 确定验收方式

　　4.2.1 全检。对照合同要求和招投标文件的约定，对所有数字化的档案进行质量检查。这项工作的好处是能够确保档案数字化工程的整体质量达标，使“质量控制深入到档案数字化加工的每一个环节、每一个细节”。[2]但缺点是工作量太大，人手不够，事实上没有必要也不可能。

　　4.2.2 抽检。选取不同全宗、年代、类别、保管期限、载体的档案样本进行抽检。验收小组对档案数字化成品数据进行一定的百分比抽查验收，抽验时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，确保图像合格率、影像（索引）数据匹配准确率、索引数据录入合格率等达到一定的比例。

　　4.3 确定验收内容

　　4.3.1 是否满足合同要求。对照合同要求逐项验收，检查档案数字化加工规范、标的技术等方面的每一个环节、每一项指标是否达到合同约定的要求。对于未达标项目应予重新处理，直至达标为止。

　　4.3.2 软件的运行情况。对于档案数字化整体招标的高校不仅要验收档案数字化扫描加工的质量，还要验收软件的运行情况。重点检查软件是否具备与OA系统无缝衔接的接口功能，软件对多格式数据的容载能力，软件提供的数据转换功能可支持多种数据库，等等。

　　4.3.3 硬件的满足情况。硬件主要考虑服务器的配置情况，其技术指标验收的对象为品牌、CPU、内存、磁盘容量、网络及存储接口、操作系统和C语言开发包等项目。服务器的配置要有一定的前瞻性，预留足够的存储空间和满足后续指标升级需求。

　　4.3.4 扫描的质量与数量。从质量上来看，检查数字化加工过程有没有按照严格的质量控制规范进行，档案整理、档案扫描、图像处理、著录过程、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等有没有执行操作规范和质量标准，对图像黑边、歪斜、修补、调整亮度等处理有没有到位。从数量上来看，有没有出现漏项或重项的现象，漏项即难扫描的页数“隔开”， 重项即易扫描的页数重复操作。

　　总之，外包只是高校进行档案数字化的一种形式，并不是唯一选择。各高校要根据自身的实际情况，选择合适的形式进行档案数字化，使“档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”。[3]在选择外包时，抓住调研、招标、过程管理和验收几个阶段的关节点，就能少走弯路，提高档案数字化的效率和质量，顺利完成档案数字化建设的目标。

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